Technologietrends für die Automatisierung des P2P- und Besteuerungsprozesses

Tax Today: Beschaffung – Folge 11

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 11: Zusammenfassung

Für Steuerabteilungen ist der Einsatz von Technologie ein echter Wendepunkt. In Episode 11 von Tax Today spricht Kristin mit Mike Bernard, Chief Tax Officer, und David Deputy, Director of Strategic Development & Emerging Markets. Sie diskutieren, welche innovativen Tools Unternehmen nutzen können, um ihre Prozesse zu optimieren und wie genau sie Unternehmen dabei helfen können, ihr wahres Potenzial zu entfalten. 

Erfahren Sie in dieser Folge mehr über Technologietrends im Bereich Procure-to-Pay, die Sie bei der Automatisierung Ihrer Steuerprozesse beachten sollten, sowie die Vorteile, die sie für Beschaffungs- und Steuerabteilungen bieten. 

MS. SCHWABENBAUER: Hallo, ich bin Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Serie von Vertex. In der heutigen Folge erforschen wir einige Trends im Bereich P2P und Steuern, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie Ihre Prozesse künftig automatisieren möchten oder dies bereits tun. Wir begrüßen heute erneut Mike Bernard, Chief Taxation Officer von Vertex. Mike, danke, dass Sie bei uns sind. 
Und auch David Deputy von Vertex ist mit von der Partie. Er ist unser Director of Strategic Development and Emerging Markets. Davids Fokus liegt aktuell unter anderem darauf, wie die neuesten Technologien von Vertex auf Probleme der Steuer- und der regulatorischen Compliance angewendet werden können. Von seiner Erfahrung in den Bereichen Finanzen und Unternehmenssoftware, die er sich sowohl bei großen Unternehmenssoftwarefirmen als auch bei kleineren, auf Analytics ausgerichteten Start-ups aneignen konnte, profitiert er heute auch in seiner Position als Leiter des Vertex-Innovationslabors. 
In dieser Folge unseres Podcasts werden wir über aktuelle Technologietrends sprechen. Aber bevor wir in dieses Thema einsteigen, Mike, würden wir uns über ein paar einführende Bemerkungen von Ihnen freuen. 
MR. BERNARD: Danke, Kristin. Es ist schön, wieder bei diesem Podcast dabei zu sein. In der Vergangenheit haben wir ja bereits verschiedene Bereiche angesprochen, in denen sich Beschaffungs- und steuerliche Aspekte überschneiden. Heute konzentrieren wir uns etwas stärker auf die dafür relevanten Technologien. Dazu möchte ich ein paar einführende Worte sagen. Es gibt heutzutage wirklich großartige Technologien. Da hat sich in den letzten Jahren wirklich Bemerkenswertes getan. So bietet die Technologie sowohl Beschaffungsgruppen als auch Steuerexperten eine Reihe interessanter Vorteile. 
    Hier möchte ich das Thema Governance noch einmal kurz ansprechen. Eine effektive Governance setzt eine gewisse Akkuratheit voraus. Akkuratheit in dem Sinn, dass im Idealfall bereits im Beschaffungsprozess der richtige Steuerbetrag gezahlt werden soll – bzw. dass zuverlässig festgestellt wird, dass man keine Steuern bezahlen muss oder dass der Kauf vollständig steuerbefreit ist. 
Sie können diese neuen Technologien nun für eine effektivere und akkuratere Besteuerung der Produkte und Dienstleistungen nutzen, die Ihr Unternehmen einkauft. Das führt dann automatisch zu besseren Zahlen in Ihren Finanzberichten. Mit anderen Worten: Sie müssen keine Rücklagen bilden, da Sie sich auf die Akkuratheit Ihrer Daten verlassen können. Es sind dafür also keine zusätzlichen Bargeldreserven vonnöten. Das ist ein erster großer Vorteil.
    Einen zweiten Vorteil konnten wir während der Pandemie sehen: Technologien sparen uns tatsächlich Geld. Sie ermöglichen uns, beim Erwerb von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen, dass wir nicht zu viel und den richtigen Betrag bezahlen. 
