Wichtige Aspekte beim Einsatz einer Steuerlösung für die Beschaffung

Tax Today: Beschaffung – Folge 7

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 7: Zusammenfassung

Eine erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung ist nur in Zusammenarbeit mit der Steuerabteilung möglich. In der siebten Folge erläutert Les Jackson von Deloitte, wie eine leistungsstarke Tax Engine und eine Partnerschaft zwischen Beschaffung und Steuerabteilung zu verbesserten Prozessen und besseren Geschäftsergebnissen führen kann. In der knapp zwanzigminütigen Folge geht es um die Bedürfnisse von Steuerfachleuten sowie um die Frage, wie sich die Kluft zwischen Steuer und Beschaffung überbrücken lässt und welche Überlegungen bei der Entscheidung für eine Partnerschaft mit einem Drittanbieter wie Vertex anzustellen sind.

MS. SCHWABENBAUER: Hallo, ich bin Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Reihe von Vertex. In der heutigen Folge geht es um wichtige Faktoren, die aus Sicht des Finanzwesens bei der Implementierung einer Lösung zur Steuerabwicklung für die Beschaffung zu berücksichtigen sind. Als Gastexperte ist Les Jackson von Deloitte dabei.
    Les verfügt über mehr als 20-jährige Erfahrung in den Bereichen Gebrauchssteuer, Umsatzsteuer und Digitalisierung von Steuervorgängen. Als eine der führenden Autoritäten auf dem Gebiet der Automatisierung der indirekten Besteuerung, insbesondere SAP/ERP und SAP Ariba, hat er sich auf die Unterstützung der Automatisierung über native Steuertabellenfunktionen bzw. Plugin-Anwendungen von Drittanbietern wie Vertex spezialisiert. 
    Les, tausend Dank, dass Sie heute dabei sind.
    JACKSON: Danke Ihnen, Kristin. Ich freue mich, hier zu sein.
    MS. SCHWABENBAUER: Super. Ich habe Ihnen ja bereits mehrmals erzählt, dass unsere Gespräche in den letzten Jahren sozusagen mit zur Entstehung der Idee für diese Podcast-Reihe beigetragen haben. Und zwar wollte ich diese Gespräche zumindest teilweise dokumentieren, weil ich weiß, dass wir beide im Zuge unserer tagtäglichen Arbeit insbesondere in den letzten zwei Jahren immer wieder genau die gleichen Gespräche mit unseren Mandanten führen. 
    Lassen Sie uns ruhig gleich damit anfangen. Erzählen Sie uns, welche Erfahrungen Sie als Vertreter einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft machen. Welche Gespräche führen Sie im Zuge Ihrer Arbeit mit Mandanten in Bezug auf Beschaffung und Steuern?
    JACKSON: Klar, gerne. Also, die Bearbeitung von Steuervorgängen ist in vielen Fällen mit in die Beschaffung eingebunden. Letztlich ist sie Bestandteil verschiedener Arbeitsabläufe bzw. Geschäftsprozesse. Insbesondere trifft das auf die indirekte Besteuerung zu, d. h. auf transaktionsbasierte Steuern wie z. B. die Gebrauchssteuer bzw. Sales and Use Tax in den USA, Umsatzsteuern oder GST, HST und PST in Kanada. Daraus ergeben sich Herausforderungen und Komplikationen bei der Beschaffung. 
    Deswegen kommt es häufig vor, dass wir ein Gespräch mit einem Steuerexperten bei einem Mandanten-Unternehmen führen, der durchaus eine Vorstellung davon hat, wie sich die steuerlichen Risiken bzw. die steuerrechtliche Compliance bewältigen lassen. Aber oft sind diese Themen aus Sicht der Beschaffung oder der Kreditorenbuchhaltung gar nicht unbedingt so präsent. 
    Deswegen steht am Anfang unserer Gespräche immer wieder das Problem:Ich muss so-und-soviele Steuererklärungen einreichen, wo kriege ich die dafür erforderlichen Angaben und Daten her? Letztlich geht es darum, zu begreifen, dass die Geschäftsprozesse, die der Steuerbearbeitung quasi vorgeschaltet sind, sich gerade in Bezug auf diese indirekten Steuern auf den Grad der Genauigkeit auswirken. 
