Branchenperspektive: Integration einer Tax Engine für einen globalen Motorenhersteller

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 5: Zusammenfassung

In dieser Folge steht Kristin Schwabenbauers Kollege Adam Runnals von Vertex ihr Rede und Antwort. Runnals kennt sich hervorragend mit SAP Ariba und Coupa sowie mit den Produkten der O Series von Vertex aus. Vor dem Wechsel zu Vertex war er jahrelang als ausgewiesener Experte für Steuertechnologie bei einem globalen Fertigungsunternehmen tätig. In diesem knapp 15-minütigen Podcast spricht Runnals über seine Erfahrungen mit der O Series aus der Doppelperspektive als Vertex- und Ariba-Spezialist, über die Bewältigung komplexer Beschaffungsvorgänge und über neue Anwendungen, die demnächst auf den Markt kommen.

MS. SCHWABENBAUER: Hallo. Mein Name ist Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Reihe von Vertex. 
In der heutigen Folge sprechen wir mit dem Vertex-Berater Adam Runnalls aus unserem Londoner Büro über seine Erfahrungen bei einem globalen Automobilhersteller. Er hat Vertex nämlich zunächst aus Kundensicht kennengelernt, bevor er als Mitarbeiter ins Unternehmen kam. 
Adam, herzlich willkommen. 
RUNNALLS: Danke, Kristin. Und danke für die Einladung. 
MS. SCHWABENBAUER: Sehr gerne. Wir freuen uns, dass Sie dabei sind. 
Ich kenne ja Ihren beruflichen Hintergrund. Sie waren also früher bei einem großen globalen Automobilhersteller und sind jetzt seit zwei Jahren bei Vertex. Insofern bringen Sie also wirklich eine Fülle von Wissen mit, und ich denke, Ihre Erfahrung ist wirklich hochrelevant für unsere Kunden und unser Publikum hier, egal, ob sie im Einkauf, in der Steuerabteilung oder in der IT tätig sind. 
Als erstes könnten Sie uns vielleicht ein bisschen über Ihre Rolle und Ihre Aufgaben bei Ihrem früheren Unternehmen vor Ihrem Wechsel zu Vertex zu erzählen. 
RUNNALLS: Klar, gerne. Also, bei dem globalen Automobilhersteller wurde ich ursprünglich als Vertex-Experte eingestellt. Gegen Ende hat sich meine Rolle etwas gewandelt. 
Aber grundsätzlich bestand meine Aufgabe darin, die Vertex O Series als Tax-Engine-Anwendung mit unseren gesamten ERPs zu integrieren. Leider handelte es sich dabei nicht etwa um ein einziges ERP oder vielleicht um drei oder vier. Sondern um mehrere hundert. 
Mein Job sah also so aus, dass ich überall im Unternehmen, wo gerade ein Digitalisierungsprojekt anstand, versuchen sollte, die Vertex O Series ins Gespräch zu bringen. Wenn es ein bestimmtes System gab, das ein Steuerrisiko darstellte, bin ich hingegangen und habe diese Systeme priorisiert, bei denen die Integration einer Tax Engine unbedingt erforderlich war. 
Wenn ich sie einmal überzeugt hatte, die Implementierung tatsächlich umzusetzen, habe ich mich mit den Zuständigen zusammengesetzt und die Anforderungen herausgearbeitet. Und sie dann dokumentiert. Dabei habe ich einerseits mit dem ERP bzw. dem vorhandenen Unternehmenssystem gearbeitet, um sicherzustellen, dass es richtig konfiguriert war. Also beispielsweise mit Stammdatensystemen. Dann war ich auch dafür zuständig, dass wir die Vertex O Series tatsächlich gemäß diesen Anforderungen konfigurieren konnten. 
Anschließend war ich für die Tests, Implementierung und laufende Betreuung verantwortlich. 
