Indirekte Steuern in der Beschaffung: Chancen und Herausforderungen bei der globalen Umsatzsteuer

MS SCHWABENBAUER: Hallo, ich bin Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Reihe von Vertex. In der heutigen Folge erkunden wir mit Tiffany O'Neil die Chancen und Herausforderungen in den Bereichen indirekte Steuern und Beschaffung in den USA. Tiffany ist Practice Leader bei Vertex Consulting und spezialisiert auf die Implementierung von Umsatzsteuer- und Beschaffungslösungen. Sie blickt auf mehr als achtzehn Jahre Erfahrung im Bereich Steuern und Steuerautomatisierung zurück. Im Laufe ihrer Karriere hat sie an über 50 Projekten zur Integration von Steueranwendungen mit ERPs und verschiedenen Abrechnungs- und Beschaffungsanwendungen mitgewirkt. Sie verfügt über ein tiefgreifendes Verständnis von Geschäftsanwendungen und wie man präzise Steuerentscheidungen in Geschäftsprozesse einbindet. 
Vor ihrem Engagement bei Vertex war Tiffany Director bei einem globalen Anbieter von Steuerdienstleistungen mit Fokus auf der Implementierung von Steuersoftwarepaketen. Tiffany, herzlich willkommen. Vielen Dank, dass Sie heute Zeit für uns haben. 
O’NEIL: Vielen Dank, Kristin.  Ich freue mich, hier zu sein. 
MS SCHWABENBAUER: Fantastisch. Ich wollte Ihnen zu Beginn eine Frage stellen, eine ziemlich große Frage. Legen wir also gleich los, ja? Warum ist die Automatisierung von Steuerentscheidungen bei Beschaffungstransaktionen in den USA so schwierig? Können Sie uns einen Einblick in dieses Thema geben? 
O’NEIL: Ja, sehr gerne. Grund für diese Schwierigkeit ist die Verfügbarkeit von Daten. Außerdem macht es Sinn, sich die Unterschiede zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufsprozess vor Augen zu führen. Während des Verkaufsprozesses wissen Unternehmen alles über die Waren und Dienstleistungen, die sie verkaufen. Sie wissen genau, was sie verkaufen, sie wissen, an wen sie es verkaufen. Zudem verfügen ihre Geschäftssysteme über SKUs, Produktgruppen und alle Kundendaten, die sie zum Treffen genauer Steuerentscheidungen benötigen. 
Im Rahmen des Einkaufsprozesses wissen Unternehmen zwar, was sie kaufen, dies jedoch nicht unbedingt mit dem gleichen Grad an Detailgenauigkeit. Software ist hierfür ein hervorragendes Beispiel. Um Software in den USA korrekt zu besteuern, müssen Sie wissen, ob es sich um eine benutzerdefinierte Software oder Standardsoftware handelt. Sie müssen wissen, ob sie von einem Datenträger installiert, elektronisch geliefert, gehostet oder sogar als Software-as-a-Service angeboten wird. Das Einkaufssystem wird wahrscheinlich einige nützliche Daten haben, jedoch muss man sich den Zweck des Systems vor Augen führen. Einkaufssysteme sollen es den Einkäufern leicht machen, Artikel anzufordern. Und sie wollen sicherstellen, dass Einkäufer Artikel für Lieferanten anfragen. Genehmigungen sollen weitergeleitet werden, damit man den entsprechenden Genehmigungs-Workflow erhält. Außerdem gibt es eine Kategorisierung für die Ausgabenanalyse und die Zuweisung der richtigen buchhalterischen Details. 
 Bleiben wir bei dem Beispiel der Software. Das System wird hier also anzeigen, dass es sich um Software handelt und welches Hauptbuchkonto damit belastet werden soll. Gleichzeitig sind die Systeme jedoch nicht darauf ausgelegt, die gleichen Details zu liefern, die für die Ermittlung der Besteuerung erforderlich sind. Software ist ein extremes Beispiel, dass ich ständig verwende. Viele Dinge sind einfach einzurichten, um genaue Steuerentscheidungen zu treffen. Es gibt jedoch schwierigere Fälle. Und dann gibt es auch noch nutzungsbasierte Ausnahmen in den USA. Hier basiert die Besteuerung nicht darauf, was Sie kaufen, sondern wie Sie es verwenden werden. 
Auch die Fertigung ist ein gängiges Beispiel. Maschinen und Anlagen, die direkt in den Herstellungsprozess eingebunden sind, können ausgenommen werden. Dies erfordert zusätzliche Datenpunkte, die über die Identifizierung des gekauften Produkts hinausgehen. Oft gibt es nützliche Daten, die einen Einblick in den Teil des Unternehmens geben, der den Kauf tätigt, so zum Beispiel Abteilungen oder Kostenstellen. Diese Datenpunkte stimmen jedoch nicht immer mit den Steuerregeln überein. In vielen Fällen muss eine Lösung für entsprechende Datenlücken konzipiert werden. 