Ein letzter Vorteil – und hier spreche ich aus meiner eigenen Branchenerfahrung – besteht darin, dass die Technologien die Beschaffungsabteilung dabei unterstützen, ihre Stammdatendateien zu aktualisieren. Damit meine ich, dass Sie durch den Einsatz einiger dieser Technologien beispielsweise 20.000 Anbieterdatensätze auf 5.000 oder 10.000 reduzieren können. So etwas in der Größenordnung.–So erhalten Sie eine akkuratere Stammdatendatei. 
Mit einer solchen übersichtlicheren und/oder akkurateren Datei müssen weniger Datenmengen für die steuerliche Einstufung bearbeitet werden. Und damit übergebe ich wieder an Sie, Kristin. 
MS. SCHWABENBAUER: Danke Mike. David, vielen Dank auch Ihnen für Ihre Teilnahme. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben. 
MR. DEPUTY: Vielen Dank, Kristin. Ich freue mich, heute mit dabei zu sein. 
MS. SCHWABENBAUER: David, sehen wir uns doch zunächst einmal den aktuellen Stand der Technologie bei Vertex an, bevor wir fortfahren. 
MR. DEPUTY: Sicher. Wie Sie wissen, bieten wir unsere Dienste hauptsächlich im Bereich der Umsatzsteuer und Verbrauchssteuer an, oder wie hier in den USA für die Sales, Use und VAT Tax. Das ist also unser spezifischer Kontext. Unsere Lösungen haben das Problem der Besteuerungszuverlässigkeit weitgehend gelöst. Wir können nämlich anhand einer Vielzahl von Informationen die korrekte Steuerjurisdiktion bestimmen – also z. B. anhand der Versandadresse, der Adresse des Absenders oder der Adresse des Zahlenden. 
Wir können Bundesstaat, County und Stadt gleichzeitig berücksichtigen. Wir können Sie automatisch über die neuesten Tarif- und Regeländerungen auf dem Laufenden halten. Wir können Ihnen beim Ausfüllen Ihrer Steuererklärung helfen oder diese Aufgabe einfach ganz für Sie übernehmen – Stichwort „Managed Services“. 
Eine wichtige Voraussetzung ist dafür jedoch, dass zunächst die korrekte Steuerkategorie für das jeweilige Produkt bestimmt wird. Wenn Sie Artikel kaufen, könnten diese Informationen zum Beispiel bei Ihrem Lieferanten eingeholt werden. Heute ist diese Kategorisierung im Beschaffungsbereich oft ein manueller Prozess, der von Personal durchgeführt wird, das sich nicht mit den Details der Steuerkategorisierung auskennt. Da es sich hier nicht um Steuerexperten handelt, wird dies im Rahmen der Besteuerung zum Problem und kann beträchtliche negative Konsequenzen mit sich ziehen. 
Diskrepanzen in den Steuersätzen können etwa während eines Audits von Belang sein. Da werden plötzlich Dinge relevant, an die man einfach nie gedacht hätte, wie z. B. ob man einen Rauchmelder als Stromgerät oder als Rauchmelder klassifiziert. Diese Kategorisierung macht jedoch einen Unterschied von zwei Prozent im Steuersatz aus (im US-Durchschnitt). Solche Dinge können sich summieren und das Risiko einer Prüfung mit sich bringen. Und für diesen Fall müssen Sie dann Reserven aufbauen, wie Mike bereits erwähnt hat. 
Da die bundesstaatlichen und lokalen Regierungen aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Schwächung unter Druck stehen, ihre Einnahmen zu erhöhen, wissen wir, dass die Prüfer nun genauer hinschauen werden. Und das wird wahrscheinlich noch eine Weile so weitergehen. In der Steuerwelt haben die Dinge nämlich die Tendenz, uns lange erhalten zu bleiben. Wir wissen also, dass die Klassifizierung fehleranfällig ist. Es ist nicht so einfach, die Beschaffungsteams hinsichtlich der Besteuerungsauflagen auf dem Laufenden zu halten und sie adäquat zu schulen – ihnen beizubringen, wie man alle gekauften Artikel klassifiziert. Diese Bemühungen können zwar durchaus erfolgreich sein, doch dann kann es passieren, dass Mitarbeiter das Unternehmen auch bald wieder verlassen. 
Das ist also der aktuelle Stand der Dinge. Das kritische Glied in der Kette, das Vertex ins Visier nimmt, ist der manuelle Prozess. 