Als ich bei dem Automobilhersteller anfing, hatten sie die O Series bereits mit einer Anwendung verbunden. Als ich gegangen bin, lief sie auf 10 oder 11 Anwendungen auf vier Kontinenten. 
MS. SCHWABENBAUER:  Wow. Erstaunlich.  Diese Großunternehmen – man denkt immer, die haben so viele verschiedene Systeme, die im Hintergrund ausgeführt werden. Da finde ich diese Vorstellung immer wieder erstaunlich, dass jemand eigens dafür zuständig ist, sicherzustellen, dass die auf oberster Führungsebene gefällte Entscheidung umgesetzt und überall, wo Steuerberechnungen erforderlich sind, Vertex – also die O Series – implementiert wird. Das verleiht Vertex schon sehr viel Glaubwürdigkeit. Daneben bietet es aber auch eine gute Möglichkeit, die Unternehmen bei der Durchsetzung von Entscheidungen und bei der Automatisierung zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass sie die geltenden Vorschriften einhalten und effiziente Best Practices anwenden usw. 
Beschaffung ist ja sowieso ein sehr komplexes Thema, und ich könnte mir vorstellen, dass das bei einem großen Automobilhersteller noch eine Nummer komplexer ist. Wie bewältigt man diese Herausforderungen? Also, was macht man da ganz konkret? Ich weiß, dass da momentan gerade einiges im Umbruch ist. Könnten Sie dazu vielleicht kurz etwas sagen? 
RUNNALLS: Na klar. Genau. 
Beschaffung ist allgemein ein schwieriges Thema. Bei dem letzten Digitalisierungsprojekt, das ich vor meinem Wechsel zu Vertex geleitet habe, ging es um die Transformation von indirekten Beschaffungsvorgängen. Und das war wieder noch komplizierter als Direktkosten. 
Ich denke, wenn man eine Weile im Direktkostenbereich arbeitet, dann ist das ähnlich wie beim Vertrieb: Man weiß, was man verkauft und man weiß ungefähr, wie die Besteuerung funktioniert. Man verkauft eine bestimmte Anzahl von Waren. Zur Herstellung dieser Waren kauft man eine bestimmte Anzahl von Teilen, die dafür erforderlich sind, und man weiß ungefähr, wie die Besteuerung funktioniert. 
In der indirekten Beschaffung gibt man den Mitarbeitern die Möglichkeit, buchstäblich alles, was ihr Herz begehrt, aus einem Katalog zu bestellen: Waren, Dienstleistungen, Tische, Stühle, Buchhaltungsleistungen, Leasingautos, ganz egal. Und da kriegen die Steuerexperten halt echt Panik. Statt quasi zu sagen: Ich kaufe das Teil A, für das der Standardsteuersatz in einem bestimmten Land gilt, hat man jetzt plötzlich alle möglichen Mitarbeiter, die weltweit Sachen einkaufen, und man hat keine Ahnung, was die überhaupt kaufen wollen. Das lässt sich nicht unbedingt vorab testen. 
In unserer Umgebung hatten wir eigentlich eine ziemlich robuste Testsituation, in der wir in Bezug auf die Direktkosten ziemlich genau wussten, was wir kaufen würden. Wir haben jeden Monat Regressionstests durchgeführt, um sicherzustellen, dass wir die erwarteten Ergebnisse erzielen. 
In Bezug auf die indirekten Kosten erwies sich das als unmöglich. Aufgrund der Permutationen von Länderkombinationen, Waren und Dienstleistungen wäre es unmöglich gewesen, ein Testskript zu erstellen, das sämtliche Szenarien erfasst. 
Stattdessen mussten wir uns auf die Tax Engine von Vertex verlassen. Dass sie auf korrekten Date basiert. Aber wir wussten eben aus achtjähriger Erfahrung, dass dem so ist. Wir konnten das tatsächlich nutzen, um zu sagen, dass wir bei Testzyklen wussten, dass wir nicht 100 Prozent aller Permutationen testen mussten. Sondern wir haben tatsächlich gesagt, wir wählen X Prozent aus und das ist dann unser Testzyklus. 