MS SCHWABENBAUER: Vielen Dank, Tiffany. Sie haben einige wirklich gute Punkte angesprochen. Das ist wirklich viel von dem, was ich selbst beobachte und in den letzten paar Jahren gesehen habe – egal, ob wir mit ERPs arbeiten oder mit den besten Beschaffungsanbietern im Markt. Sie sind gewissermaßen als große Beschaffungs-ERPs gedacht. 
Die Frage ist jedoch, ob sie alles berücksichtigen, was für die Steuerermittlung benötigt wird. Und wie lassen sich vor dem Hintergrund, dass die Steuer so viele Bereiche berührt, Effizienzsteigerungen erzielen? All diese Dinge wollen berücksichtigt werden. 
Ich sehe diesen Bereich als wichtigen Dreh- und Angelpunkt für die zukünftige Weiterentwicklung. Die Funktionalität wird sich weiterentwickeln müssen. Und genauso müssen sich diese Top-Lösungen für den Beschaffungsbereich weiterentwickeln, damit wir die Steuer genauer berechnen können. 
In diesem Sinne stellt sich also die Frage, was die Beteiligten rund um den Beschaffungsprozess benötigen, um frühzeitig erfolgreich zu sein. Nehmen wir an, die Leute würden sich tatsächlich so verhalten, wie wir es als Best Practice empfehlen: Die Steuerexperten würden also mit den Mitarbeitern aus der Beschaffung und umgekehrt als Team zusammenarbeiten. Was wird aus Ihrer Sicht benötigt, um langfristig erfolgreich zu sein? 
O’NEIL: Es geht darum, dass sie sich wirklich frühzeitig zusammenschließen. Wenn die Daten aus dem Einkaufsprozess für steuerliche Entscheidungen verwendet werden sollen, muss das Einkaufsteam verstehen, welche Daten das Steuerteam benötigt. Gleichzeitig muss das Steuerteam genau verstehen, wie das Unternehmen die Nutzung der Einkaufsanwendung plant. Wenn sie dann zusammenkommen und beide die Bedürfnisse der anderen Seite sehen können, kann man die Lösung entwerfen, die richtigen Systemdaten herausarbeiten und die richtigen Geschäftsprozesse erstellen, um die Steuer erfolgreich zu automatisieren.
MS SCHWABENBAUER: Ja, ich glaube, dass das der Schlüssel ist. Wenn man sich früh zusammenschließen kann, sollte man das tun – früh und oft. Schließlich ist man Teil desselben Teams. Man muss Rechnungen bezahlen und seine Effizienzen ausspielen. Steuern sind ein Teil davon. Wenn die Steuern auf diesen Rechnungen nicht stimmen, verlangsamt das den Beschaffungsprozess und die Bezahlung der Rechnungen. Und das ist ein großes Problem. Wenn wir mit Kunden sprechen, betonen wir oft, dass während der Implementierung das Steuerteam schon in Entwicklungsphase einbezogen wird. Auch in der Testphase sollte es eingebunden werden. 
Dies trifft für jeden Teil einer Implementierung zu, egal, ob es sich um ein ERP oder einen etablierten Anbieter von Beschaffungslösungen handelt. Wir haben also ein wenig über die negativen Aspekte von Beschaffungsplattformen gesprochen. Was sind einige der Vorteile dieser Plattformen, die unsere Kunden erfahren? 
O’NEIL: Mit der Implementierung eines Beschaffungssystems können viel mehr steuerrelevante Daten über Einkäufe erhalten werden. Dies gilt vor allem dann, wenn die Steuer von Anfang an berücksichtigt wird. Auch die konsequente Verwendung von Bestellanforderungen und Bestellungen in einem System hilft Unternehmen. Ohne eine Bestellung beinhalten Eingangsrechnungen nur minimale Daten. Die Sachbearbeiter geben im Wesentlichen einen Lieferanten, einen Betrag, die Buchhaltungsdetails und den Adressaten der Zahlung ein. Bestellungen allein fügen so viel mehr Details hinzu. So gibt es immer irgendeine Art von Kategorisierung des Einkaufs. 
Und dann gibt es noch die Lieferadresse. Wenn Kunden etwas bestellen, das geliefert werden soll, wollen sie es auch erhalten. Wir haben also Informationen darüber, wohin die Ware geschickt werden soll oder an welchem Ort eine Dienstleistung erbracht werden soll. Und alle Daten sind vorhanden.  Wenn diese Daten also von Anfang an zur Verfügung stehen, gibt es immer eine Möglichkeit, korrekte Daten für die Besteuerung sicherzustellen. 
MS SCHWABENBAUER: Ja, das ist ein guter Punkt. Viele Kunden merken an, dass ihre Lösung keine Steuer auf Bestellanforderungen anwendet oder diese Funktion einfach nicht vorhanden ist. Und ich dachte immer, dass es nur um die Budgetierung geht. Ich wusste nicht, dass es so viel mehr als das ist. Es geht nicht nur darum, Berichte zu erstellen und zu sagen: „Hey, hier sind unsere geschätzten Gesamtausgaben einschließlich Steuern, die Hunderttausende von Dollar betragen können.“ 
