Erfolgreiche Implementierung einer Beschaffungsplattform

Tax Today: Beschaffung – Folge 9

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 9: Zusammenfassung

Axel Knaf von PwC hat über 20 Jahren Erfahrung in der Technologieberatung und im strategischen Management. Die Implementierung einer Beschaffungsplattform ist damit kein Fremdwort für ihn. Sein Hauptaugenmerk liegt auf der Automatisierung von Umsatz- und Telekommunikationssteuer mit SAP. In dieser Folge geben Moderatorin Kristen Schwabenbauer und Axel Knaf wichtige Tipps für die erfolgreiche Implementierung einer Beschaffungsplattform – einschließlich der Identifizierung der wichtigsten Stakeholder und der Bewertung von Problempunkten, um relevante Dialoge anzuregen. 

Erfahren Sie in dieser Episode, wie wichtig es ist, Ihre eigenen Problemstellungen zu erkennen, und dass verschiedene Teams (Einkauf, Steuern und IT) Hand in Hand arbeiten. 

MS. SCHWABENBAUER: Hallo, ich bin Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Serie von Vertex. In der heutigen Folge sprechen wir mit Axel Knaf von PricewaterhouseCoopers darüber, welche Faktoren für die erfolgreiche Implementierung einer Beschaffungsplattform wichtig sind.
Axel Knaf ist East Region Indirect Tax Operations Practice Leader bei PwC. Er verfügt über 24 Jahre Erfahrung in der Technologieberatung und im strategischen Management bei der Durchführung globaler IT-Projekte für Fortune-200-Unternehmen. 
Im Laufe seiner weitreichenden Karriere hat sich Axel vor allem auf die Automatisierung von Umsatz-, Verbrauchs- und Telekommunikationssteuerprozessen mit SAP konzentriert. 
Also, Axel, danke, dass Sie heute bei uns sind. Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben. 
MR. KNAF: Ich bin froh, hier zu sein. Vielen Dank.
 MS. SCHWABENBAUER: Dann legen wir gleich los. Axel, Sie haben im Laufe der Zeit wie gesagt weitreichende Erfahrung bei PwC und in der Zusammenarbeit mit Kunden sammeln können. Wozu raten Sie Kunden im Allgemeinen, wenn sie ein P2P-System implementieren möchten?
 MR. KNAF: Zunächst ist wichtig, dass die Steuerabteilung aktiv wird, sobald sie erfährt, dass entweder ein ERP-Upgrade oder eine Migration zu Oracle Cloud oder S/4HANA ansteht oder dass eine Beschaffungsplattform eingeführt werden soll. Sie muss herausfinden, wer die IT-Stakeholder und die geschäftlichen Stakeholder sind, und dann den Kontakt mit beiden Seiten suchen, damit sie von Anfang an an dem Prozess beteiligt ist. 
MS. SCHWABENBAUER: Genau das hören wir auch immer wieder. Selbst wenn nicht gleich von Anfang an – also ab der Evaluierungsphase – alle mitreden, müssen doch spätestens ab Projektbeginn wirklich alle Hand in Hand arbeiten, damit das Vorhaben zum Erfolg wird und etwaige Probleme möglichst früh aufgedeckt werden.
 Würden Sie auch empfehlen, dass sich die Beschaffungs- und Steuerfachleute zusammensetzen und sich einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge – inklusive möglicher Problembereiche – verschaffen? 
MR. KNAF: Auf jeden Fall. Ich denke, man sollte gleich zu Anfang die Problembereiche der Steuerabteilung unter die Lupe nehmen. Dabei geht es normalerweise um Daten – also üblicherweise die Daten, die im ERP-System gespeichert sind. Man sollte also alle verschiedenen Berührungspunkte im ERP-System identifizieren. Denn das sind die Daten, die die Steuerfunktion später zur Erfüllung ihrer Compliance-Anforderungen benötigt. Das ist ein guter Ausgangspunkt.