MS. SCHWABENBAUER: Ach, super. Das ist ja fantastisch. 
Denn aus heutiger Sicht kann man sich ja quasi gar nicht mehr leisten, diese Vorgänge nicht zu automatisieren, oder? 
Es ist ja komplett undenkbar, dass die nativen Funktionen in einem ERP oder auch einem branchenführenden Beschaffungsprogramm wie Ariba oder Coupa diese ganzen Komplexitäten abdecken könnten. Mal ganz abgesehen von den unterschiedlichen Steuersätzen und Vorschriften und allem anderen. Also, ich finde das schon erstaunlich. 
Und mich würde interessieren, wie Sie das sehen: Würden Sie sagen, dass der Trend ganz von ERP weggeht, oder ist es eher so, dass wir die Technologielandschaft durch weitere Aribas und Coupas erweitern? Also, viele Funktionen haben wir schon, aber andere Funktionen fehlen eben auch noch. Dies ist ein Wachstumsbereich sowohl für Ariba und Coupa als auch für Tradeshift. 
Branchenweit setzt sich endlich die Erkenntnis durch: Wir schaffen das nicht alleine. Wir brauchen Hilfe. Wir brauchen Partner. Wir brauchen Partner-Ökosysteme und Ressourcen und so weiter. Das befindet sich also alles im Wachstum, und das ist toll. Ich erlebe das ja in meinen täglichen Interaktionen mit Geschäftspartnern. 
Aber Sie haben auch die Erfahrung gemacht – gerade auch mit der O Series, als Sie selbst noch in der Rolle des Kunden waren –, dass sich gerade da, wo noch Defizite bestehen, eine Menge ausrichten lässt, oder? Würden Sie dem zustimmen? Vielleicht können Sie kurz etwas dazu sagen? 
RUNNALLS: Ja, ich denke schon. Klar. Um noch einmal auf etwas zurückzukommen, das Sie vorhin angesprochen haben: Viele ERP-Spezialisten, und zwar nicht nur in der Beschaffung, merken gerade, dass Steuern heute ein viel komplizierteres Thema sind als früher. Sie haben sich – na ja, vielleicht nicht direkt geweigert, aber sind davor zurückgeschreckt, das Problem selbst lösen zu wollen. Stattdessen schreien sie förmlich nach einer Tax Engine oder einem Add-on, das ihnen diese Arbeit abnimmt. 
Das heißt, über ihre APIs oder ein Add-on-Tool öffnen sie sozusagen die Tür und sagen: Wir brauchen Lösungen für die Steuerabwicklungen. Das ist nicht unser Kerngeschäft. Wir haben nicht die erforderlichen Kompetenzen. Wir wollen uns nicht mit der Lösung von Problemen rund um die Steuerabwicklung befassen. Wir leisten hier gute Arbeit. Wir wollen, dass jemand, der sich mit dem Thema Steuern auskennt, das für uns löst. Das ist also ein Aspekt. 
Um nun zu Ihrem zweiten Punkt zu kommen: Diese ERP-Spezialisten müssen dafür sorgen, dass das richtige Maß an Flexibilität und die richtigen Parameter für die jeweilige Transaktion konfiguriert sind. Das heißt, sie müssen dafür sorgen, dass ihr Tool sowohl genügend Flexibilität bietet als auch die Daten liefert, die die Kollegen aus der Steuerabteilung brauchen. Sie können also ruhig sagen: Mit dem Thema Besteuerung wollen wir uns nicht befassen. Aber sie müssen sich schon bemühen, Ihnen alle Informationen zu geben, die Sie benötigen, damit ein Add-On oder eine Tax Engine wie die Vertex O Series funktionieren kann. 