    Und damit fangen diese Gespräche oft an. 
    Was auch oft vorkommt, ist, dass bei der Digitalisierung der Beschaffung, wenn z. B. ein neues elektronisches System oder ein Upgrade des ERP-Systems eingeführt wird, sich ein Auslöser für ein Gespräch über Steuern ergibt. In der Regel sind das die zwei Aufhänger, mit denen unsere Gespräche anfangen.
    MS. SCHWABENBAUER: Okay. Ja, das leuchtet mir ein. Auf jeden Fall. Dazu habe ich gleich eine Frage an Sie. Sind es eher Beschaffungsexperten oder die Kollegen aus der Steuerabteilung, die diese Gespräche anstoßen?
    JACKSON: Normalerweise geht das eher von der Steuerabteilung aus, die ja letztlich verantwortlich zeichnet. Schließlich müssen sie die Steuererklärungen abzeichnen und ...
    MS. SCHWABENBAUER: Verstehe.
    JACKSON: ... deswegen müssen sie wissen, wo die Daten herkommen, die in diese Dokumente eingehen. Also, mein Eindruck ist, dass die Gespräche zumeist von den Steuerfachleuten angestoßen werden. Wir merken jedoch immer wieder, dass man am besten möglichst frühzeitig Gespräche mit Kollegen aus der Beschaffung oder der Kreditorenbuchhaltung führt. Häufig ist ihnen nämlich durchaus bewusst, dass – sagen wir einmal – ein Zusammenhang besteht, aber vielleicht wissen sie nicht im Detail, wie stark diese Themen sich gegenseitig durchdringen. Auf diesen Punkt kommen wir bestimmt später noch einmal zurück. 
    MS. SCHWABENBAUER: Ja, klar.  Und das kann ich sehr gut nachvollziehen. Fast könnte man sagen, die Leute aus der Beschaffung wissen genug, um gefährlich zu sein ... Ich weiß aber, dass unsere – also, wir haben eine Art Runden Tisch gemacht für unsere Kunden bzw. Mandanten, an dem viele Steuerverantwortliche aus richtig großen Unternehmen teilgenommen haben. Und die haben gesagt, keiner hat im Voraus mit ihnen geredet. Die wurden quasi vor vollendete Tatsachen gestellt. Ich finde es schwierig, wenn die Steuerfachleute erst ganz zum Schluss in die Digitalisierung einbezogen werden. Je früher die Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, IT und Steuerabteilung beginnt, desto besser gelingt die digitale Transformation. Denn um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollte die Steuerabwicklung unbedingt in die Transformation der Beschaffung einbezogen werden. Unternehmen, die Effizienzgewinne realisieren wollen, sollten das unbedingt beherzigen.
    ERP ist ein wichtiges Thema, und Sie haben da einen neuen Begriff ins Spiel gebracht, den ich noch nie gehört hatte, der mir aber sehr einleuchtet, nämlich den Begriff der „Feeder Systems“ bzw. Zuführsysteme. Wie erkennt man, dass es sich um steuerrelevante Daten handelt – und zwar sowohl auf der System- als auch auf der Prozessebene. Gibt es dafür z. B. ein Lösungsdesign? Können Sie dazu kurz etwas sagen?
    JACKSON:  Ja, klar. Ich glaube, ganz wichtig ist hier ... Wenn wir unsere Mandanten also bei einer Digitalisierung unterstützen, stehen meistens die Tools im Mittelpunkt. Also die verschiedenen Systeme, die derzeit als Branchenführer gehandelt werden. Dabei steht bei den Mandanten immer wieder die Frage im Vordergrund, inwieweit sie die operativen Kennzahlen erfüllen bzw. übertreffen – sei es in der Beschaffung, Rechnungslegung oder auch in Bezug auf die Datenanalysen, die sie leisten können. 