 Bei diesem Prozess erkennt man dann, wenn eine bestimmte Art von Transaktion nicht funktioniert. Zum Beispiel kann es Schwierigkeiten geben, wenn für diese oder jene Abteilung eine Beschaffungsforderung durchgeführt werden soll. Hier entstehen Probleme, da verschiedene Arten von Software mit im Spiel sind. Oder auch Papierdokumente. Und sobald man einige dieser Herausforderungen identifiziert hat, ist man besser positioniert, um sinnvolle Gespräche mit den verschiedenen Stakeholdern zu führen. Im Idealfall finden werden diese Themen dann in den Workshops angeschnitten, die ganz am Anfang des Projekts stattfinden. 
MS. SCHWABENBAUER: Ich verstehe. Und man muss dabei auch wirklich ins Detail gehen. Ich meine, Sie müssen sich wirklich genau anschauen, was Sie kaufen, wohin es verkauft wird, wer es benutzt, wie es benutzt wird, welche Kostenstellen es gibt usw. Ich denke, ohne diese Workshops wird man es wirklich schwer haben, das alles herauszufinden. 
Bereiten Sie Ihre Kunden auch auf einige der Herausforderungen vor, die im Rahmen dieser Implementierungen entstehen können? Denn das ist ja alles ganz offensichtlich nicht so einfach.
MR. KNAF: Ja, das tun wir. Ich denke, es ist wichtig, gleich am Anfang des Projekts reinen Tisch zu machen. Es wird Herausforderungen geben. Sie werden auf Probleme stoßen, die Sie als Unternehmen oder als Steuerabteilung oder sogar als IT-Abteilung nicht erwartet hätten.  Es werden auch einige Anforderungen auftauchen, mit denen Sie nicht gerechnet hätten. Darauf bereiten wir unsere Kunden gerne vor. Am Anfang halten wir deswegen also eine ganze Reihe von Workshops ab, in denen wir die verschiedenen Gruppen zusammenbringen – also die IT-Techniker, die IT-Funktion und dann die Geschäftsinhaber und die Steuerabteilung. In diesen Workshops geht es darum, dass wir uns alle aufeinander abstimmen und verstehen, wer welche Rolle zu spielen hat. 
MS. SCHWABENBAUER: Das hilft sicher. Und dann haben Sie Ihr Kernteam, mit dem Sie die gesamte Konfiguration, die Testphase und dann schlussendlich auch die Live-Phase durchspielen können. 
Ich bin nun sehr daran interessiert, was Sie zum Thema Automatisierung denken. Können wir Prozesse zu 100 % automatisieren? Welche Erfahrung haben Sie damit gemacht?
MR. KNAF: Also meiner Erfahrung nach kann man im Vertrieb tatsächlich 100 Prozent erreichen. Man weiß, wo sich der Kunde befindet, was man ihm verkauft usw.
 Etwas schwieriger wird es im Beschaffungsprozess, da man fünf Fragen – das Wer, das Was, das Wann, das Wo und das Wie – in Echtzeit beantworten muss, während die Daten zwischen dem ERP-System und der Tax Engine übermittelt werden. Und wenn Sie diese fünf Berührungspunkte nicht identifizieren können, wird es sehr schwer, sich einer 100-prozentigen Automatisierung zu nähern. 
Ich denke, dass Steuerabteilungen bereit sein müssen, nach Wichtigkeit zu priorisieren. Wo benötigen Sie mehr als 90 Prozent, wo mehr als 95 Prozent, und wo ist AD 20 okay? Es gibt viele Transaktionen mit geringem Volumen und niedrigen Beträgen, für die es sich nicht lohnt, zwei oder drei zusätzliche Datenpunkte zu erfassen, weil das Gesamtrisiko für das Unternehmen gering ist – selbst wenn Sie bei einer Prüfung erwischt würden, weil Sie nicht den richtigen Umsatzsteuerbetrag abgegrenzt oder bezahlt haben. 
MS. SCHWABENBAUER: Ja, das höre ich auch immer wieder. Ich meine, man hört viel von dieser berührungslosen Kreditorenbuchhaltung und ähnlichen Schlagwörtern. Vom technologischen Standpunkt aus betrachtet sind viele Leute (auch Kunden) an Oracle und SAP gewöhnt – also diese Integrationen, die es schon länger gibt. Sie haben stabilere Funktionen, die dabei helfen, Prozesse in einem ziemlich hohen Umfang zu automatisieren. Aber dann gibt es Ariba, Coupa und ähnliche Anbieter, die noch nicht so ausgefeilt sind. 