MS. SCHWABENBAUER: Das macht Sinn. Es ist ja auch die Idee hinter dieser Podcast-Serie, dass wir die Beschaffungsteams da draußen erreichen. Wir wollen ihnen nur sagen: „Hey, wir wissen, dass es da ein Problem gibt. Aber wir können Ihnen dabei helfen.“ Sie haben nun ja sehr gut zusammengefasst, mit welchen Problemen wir es eigentlich zu tun haben: die Mitarbeiterfluktuation und die manuellen Prozesse. Wir möchten nun also klar darlegen, welche Unterstützung wir in diesen Bereichen anbieten können. 
Wie gehen wir also damit um? Welchen Plan verfolgt Vertex?
MR. DEPUTY: Das ist eine gute Frage. Wir sind große Befürworter der Automatisierung. Wir glauben, dass Technologie dazu beitragen kann, manuelle Prozesse zu automatisieren, doch der menschliche Faktor ist nach wie vor ein wichtiges Thema. Wir haben uns also der Frage gewidmet, wie wir die Klassifizierungsakkuratheit verbessern und den manuellen Aufwand durch eine vollständige oder teilweise Automatisierung reduzieren könnten. Dafür haben wir einiges an Recherchearbeit angestellt, uns mit der Entwicklung neuer Technologien beschäftigt und Pilotprojekte mit Kunden gestartet. 
Als Marktführer im Bereich der Steuerautomatisierung geht es für uns also darum, etwas noch nie Dagewesenes anzubieten. Etwas, das für uns jedoch der nächste logische Schritt ist. Wir fanden bei unserer Arbeit heraus, dass wir tatsächlich große Erfolge verzeichnen können. Nicht nur in Bezug auf die Akkuratheit, sondern auch auf den zeitlichen und manuellen Aufwand. Bei unseren Pilotprojekten erreichten wir mit einigen Kunden eine Reduzierung des Zeitaufwands und der Fehlerquoten um 80 Prozent. 
MS. SCHWABENBAUER: Das ist ja fantastisch. Und wie machen wir das?
MR. DEPUTY: Nun, wir verwenden fortschrittliches maschinelles Lernen. Also die Art von Algorithmen, die zum Beispiel auch für Social-Media-Feeds angewandt werden. Wir nehmen diese Technologie und bringen ihr bei, wie man Waren und Dienstleistungen für steuerliche Zwecke kategorisiert. Das haben wir auch bereits mit unseren Kunden getestet. Einer von ihnen nutzt die Technologie heute sogar in seiner Produktionsumgebung. 
Diese Kunden stellten fest, dass die Algorithmen besser funktionieren als erwartet. In einigen Fällen verzeichneten wir gleich von Anfang an eine Verbesserung um 80 Prozent. Als Nächstes möchten wir nun herausfinden, wie Kunden diese neue Fähigkeit am besten nutzen können. 
MS. SCHWABENBAUER: Das klingt ja beeindruckend. Können Sie uns einige der spezifischen Fragen nennen, die Sie gemeinsam mit diesen Kunden beantworten möchten?
MR. DEPUTY: Nun, da gibt es so einige. Die richtige Technologie zu besitzen, ist die eine Sache. Sie sinnvoll einzusetzen, um einen Mehrwert für Ihren Geschäftsprozess zu erzielen, eine andere. Man muss zum Beispiel wissen, ob man einen simplen Service bevorzugt, bei dem man einfach nur die Artikelinformationen übermittelt und dann die Steuerkategorien zurückgegeben werden. Oder ob man lieber ein Softwaresystem möchte , das direkt in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wird. Wie würde das System überhaupt in den bestehenden Arbeitsablauf passen? 
Können die Daten, die über das System generiert werden, in Analytics-Lösungen genutzt werden? Kann man es zur Identifizierung von Ausreißern verwenden? Oder auch für interne Audits und die Bereinigung der Stammdatei, die Mike bereits angesprochen hat? Wie können Sie der Technologie die Besonderheiten Ihres Unternehmens beibringen? Es ist ja so, dass man normalerweise einen allgemeinen Anwendungszweck für so eine Technologie im Sinn hat. Aber jedes Unternehmen hat doch auch einige hoch individuelle Ansprüche, und bestimmte Dinge sollen auf eine ganz konkrete Art klassifiziert oder operationalisiert werden. 