    Dabei erleben wir oft, dass die Systeme quasi nur der Ausgangspunkt sind, stimmt's? Das heißt, es geht zunächst darum, die Lieferanten- oder Vertragsverwaltung zu automatisieren. Und das führt dann wiederum zu Prozessoptimierungen in anderen Bereichen wie z. B. Einkauf, Abwicklung von Kaufaufträgen und Kaufanforderungen, und dann sogar in der Kreditorenbuchhaltung und Rechnungslegung. 
    Abhängig von all den Facetten, die eine Transformation ausmachen, ist das häufig der Punkt, an dem man erstmals feststellt, dass es bei einem derartigen Projekt auch steuerliche Erwägungen zu berücksichtigen gibt. Also, hier handelt es sich quasi nur um Indizien, aber es werden eben doch bestimmte thematische Muster sichtbar, oder? 
    Häufig dient das ERP als primäre Datenquelle für das Finanzwesen. Dabei spielen die Zuführsysteme und die Daten, die aus anderen Systemen in das ERP eingespeist werden, bei der Einhaltung der Steuervorschriften ebenfalls eine wichtige Rolle.  Wenn diese Datensätze nämlich nicht den Anforderungen der Steuerabteilung entsprechen und letztlich doch in die Finanzberichterstattung des Unternehmens einfließen, erschwert das die tägliche Arbeit der Steuerexperten in Bezug auf die Steuermeldung und Erfüllung ihrer Treuepflicht.
    MS. SCHWABENBAUER: Ja, das leuchtet mir ein. Mein Eindruck ist, dass immer mehr Programme entwickelt werden, Ariba und Coupa und wie sie alle heißen, und das ist gut so, denn damit stehen den Beschaffungsexperten jetzt quasi eigene Mini-ERPs zur Verwaltung ihrer gesamten Abläufe zur Verfügung. Allerdings verkompliziert das die Sache aus Sicht der Steuerabteilung, weil es ein weiteres System ist, aus dem sie Daten bekommen, und dann fragt sich halt, ob man jetzt wirklich alle erforderlichen und korrekten Angaben bekommt, die man für die vorschriftenkonforme Steuermeldung und die Einreichung von Steuererklärungen usw. benötigt. Und wie viel schwieriger wird es erst, wenn man dann die Steuerprüfer im Betrieb hat? 
    Von daher leuchtet mir das total ein. Und ich weiß, dass das für unsere Mandanten ein wichtiges Thema ist. Diese allgemeinere Diskussion ist da garantiert sehr hilfreich und dürfte auch bei unserem Publikum auf viel Interesse stoßen.
    Die eigentliche Frage lautet also: Warum sollte die Beschaffung sich überhaupt dafür interessieren? Wir haben darüber schon in anderen Folgen gesprochen. Warum muss die Steuer im Vorfeld berücksichtigt werden? Warum ist indirekte Besteuerung bei der Beschaffung so ein wichtiges Thema?
    JACKSON: Genau. Lassen Sie mich kurz ein paar Gründe erläutern. Zum einen ist Besteuerung ein Thema, bei dem sich, würde ich jetzt mal sagen, die Kollegen im operativen Bereich nicht unbedingt im Detail mit den verschiedenen Steuervorschriften in unterschiedlichen Ländern auskennen. Deswegen halte ich es für einen großen Vorteil, dass wir jetzt die Technologie für die Tax O Series und die Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen usw. haben, die die Beschaffungsabläufe quasi ergänzen und unsere bisherigen Systeme erweitern. 
    Vorteilhaft vor allem deswegen, weil die Automatisierung der Steuerabwicklung bereits ziemlich weit fortgeschritten ist und der Zeitaufwand für manuelle Überprüfungen durch die Mitarbeiter bei der Verarbeitung von Transaktionen in einem beliebigen System sich dadurch verringert. Also, der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Überprüfungen verringert sich. Diese Entwicklung ist auch aus Sicht der Beschaffung positiv zu sehen. 
    Man hört immer wieder die Schlagworte von der kontaktlosen Abwicklung bzw. nahtlosen Abwicklung, stimmt's? 
    MS. SCHWABENBAUER: Genau.