Ich denke, dass selbst in diesen Systemen die Automatisierung einen großen Wert hat – sprich, auch wenn man damit nicht Daten zu jedem einzelnen steuerlichen Berührungspunkt erheben kann und auch wenn Unternehmen sich einen größeren Funktionsumfang wünschen würden. Die Automatisierung ist auch hier immer noch von Vorteil, selbst wenn man nur wenig automatisieren kann. Würden Sie dem zustimmen, oder was sind Ihre Gedanken? 
MR. KNAF: Ja, dem würde ich zustimmen. Sie haben Ariba und Coupa erwähnt. Das sind sicherlich zwei Plattformen, die wir heutzutage häufig auf dem Markt sehen.
 Doch sie sind, wie Sie sagen, noch nicht sehr ausgereift, weil sie sich eben in eher frühen Lebenszyklusphasen befinden. Das Gute an diesen Produkten ist, dass Sie darin mit Workflows arbeiten können, sodass Sie einen Teil der Entscheidungsfindung und Verantwortlichkeiten kontrollieren können, um akkurate Berechnungen zu gewährleisten. Aber der Nachteil dieser Plattformen ist, dass ihre Integrationsmöglichkeiten nicht voll entwickelt sind. Man muss nämlich auch daran denken, wie eine Integration mit einer Tax Engine wie Vertex oder einem ERP-System funktionieren würde. Denn wo findet die Kreditorenbuchhaltung statt? In Ariba? In Coupa? Im ERP-System? Das sind alles Herausforderungen, die man vor einer Integration beachten muss. Da sind wir wieder bei unserer Frage, ob wir 100 Prozent konform sein können. Denn die Daten zwischen diesen beiden Systemen stimmen möglicherweise nicht genau überein.
  MS. SCHWABENBAUER: Richtig, und das ist sehr wichtig. Ein sehr guter Punkt. Diese führenden Anbieter, von denen wir gesprochen haben, werden quasi zu den ERP-Systemen des Beschaffungswesens. Und das ist fantastisch. Die Steuer ist dabei eher ein Nebengedanke. Also: „Ach ja, das müssen wir ja auch noch machen.“ Doch ich glaube, dass jetzt alle dazulernen. 
Wir sprechen ein immer breiteres Publikum an – also nicht nur Steuer-, nicht nur IT-, sondern auch Beschaffungsexperten –, und da gibt es eine deutliche Lernkurve. Oder sie entwickeln wenigstens ein allgemeines Verständnis für das Thema. Und das wird entweder ziemlich gute oder ziemlich herausfordernde Auswirkungen haben je nachdem, wie sie damit umgehen. Wenn wir uns zum Beispiel die erste Version der Ariba-Integration und die Steuer-API von Ariba ansehen – bestimmt waren Sie selbst an einigen dieser Implementierungen beteiligt –, da gab es noch keine Funktion für Rückstellungen. Viele wollten das nicht einfach so akzeptieren. Ariba und wir auch haben schließlich eine entsprechende Funktion entwickelt.
 Es gibt also einige Herausforderungen, die man im Laufe der Zeit entdeckt. Der Schlüssel zur erfolgreichen Automatisierung ist jedoch, dass auch schon ein paar automatisierte Prozesse besser sind als gar keine. Man sollte also darauf vorbereitet sein, dass die eigenen Lösungen sich weiterentwickeln und weiter wachsen werden. Ich freue mich schon darauf, zukünftig mit unseren Partnern wie PwC und im Rahmen unserer Beziehungen zu Ariba und Coupa usw. gemeinsam herauszufinden, was wir noch alles erreichen können. Ich glaube, wir sind wirklich gerade erst am Beginn dieser Reise. Ja, das klingt vielleicht verrückt, doch ich glaube, es gibt tatsächlich noch viel Luft nach oben. Klar, es gibt schon so viele Funktionen für das Beschaffungswesen – für Bestellanforderungen, die Steuerfindung bei Bestellungen oder bei der Abstimmung, und dann die endgültige Bestimmung der Steuern. Trotzdem glaube ich, dass wir noch mehr tun können – vieles haben wir noch nicht einmal berührt. Das wird auf jeden Fall spannender als die Prozesse, die wir für die normale Sales Tax (also die Verkaufssteuer) haben. Und auf jeden Fall auch komplizierter. 