Wir zählten zu den ersten Unternehmen, die Ariba im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerbearbeitung eingesetzt haben. Ich weiß, dass ein paar andere Unternehmen es schon vor uns eingeführt haben. Im Zuge der Implementierung bei uns merkten wir jedoch schnell, dass viele der Felder, die zur Steuerabwicklung unbedingt erforderlich sind, in der Ariba-Umgebung einfach nicht vorhanden waren. Wir haben dann nachgefragt: Wo ist das Feld X? Und die haben gesagt: Das ist gar nicht in unserem inhaltlichen Umfang oder in unseren Tabellen inbegriffen. Das muss als kundenspezifische Anpassung konfiguriert werden. 
Wir haben das dann so konfigurieren lassen, dass das Feld dann in Vertex O Series inbegriffen war. Das Tolle an Vertex O Series war, dass wir die Flexibilität hatten, diese Felder nutzen zu können. Dabei handelte es sich um Funktionen, die in Ariba nicht verfügbar waren. Aber anhand der Regeln, die in Vertex O Series zur Verfügung stehen, konnten wir fehlende Daten entweder aus den Parametern ableiten, die für uns sichtbar waren. Dann haben wir also zu unseren Kollegen aus der Steuerabteilung gesagt, schaut mal, wir wissen, dass wir in diesem Feld den Parameter X erhalten. Und wir wissen, dass sich in 99 Prozent der Fälle daraus in dem fehlenden Feld der Parameter Y ergibt. Okay. Jetzt können wir also eine Regel für die Steuerberechnung konfigurieren, die besagt, dass dieser Wert immer übernommen wird, wenn diese Transaktion in Vertex importiert wird. Was sich für manche Leute vielleicht beängstigend anhört. Aber aus Sicht der meisten Steuerexperten ist es beruhigend zu wissen, dass diese Regel auf sämtliche Transaktionen angewandt wird. Es geht nicht darum, dass einer sagt: Nehme ich jetzt A oder B? Sondern jedes Mal, wenn diese Transaktion eingeht, wird automatisch A ausgewählt. Und wenn sich die Geschäftsbedingungen ändern, sodass jetzt B die richtige Lösung wäre, dann geht man einfach ins System und konfiguriert die Regel entsprechend um. 
Vertex O Series hat uns wirklich geholfen, das Problem zu lösen, dass im ERP Funktionen und Felder fehlten, die wir brauchten. Und gewährleistet, dass wir die Steuer korrekt berechnen. 
Und im Gegenzug haben wir auch gemerkt, dass viele ERP-Spezialisten sehr präzise Erwartungen hatten, welche Daten wieder ins ERP zurückfließen müssen, nachdem die Steuer einmal korrekt berechnet ist. 
Mit vielen Daten in diesen Feldern hatte unsere Abteilung sich vorher nie befassen müssen. Bei allen anderen Anwendungen konnten wir sagen: O Series funktioniert so. Daran müsst ihr euch anpassen, und das haben sie dann gemacht. 
Ariba war die erste Anwendung, bei der das nicht klappte. Die quasi gesagt hat: Nein, ihr müsst euch an uns anpassen. Ariba wollte also nach einer bestimmten Methode arbeiten. Und O Series nach einer anderen. Diese Kluft musste man überbrücken. Gelungen ist uns das mithilfe des Konnektors und der Regeln für die Steuerberechnung, die dafür sorgten, dass diese beiden unterschiedlichen Systeme miteinander kommunizieren konnten, dass die APIs korrekt ausgefüllt wurden, sodass wir kein dauerndes Hin und Her mit fehlgeschlagenen Transaktionen hatten. 
MS. SCHWABENBAUER:  Fantastisch. Echt erstaunlich, wie komplex das alles ist. Aber zumindest haben Sie die Tools und konnten als Power User der O Series dann viele dieser Lücken schließen. Das ist doch schon mal positiv, und für Steuerfachleute bedeutet das: Wir können euch bei der Automatisierung sehr viel Unterstützung leisten. Ihr braucht euch in der Hinsicht keine Sorgen zu machen. Gemeinsam lassen sich viele dieser Probleme lösen und entsprechende Effizienzgewinne realisieren. 