Aus meiner Sicht ist das sehr wichtig. In dieser Podcast-Serie wollen wir sicherstellen, dass sowohl Steuer- als auch Beschaffungsexperten all diese verschiedenen steuerlichen Aspekte im Prozess kennen, die wirklich entscheidend sein können. So kann eine produktive Zusammenarbeit mit der Steuerabteilung gewährleistet und sichergestellt werden, dass das Unternehmen geschützt und Rechnungen effizient, pünktlich und genau bezahlt werden. Ich habe dann noch eine weitere Frage. Können Sie etwas zur Entwicklung der Beschaffung in der Zeit der neuen ERPs sagen? Wie können wir die Erwartungen der Beteiligten bestimmen? 
O’NEIL: Wir automatisieren schon seit Jahren Steuern und Beschaffung in ERPs, wobei es schon immer Datenbeschränkungen gab. Aber die Integrationen haben sich weiterentwickelt, um wirklich ein Maximum an Daten zu liefern. Zudem haben wir eine Menge standardmäßige Best-Practice-Ansätze für entsprechende Datenlücken entwickelt. Und so haben wir vielfältige Empfehlungen für die großen ERPs. Jetzt, wo es eine Menge neuer Beschaffungsanwendungen gibt, sehen wir auch viele neue Integrationen. Neue Integration zeichnen sich jedoch häufig durch Einschränkungen aus. So arbeiten wir ständig mit unseren Kunden und Partnern an entsprechenden Optimierungen. Generell ist es jedoch eine sehr aufregende Zeit in diesem Segment. Wir beobachten, dass immer mehr Unternehmen die Vorteile der Automatisierung nutzen und ihre End-to-End-Geschäftsprozesse durch solche Integrationen wirklich verbessern. 
MS SCHWABENBAUER: Das hört sich gut an und macht definitiv Sinn. Ich kann viele der von Ihnen aufgeführten Punkte nachvollziehen. Vor allem geht es aber darum, dass vieles wirklich neu ist. In ERPs gibt es das schon seit Jahren. Damals, als man noch einige Dinge frisieren konnte oder nicht alles in der Cloud war, sodass man mit Dingen herumspielen und Workarounds entwickeln konnte. Bei den Cloud-basierten Lösungen von heute ist das vielleicht nicht mehr so möglich. Und dieser Trend entwickelt sich weiter. Wenn man also mit den richtigen Erwartungen auf Seiten der Beschaffungs-, Steuer- und IT-Abteilung an die Sache herangeht, wird man flexibel sein müssen. Man wird sowohl mit dem Steuerdienstleister, Vertex, als auch mit dem Beschaffungspartner zusammenarbeiten müssen. Und das ist wiederum eine Gelegenheit für Wachstum. Wir brauchen das Feedback der Kunden, um zu verstehen, warum sie welche Funktionalität brauchen und warum sie zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht da ist, und wie wir das lösen. Aus meiner Sicht sind das wirklich gute Dinge, sie sind eine Herausforderung. 
Ich habe es erlebt, wo die Leute wirklich stehen, ich glaube, man hat so etwas wie Amazon Prime oder den iPod.  Man hat alles direkt zur Hand. Da sich alles in der Cloud befindet, erwarten viele, dass alles einfach mit einem Klick verfügbar sein sollte. Oder dass alles, was im ERP sein sollte und seit Jahren ist, automatisch auch in diesen Beschaffungslösungen geboten wird, insbesondere in Bezug auf Steuern. Aber das ist nicht so. 
Wenn man sich die Entwicklung dieser Partnerschaften in diesen Beziehungen anschaut, hat Arriba zum Beispiel keine Partnerschaften geschlossen.Sie hatten keinen Partner; es war nur ein Ökosystem. Die Steuer-API war eine der neuesten APIs. Und das wurde erst vor ein paar Jahren umgesetzt. Dasselbe gilt für Kupa. Das Partnerprogramm von Kupa ist noch in der Entwicklung. 
Wir arbeiten also alle zusammen, um dies voranzutreiben. Dabei arbeiten wir Hand in Hand mit den Kunden und stellen sicher, dass sie verstehen, dass dies ein Bereich für weiteres Wachstum ist. Und die wirkliche Vision dabei und letztlich das, was mich so begeistert, ist es, mit Leuten wie euch zu arbeiten, die wirklich technisch sind und so viel Erfahrung haben. So können wir mit den Partnern und den Kunden zusammenarbeiten, um zu sehen, in welche Richtung wir das Ganze in Zukunft steuern werden. Wir automatisieren die Dinge jetzt. Aber wie wird es in der Zukunft aussehen, wenn wir wirklich alle zusammenarbeiten? All das ist wirklich spannend. 
Ich kann Ihnen nicht genug dafür danken, dass Sie sich die Zeit genommen und mit uns gesprochen haben. Wir wissen das wirklich zu schätzen. Und das war's auch schon für die heutige Folge. Ich möchte mich bei Tiffany O'Neil bedanken, dass sie heute mit dabei war. Und natürlich wie immer vielen Dank an unsere Zuhörer. Seien Sie auch bei unserer nächsten Folge dabei, wenn wir mit unserem Freund Donal Colbert über indirekte Steuern und die Beschaffungslandschaft sowie Chancen und Herausforderungen in den USA angesichts der globalen Umsatzsteuer sprechen.  