Wenn Sie diese Technologie in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, müssen Sie zudem darüber nachdenken, wie Sie Ihre Mitarbeiter daran heranführen. Immerhin sollen diese nun mit diesem „Roboter“ zusammenarbeiten, der ihnen ihre Aufgaben abnehmen soll. Das ist der menschliche Faktor, über den wir gesprochen haben. Würden Sie Ihre Prozesse ändern, nachdem diese Technologie nun verfügbar ist? Sollten Sie Ihren Gesamtprozess ändern, um die Technologie besser nutzen zu können? 
Sollten Sie dem Beschaffungsanalysten, der für die initiale Dateneingabe verantwortlich ist, diese Technologie zur Verfügung stellen? Oder möchten Sie sie eher als nachträgliche Korrekturfunktion innerhalb der Steuerabteilung anwenden? Wann und wo sollen Mitarbeiter die Ergebnisse überprüfen? Soll das nur passieren, wenn es konkrete Bedenken gibt? Mit dieser Technologie könnten Sie theoretisch für jedes Element die Aussagewahrscheinlichkeit und eine Vorhersage generieren. Wo kommt also der Mensch ins Spiel? Und können Sie die Technologie auch für Dinge wie UNSPSC-Codierung und -Tagging und die Steuerklassifizierung basierend auf UNSPSC-Codes verwenden? 
Eine weitere große Frage ist, ob es für die Branchen sinnvoll ist, sich zusammenzuschließen und Best Practices für dieses maschinelle Lernen aufzustellen – sprich ein kollektives Modell aufzubauen. Das könnte auf eine Art und Weise passieren, bei dem die zugrunde liegenden Daten nicht freigegeben werden müssen. Das ist also ein großes Thema für uns. Es gibt noch viele weitere Fragen, aber das ist unsere oberste Priorität. Solche Dinge erforschen wir zurzeit mit unseren Kunden. 
MS. SCHWABENBAUER: Danke David. Das ist spannend und macht wirklich Sinn. Ich finde es toll, dass wir in diesen Bahnen denken und uns in diese Richtung weiterentwickeln. Zumindest aus meiner Perspektive sieht es so aus, als ob wir gerade erst richtig durchstarten, insbesondere, was die Integration des Steuer- in den Beschaffungsprozess betrifft. Dabei hängt es vom jeweiligen Lieferanten ab – also etwa Coupa, Ariba, SAP oder Oracle –, was genau sich überhaupt umsetzen lässt. Wenn viele robuste Funktionen zur Verfügung stehen, können potenziell zahlreiche Kontrollmechanismen implementiert werden. Einige Kunden haben allerdings nur sehr begrenzte Funktionen zur Verfügung. 
In solchen Fällen sage ich immer, dass man sich deswegen nicht von seinen Visionen abbringen lassen sollte. Gut, vielleicht hat ein Kunde im Moment nicht die technischen Handlungsmöglichkeiten, doch daran können wir gemeinsam arbeiten. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass er seine Prozesse immer weiter verbessern kann. Das ist ja auch ein großer Teil Ihrer Arbeit, nicht wahr? Sie sind wirklich ganz vorne mit dabei, mitten im Geschehen. 
Wir sind aktuell hingegen eher im Hintergrund tätig und versuchen, Unternehmen dazu zu bewegen, ihre Steuer-APIs zu erweitern. Aus der Beschaffungsperspektive ist klar, dass wir hinsichtlich der Besteuerung noch viel mehr automatisieren können. Da bin ich mir sicher. In diesem Podcast sprechen wir zum Beispiel viel über die berührungslose Kreditorenbuchhaltung und fragen uns, wie realistisch das ist. Doch meine Frage ist jetzt: Wird diese neue Technologie den Menschen in irgendeiner Weise ersetzen?