Inzwischen sind Sie ja zu Vertex gewechselt und können Kunden sicherlich aus Ihrer eigenen Erfahrung die Gewissheit vermitteln, dass das alles klappt. Denn Sie haben das ja selbst aus Kundensicht erlebt. 
Vielleicht können Sie dazu kurz etwas sagen? 
RUNNALLS: Klar. 
Also, wenn man umgekehrt von Vertex zu einem Kunden wechseln würde, wäre es vielleicht anders. Aber wenn man vom Kunden zu Vertex wechselt, kann man alle Fragen nachvollziehen, die der Kunde stellt. In meinen acht Jahren bei dem Automobilhersteller habe ich garantiert genau die gleiche Frage gestellt, und zwar mehr als einmal: Warum funktioniert das nicht? Warum gibt Ariba dieses Feld nicht weiter? Warum funktioniert dies so und nicht anders? 
Man versteht also zunächst einmal das Problem des Kunden und kann realistisch sagen: Ich kenne das aus eigener Erfahrung. Ich weiß genau, wovon Sie reden. 
Und intern hat es dazu geführt, dass wir mehrere Arbeitsgruppen gründen konnten, die gesagt haben: Diese Probleme treten in der Branche auf, und wir wollen nun versuchen, unsere Integrationen entsprechend zu verbessern. Und in Zusammenarbeit mit unseren Partnern oder den Ariba-Leuten dann sagen können: Wir müssen dieses Feld auf jeden Fall zu einem Pflichtfeld machen. Oder ein bestimmter Prozess muss leicht verändert werden, damit X möglich wird. Das bedeutet auch, dass wir beim Entwickeln unserer eigenen Konnektoren wiederum nachvollziehen können, welche Probleme aus Anwendersicht bestehen, und entsprechende Funktionen in unsere Konnektoren einbauen, mit denen sich diese Probleme lösen lassen. 
Gleichzeitig kommen viele Kunden, die mit der O Series arbeiten, zu Vertex und geben uns Feedback. O Series muss das noch besser hinkriegen. O Series braucht diese Funktion. O Series hat in dieser Hinsicht noch Defizite. Wir hatten hier ein echtes Problem. Drei von vier von uns hatten dafür eine Berechnungsregel eingerichtet. Warum funktioniert das nicht? Und wir erarbeiten allmählich entsprechende Anforderungen und machen den Produkteigentümern klar, dass entweder der Konnektor geändert werden muss oder die Kernanwendung geändert werden muss oder eventuell Ariba geändert werden muss, und wir arbeiten daran herauszufinden, wie das am besten funktioniert.
MS. SCHWABENBAUER:  Super. Super. Unsere Kunden profitieren garantiert von der Zusammenarbeit mit Ihnen, und ich weiß es auf jeden Fall sehr zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns von Ihren Erfahrungen zu berichten. 
Ich freue mich, dass unsere Zuhörer die Gelegenheit bekommen, sich das anzuhören, und ich bin sicher, dass sie eine Menge daraus lernen.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.
RUNNALLS: Danke Ihnen, Kristin.
MS. SCHWABENBAUER: Damit wären wir am Ende unserer heutigen Folge angelangt. Ich möchte mich bei Adam für seine Mitwirkung bedanken. Und natürlich wie immer vielen Dank an unsere Zuhörer. Seien Sie auch bei unserer nächsten Folge dabei, wenn es um die Ausrichtung von Steuerwesen und Beschaffung zur Optimierung von Geschäftsprozessen geht. Wie lassen sich dadurch reibungslose Beschaffungsabläufe gewährleisten?

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

Why Add a Tax Engine for Procurement

Integrate a tax engine to improve tax accuracy and streamline procurement processes.

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