    JACKSON: Und dabei geht es eben nicht nur darum, eine Kaufanforderung sehr effizient zu verarbeiten, sondern es geht auch darum, dass die Prüfung der Steuern, die bei der betreffenden Transaktion fällig werden bzw. darauf aufgeschlagen werden müssen, ebenfalls automatisch abläuft. Denn man will ja auf jeden Fall vermeiden, dass die Einkäufer und Genehmiger in der Beschaffung sich irgendwelche Steuertabellen anschauen müssen oder dass sie etwa Geschäftsentscheidungen zu treffen versuchen, ohne die Gesamtkosten der jeweiligen Anschaffung zu berücksichtigen. Immerhin können international Steuern in Höhe von bis zu zwanzig Prozent des Transaktionswerts anfallen. Je nach Höhe der Anschaffungskosten können dabei hohe Beträge herauskommen. 
    MS. SCHWABENBAUER: In der Tat. Und zwar richtig hohe Beträge. Sie haben ein paar wichtige Punkte angesprochen, die in unseren Podcast-Folgen immer wieder thematisiert werden. Dass nämlich die Steuerabteilung für die Steuerabwicklung verantwortlich ist und dass die Kollegen aus der Kreditorenbuchhaltung a) sich weder mit dem Thema Steuer befassen noch b) überhaupt in der Lage sein sollen, diese Entscheidungen zu treffen. Vor ewigen Zeiten – hier merken Sie, wie alt ich schon bin –, also so vor 20 oder 25 Jahren hatten wir genau die gleiche Diskussion bei der Einführung von Tax Engines von Drittanbietern wie Vertex. Damals ging es darum, der Steuerabteilung die Kontrolle und die Macht zu geben, Entscheidungen zu treffen und entsprechend zu automatisieren, damit steuerrelevante Entscheidungen eben nicht von Vertriebsmitarbeitern getroffen werden. Denn das will man auf keinen Fall. Das ist ein beunruhigender Gedanke. 
    Das gilt gleichermaßen für die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung. Hier sollte man so viel automatisieren wie irgend möglich. Einen Nutzen bringt das auf jeden Fall. Eine vollautomatische Kreditorenbuchhaltung halte ich für – also, ich höre das ab und zu und ich glaube nicht, dass das möglich ist. Und viele unserer Fachexperten, mit denen wir im Zuge der Podcast-Reihe sprechen, sehen das ebenso. Das halten sie ebenfalls nicht für möglich. 
    Ich glaube allerdings schon – also, ich fände es super, wenn in Zukunft die ERPs bzw. die führenden Anbieter von Beschaffungs- und Steuersoftware und Unternehmen wie Deloitte enger zusammenarbeiten würden. Das wäre quasi meine Zukunftsvision – hinzugehen und zu sagen, also, wir können diese Vorgänge potenziell durch zusätzliche Funktionen noch weiter automatisieren. Aber das ist etwas, das – das ist die Zukunftsvision, auf die wir alle gemeinsam hinarbeiten müssen.    
    Wenn Sie aus Ihrer Erfahrung bei einer großen Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft sprechen – gibt es da bestimmte Best Practices, die Sie den Unternehmen für diese Transformationsvorgänge empfehlen?
    JACKSON: Ja, die gibt es auf jeden Fall. Also, wir reden ja viel über Beschleunigungsfaktoren und über eine möglichst effiziente Steuerabwicklung. Und da geht es teilweise um – klar, die Unternehmen haben ja ihre Systeme und Prozesse und zuallererst, würde ich sagen, kommt es darauf an, den Ist-Zustand zu kennen. Dann hat man immerhin schon eine Vorstellung davon, wie die Abläufe zur Erfüllung der steuerrechtlichen Verpflichtungen bei den einzelnen Unternehmen funktionieren. Das halte ich für wichtig.
    Und dann sagen wir …, die dabei gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in den Transformationsprozess ein. Ein Begriff, den wir häufig zu hören kriegen, ist „Anforderungen“. Nun, unterschiedliche Menschen verstehen darunter sehr unterschiedliche Dinge. Und man will auf gar keinen Fall ineffiziente Geschäftsprozesse replizieren. Man will auf jeden Fall sicherstellen, dass die Daten intensiv geprüft werden, denn schließlich geht es um sehr transakionsbasierte Vorgänge, stimmt's? Letztlich können bei jedem Ausgabenposten für Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen bestimmte transaktionsbasierte Steuern fällig werden. Dabei ist es wichtig, die Nuancen zu verstehen, denn an diesem Punkt muss unbedingt berücksichtigt werden, welche Daten verarbeitet werden und wie der Prozess zukünftig funktionieren soll.