Folge 1: Warum ist die indirekte Steuer bei Procure-to-Pay so wichtig?

Folge 2: Steuervorschriften für den Procure-to-Pay-Prozess im Vergleich: USA und global

Folge 4: Indirekte Steuern in der Beschaffung: Chancen und Herausforderungen bei der globalen Umsatzsteuer

Folge 5: Branchenperspektive: Integration einer Tax Engine für einen globalen Motorenhersteller

Folge 6: Ausrichtung von Steuerwesen und Beschaffung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Folge 7: Wichtige Aspekte beim Einsatz einer Steuerlösung für die Beschaffung

Folge 8: Die Rechnungsstellung im Detail: Indirekte Steuern im Rahmen des Beschaffungsprozesses

Folge 9: Erfolgreiche Implementierung einer Beschaffungsplattform

Folge 10: Steuerberichterstattung: Warum interne Prüfungen und der Sarbanes-Oxley Act (SOX) unverzichtbar sind

Folge 11: Technologietrends bei P2P und Steuerautomatisierung

Folge 12: Die internationale Rechnungslegung im Detail: Globale indirekte Steuern und Beschaffung

Folge 13: Überblick über die Integration von Vertex mit SAP Ariba

Folge 14: Prüfung der Verbrauchernutzungssteuer: Herausforderungen und Lösungen