Haben Sie dazu eine Meinung?
MR. KNAF: Ja, es ist definitiv komplizierter. Wir sehen nun auch, dass für Unternehmen jetzt nicht mehr nur die Sales Tax und die Verbrauchssteuer relevant sind. Sie befassen sich auch mit der Umsatzsteuer. Wenn es um die Integration einer Steuerlösung geht, ist das noch einmal ein ganz anderes Thema. Wie kann man das in Indien oder im asiatisch-pazifischen Raum umsetzen? Im Grunde genommen läuft es darauf hinaus, dass die Steuerabteilung, wenn sie ihre Steuerpolitik vorantreiben will, mit der IT-Abteilung und den Geschäftsinhabern zusammenarbeiten muss, damit die Mitarbeiter sich dieser Probleme und einigen der steuerlichen Anforderungen bewusst sind. Denn leider wird die indirekte Steuer gerne vergessen, da sie ja überall enthalten ist. Sie berührt so ziemlich alle Aktivitäten des Unternehmens. 
MS. SCHWABENBAUER: Genau, und ich denke, das ist auch eine wirklich gute Botschaft, die wir vermitteln wollen: Die Steuer hängt mit allen Bereichen des Beschaffungsprozesses zusammen. Ich denke, dass viele sich mit der Sales Tax oder sogar mit der Umsatzsteuer auskennen. Aber auf der Beschaffungsseite ist das alles nicht wirklich ein Thema. Dort ist man sich nicht bewusst, wie kompliziert das Ganze tatsächlich sein kann. Bei der Umsatzsteuer sind eine Reihe von Buchhaltungsabläufen involviert – man muss eine Menge beachten. Bei der Sales Tax ist das Ganze erheblich einfacher, da es sich um eine prozentuale Steuer handelt. 
Ich denke, wir haben hier also eine klare Botschaft. Vielleicht können wir das kurz noch ausführen. Wie bewerten Sie das aktuelle Klima rund um die Umsatzsteuer, das globale Beschaffungswesen und die Steuerberechnung? Mir kommt es so vor, als ob die Dinge viel komplizierter werden. Früher waren wir eher beim SAP-Modell, sprich, man hatte native Steuerfunktionen. Das war keine große Sache. Doch es scheint, als wäre das keine wirkliche Option mehr. 
MR. KNAF: Genau, ich denke, dass die umsatzsteuerlichen Anforderungen äußerst kompliziert geworden sind. Die Regierung möchte in Echtzeit wissen, was Sie einem Kunden in Rechnung stellen oder was Sie einem Verkäufer zahlen. In einigen Ländern müssen diese Informationen während der Geschäftsabwicklung an Regierungswebsites weitergegeben werden. Das erschwert die Sache auf jeden Fall. 
Auch die Meldeanforderungen werden komplizierter. Dann gibt es noch den Aspekt der Compliance. Sogar SAP hat eine spezifische Compliance-Lösung herausgebracht, die als Add-on zur S/4-Plattform erhältlich ist. Das zeigt, dass Kunden von SAP auch bessere Lösungen verlangen, damit die Systeme nicht irgendwelche Daten generieren, die später manuell bearbeitet werden müssen. 
MS. SCHWABENBAUER: Ja, ich denke, dass aktuell alles komplizierter wird. Es hat definitiv den Anschein. Und das ist doch mal ein interessantes Schlusswort für die heutige Folge. 
Axel, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.
MR. KNAF: Vielen Dank, dass ich dabei sein konnte.
MS. SCHWABENBAUER: Und danke wie immer an unsere Zuhörer. Schalten Sie in der nächsten Folge ein, wenn wir über Kontroll- und Dokumentationsmaßnahmen für die Steuermeldung sowie interne Audits und SOX-Compliance sprechen.

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

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