    Deswegen halte ich es aus Sicht des Mandanten für entscheidend, dass man den Ist-Zustand und die Daten versteht und begreift, inwiefern diese Daten für die Steuer relevant sind. Und dann muss man natürlich den nächsten Schritt gehen und den Soll-Zustand entwerfen, und zwar unter Berücksichtigung all dieser Faktoren.
    MS. SCHWABENBAUER: Genau, das halte ich für entscheidend. Ich habe immer wieder erlebt, dass dieser Schritt potenziell übersprungen wird, und ich glaube, dadurch kommt man schnell auf den Holzweg. Oft erleben wir bei Gesprächen mit Mandanten auch, dass sie bestimmte Funktionen in ihre neuen Beschaffungssysteme integriert haben wollen, insbesondere aus der Steuerperspektive, einfach weil sie vom ERP daran gewöhnt waren. Dabei überspringen sie den Schritt, sich anzuschauen: Was haben wir aktuell? Was brauchen wir? Was ist das absolute Minimum und was ist der Idealzustand?Dann stürzen sie sich direkt in die Implementierung und das Erfassen von Daten und setzen sich Zeitvorgaben, und zwar strikte Zeitvorgaben usw., damit verdammen sie sich quasi im Voraus zum Scheitern. Ich finde das schon beängstigend.
    Deswegen halte ich das für einen sehr wichtigen Punkt, den Sie da erwähnt haben. Vor allem deshalb, weil diese Entwicklung meiner Meinung nach von Ariba & Ko ausgeht. Vor ein paar Jahren hatte Ariba nicht mal eine Steuer-API, geschweige denn ein Partner-Ökosystem. Und bei SAP und Oracle und wie sie alle heißen gab es das schon immer. Also, das muss eben alles mit bedacht werden, und wenn man diesen entscheidenden Schritt überspringt, weil man es zu eilig hat, dann ist das Scheitern leider schon vorprogrammiert. 
    JACKSON: Stimmt. Der Vergleich mit einem Bauprojekt liegt fast auf der Hand. Wenn man sich nicht den Bauplan besorgt und ein wenig Zeit in diesen Bauplan investiert, um sicherzustellen, dass man nicht nur versteht: Wie viele Schlafzimmer und Bäder habe ich hier?, sondern auch: Wie sind sie angeordnet und wo sind die Korridore, die sie miteinander verbinden? ... Ich denke, das ist eine sehr relevante Analogie, denn wenn man eine Systemtransformation bzw. eine Prozesstransformation in der Größenordnung betrachtet, die viele verschiedene Anwender im Unternehmen betreffen kann, sowohl Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter und in unserem Fall natürlich die Steuerabteilung, halte ich es wirklich für sehr wichtig, etwas Zeit in diesen grundlegenden Prozess zu investieren. 
    MS. SCHWABENBAUER: Absolut, das sehe ich genauso, und deswegen schätzen wir uns glücklich, mit Deloitte und speziell mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Denn hier unterstützen und beraten Sie die Unternehmen wirklich, und ohne fachkundige Beratung von Experten wie Ihnen sollte kein Unternehmen eine derartige Implementierung in Angriff nehmen. 
    Und damit sind wir auch schon am Ende –  der heutigen Folge. Les, ich danke Ihnen sehr herzlich für Ihre Mitwirkung. Hat mich sehr gefreut. Danke, dass Sie dabei waren. Ich hoffe, Sie in Zukunft wieder hier begrüßen zu können.
    JACKSON: Klar, gerne. Danke für die Einladung.
    MS. SCHWABENBAUER: Super, vielen Dank. Und danke wie immer auch an unsere Zuhörer. Seien Sie auch bei unserer nächsten Folge dabei, wenn es um wichtige steuerliche Erwägungen bei der Rechnungslegung für Einkäufer geht. 

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

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