MR. DEPUTY: Das glaube ich nicht. Ich meine, wir haben es hier mit einem ganz neuen Konzept zu tun, bei dem Maschinen aus unseren Handlungen lernen. Und potenziell auch aus dem, was andere tun. Aber die Technologien haben eher eine beratende Funktion. Sie helfen uns bei der Entscheidungsfindung. Und zwar auf allen Ebenen – in unserem konkreten Fall eben bei der Produktklassifizierung für die Besteuerung. Aber diese Fähigkeiten können natürlich auch bei der Entscheidungsfindung von Supply-Chain- und Beschaffungsspezialisten angewendet werden – also auch dort wiederum bei der Besteuerung. 
Es ist meiner Meinung nach wichtig, dass auch andere Machine-Learning- und KI-Projekte, die wir als Verbraucher nutzen, in andere Geschäftsanwendungen integriert werden. Für dieses Projekt hier ist Vertex zuständig. Wir sind dafür verantwortlich, dass es funktioniert. Und wir haben eine enorme Erfahrung und umfangreiches Wissen im Bereich der indirekten Steuern. 
Die gute Nachricht ist, dass die ersten Ergebnisse wirklich vielversprechend sind. Einer unserer Kunden nutzt die Technologie in seiner Produktionsumgebung. Und er sieht tolle Ergebnisse. Wir freuen uns also schon darauf, mit der nächsten Kundengruppe zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, wie die Lösung in ihrer Umgebung unter ihren spezifischen Umständen funktioniert. Wir laden also jeden ein, der mehr darüber erfahren, die eigenen Erfahrungen mit uns teilen oder sich vielleicht sogar selbst von den Vorteilen überzeugen möchte, mit uns in Kontakt zu treten. 
MS. SCHWABENBAUER: Danke, David. Mike.  Möchten Sie noch eine abschließende Anmerkung machen? 
MR. BERNARD: Ja, gerne, Kristen. Als jemand, der bereits lange in der Branche und im Unternehmensbereich tätig ist, bin ich aus mehreren Gründen von diesen neuen Arten von Technologien begeistert. In erster Linie passen diese Technologien sehr gut in die Technologie-Roadmaps, die viele Steuerabteilungen von Unternehmen aufgestellt haben. Möglicherweise haben sie aktuell ein Outsourcing-Arrangement oder cloudbasierte Anwendungssysteme, oder sie arbeiten mit externen Anbietern zusammen, die ihre Compliance- und Planungsprozesse gut ergänzen. Diese Technologien ermöglichen es Steuerabteilungen, effizienter zu werden und andere Funktionen innerhalb ihrer Unternehmensumgebung besser zu unterstützen. 
Wie David erwähnt hat, ist es nicht nur die Steuerabteilung, die Interesse an den Vorteilen dieser Technologien hat, sondern auch andere Funktionen innerhalb des Unternehmensumfelds. Zum Beispiel verwenden Test-Auditoren diese Technologien bereits für ihre SOC-Tests. Ebenso interne Auditoren. 
Diese Technologie passt also sehr gut in die allgemeine Governance-Struktur von Unternehmen, über die ich bereits zuvor im Podcast gesprochen habe. Wenn die Steuerabteilung in diesem Bereich also eine Art Führungsrolle übernehmen und für genauere Steuerberechnungen sorgen kann, dann werden sich einige großartige Partnerschaften innerhalb ihres Unternehmens rund um diese Technologien entwickeln. Also ich bin absolut begeistert davon. 
MS. SCHWABENBAUER: Danke Mike. Das ist super. Und ich denke, das passt genau zu dem, was wir vorhaben. Wenn die Steuer- und Beschaffungsabteilungen hier wirklich zusammenarbeiten, wird das ein voller Erfolg. Wir hoffen also, dass wir Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen können, David. Wir sind schon gespannt, was Sie als Nächstes tun werden, und freuen uns, Sie auch in unserer nächsten Folge mit dabei zu haben. 
So, das war's für die heutige Folge. Ich möchte mich bei Mike Bernard bedanken. Mike, nochmals vielen Dank für Ihr Kommen.
MR. BERNARD: Ebenfalls vielen Dank. 
MS. SCHWABENBAUER: Und, David Deputy, danke, dass Sie bei uns waren. 
MR. DEPUTY: Vielen Dank, Kristin. 
MS. SCHWABENBAUER: Und danke an unsere Zuhörer! Schalten Sie in der nächsten Folge ein, wenn wir über die internationalen Rechnungslegungsprozesse im Kontext der indirekten Steuern und der Beschaffung reden. 

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

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