Globale E‑Invoicing‑Compliance

E‑Invoicing (kurz für „elektronische Rechnungsstellung“) bezeichnet den digitalen Prozess der Erstellung, Übermittlung, des Empfangs und der Verarbeitung von Rechnungen – sowohl zwischen Unternehmen (B2B) als auch zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen (B2G). Diese elektronische Methode ersetzt die traditionelle papierbasierte oder unstrukturierte digitale Rechnungsstellung durch ein strukturiertes elektronisches Format und eröffnet neue Möglichkeiten für Innovation, Automatisierung und den Einsatz moderner Technologien.

E‑Invoicing gewinnt weltweit zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt aufgrund seiner zahlreichen Vorteile wie höherer Effizienz, verbesserter Genauigkeit, größerer Transparenz und erhöhter Sicherheit. Immer mehr Regierungen schreiben die elektronische Rechnungsstellung vor oder fördern sie aktiv, um die Digitalisierung voranzutreiben und Steuerhinterziehung wirksam zu bekämpfen.

CTC umfasst die Überwachung und Meldung von Transaktionen in Echtzeit und bietet den Steuerverwaltungen erweiterte Möglichkeiten zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und zur Verbesserung der Steuererhebung. Diese Verlagerung hin zu CTC hat zur Implementierung der E-Rechnungsstellung geführt, die es Unternehmen ermöglicht, strukturierte Rechnungsdaten elektronisch auszutauschen, und ersetzt herkömmliche papierbasierte oder digitale Rechnungen.

Die Einführung von Vorgaben für e-Invoicing hat die Umsatzsteuer-Compliance neu gestaltet, mit der Durchsetzung strengerer Standards für Meldungen und der Voraussetzung von digitalen Prozessen für die Validierung von Rechnungen in Echtzeit und automatisierter Datenübermittlung an die Steuerbehörden.

Unternehmen müssen ihre Compliance-Strategien anpassen und möglicherweise vorhandene Prozesse umstrukturieren, um die Anforderungen an Automatisierung und vermehrte Steuerprüfungen zu erfüllen.

Nach den e-Invoicing-Vorgaben fallen in der Regel die folgenden Transaktionsarten in den Anwendungsbereich:

• Business-to-Business (B2B) inländische Transaktionen: Dies sind Transaktionen, die zwischen zwei Unternehmen im selben Land stattfinden. E-Invoicing-Vorgaben setzen häufig voraus, dass Unternehmen strukturierte Rechnungsdaten für B2B-Transaktionen elektronisch austauschen.
• Konzerninterne Business-to-Business (B2B) Transaktionen: Dies sind Transaktionen, die innerhalb einer Unternehmensgruppe stattfinden. Diese Transaktionen sind von Verrechnungspreisvereinbarungen betroffen und unterliegen denselben Anforderungen an e-Invoicing wie andere B2B-Transaktionen. Bisher ist dies erforderlich, wenn eine inländische Umsatzsteuer-Gruppierung nicht möglich ist. Man geht davon aus, dass die Rechtsvorschriften im Jahr 2028 grenzüberschreitende Transaktionen und deren Subjektivität gegenüber der E-Rechnungsstellung behandeln werden.
• Inländische Business-to-Government (B2G)-Transaktionen: Dies sind Transaktionen zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen innerhalb desselben Landes. Vorgaben für e-Invoicing setzen in der Regel voraus, dass Unternehmen elektronische Rechnungen für B2G-Transaktionen an die Behörden übermitteln.
• Inländische Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C): Sie sind weniger verbreitet als die anderen Transaktionsarten, werden aber inzwischen von den Steuerbehörden verwendet. B2C-Transaktionen, zu denen Verkäufe an einzelne Verbraucher gehören, unterliegen in der Regel nicht den Anforderungen an e-Invoicing, vorbehaltlich zukünftiger gesetzlicher Änderungen.

• Standard-Rechnungen: Dies sind die gängigsten Arten von elektronischen Rechnungen, die Unternehmen als Zahlungsanforderung an Ihre Kunden verwenden.
• Gutschriften: e-Invoicing kann auch für Gutschriften verwendet werden, die ausgestellt werden, wenn eine Erstattung oder Anpassung für eine zuvor ausgestellte Rechnung erforderlich ist.
• Lastschriften: Lastschriften werden ausgestellt, wenn zusätzliche Gebühren auf eine bestehende Rechnung erhoben werden müssen. E-Invoicing kann auch für diese Art von Rechnungen verwendet werden.
• Proforma-Rechnungen: Proforma-Rechnungen sind vorläufige Rechnungen, die ausgestellt werden, bevor die tatsächlichen Waren oder Dienstleistungen geliefert werden. E-Invoicing kann auch für Proforma-Rechnungen verwendet werden.
• Elektronische Rechnungsauszüge: Einige Unternehmen verwenden e-Invoicing, um ihren Kunden regelmäßig elektronische Abrechnungen zu senden, in denen alle Rechnungen und Zahlungen zusammengefasst sind, die in einem bestimmten Zeitraum vorgenommen wurden.
• Selbstfakturierung-Rechnungen: Eine Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde, bei der der Kunde berechtigt ist, Rechnungen im Namen des Lieferanten zu erstellen.