Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben - oder die Steuer-Compliance

Wir stehen bei den indirekten Steuern an einem wichtigen Wendepunkt. Bald wird der Status Quo bei den indirekten Steuern für multinationale Unternehmen nicht mehr ausreichen, um die steuerlichen Verpflichtungen vollumfänglich einzu halten.

Mit der raschen Digitalisierung der Unternehmen in den letzten Jahren haben auch die Steuerbehörden drastische Veränderungen vorgenommen. Um sicherzustellen, dass sie mehr von der ihnen zu Recht geschuldeten Umsatzsteuer erfassen, gehen sie zu Echtzeit-Steuermeldepflichten über, und jedes Jahr treten mehr E-Invoicing-Vorschriften in Kraft.

Leider werden die Anforderungen im Bereich der indirekten Steuern von vielen Unternehmen bei ihren Transformations-Prozessen oft vernachlässigt, so dass die Unternehmen Flickschusterei betreiben müssen, um die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften zu gewährleisten. Dies erhöht nicht nur das Risiko der Non-Compliance, sondern kann auch teurer werden.

Hier sind einige Schlüsselbereiche, in denen es wichtig ist, proaktiv zu handeln und den in Kraft tretenden Änderungen einen Schritt voraus zu sein. 

Diese vier Dinge können schiefgehen, wenn die indirekte Steuer bei Ihrer digitalen Transformation nicht berücksichtigt und erst nachträglich versucht wird, sie zu lösen:

1. Ihr ERP ist wahrscheinlich nicht ausreichend. Selbst die neuesten cloudbasierten ERP-Systeme sind im Allgemeinen nicht geeignet, wenn es um komplexe grenzüberschreitende Umsatzsteuer-Transaktionen geht.
   
   ERPs sind zwar oft beeindruckende operative und finanzielle Motoren, die ein Unternehmen weltweit antreiben, aber sie sind in der Regel nicht für die Umsatzsteuer konzipiert. Selbst die neuesten Versionen wie SAP S/4 HANA sind nicht wirklich für die komplexen Umsatzsteuerströme großer Unternehmen geeignet. Während sich die Umsatzsteuer-Landschaft und die Geschäftsmodelle in den letzten 30 Jahren dramatisch verändert haben, hat die Steuerfunktionalität vieler ERPs nicht Schritt gehalten, was angesichts der zunehmenden Anforderungen an E-Filing und E-Audits besonders riskant ist.
   
   Im Zuge der Migration auf die neueste Version oder der Konsolidierung von ERP-Systemen ist es an der Zeit, sich mit dem Thema indirekte Steuern zu befassen und zu prüfen, wo zusätzliche Funktionen und technische Möglichkeiten benötigt werden. Viele Unternehmen benötigen zusätzliche Lösungen oder Steuer-Engines, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, die Effizienz der Steuerprozesse zu verbessern und das Unternehmen zukunftssicher zu machen.
    
2. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, neue Märkte zu erschließen. Agile Unternehmen wollen die Chancen nutzen, die sich ihnen im In- und Ausland bieten. Wenn Ihre Systeme jedoch nicht in der Lage sind, Sie bei der Einhaltung der indirekten Steuern in den jeweiligen Ländern zu unterstützen, werden Sie ausgebremst.
   
   Jedes Jahr führen mehr Länder neue digitale Meldepflichten ein und setzen die Besteuerung dort durch, wo der Verbraucher ansässig ist. Und multinationale Unternehmen gehen zu standardisierten globalen Prozessen über, oft mit (ausgelagerten) Shared Services sowie standardisierten Technologieplattformen, um sicherzustellen, dass sie die Compliance-Anforderungen in allen Ländern erfüllen, in denen sie tätig sind.
    
3. Möglicherweise erfüllen Sie die Anforderungen an den elektronischen Handel nicht. Unternehmen wollen und müssen in der Lage sein, ein einheitliches Kundenerlebnis über eine Vielzahl von Kanälen zu bieten. Die Umsatzsteuer-Vorschriften zur Unterstützung von E-Commerce-Transaktionen, insbesondere von grenzüberschreitenden Transaktionen, können aber eine ganz schöne Herausforderung darstellen.
   
   Wenn Ihr Unternehmen online verkaufen möchte, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle grenzüberschreitenden E-Commerce-Anforderungen auf Ihren Verkaufsplattformen, einschließlich Online-Marktplätzen, steuerlich erfüllen.
    
4. Ohne die richtigen Kontrollen können schlechte Daten Ihre Prozesse negativ beeinflussen. Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus ist es grundsätzlich für das gesamte Unternehmen von Vorteil, die indirekten Steuern richtig zu erfassen und gute Qualitätskontrollen an der Schnittstelle zwischen Vertrieb, Beschaffung und Finanzen einzurichten. Wenn Teams in diesen Abteilungen steuerrelevante Informationen vernachlässigen, kann sich dies negativ auf das Unternehmen auswirken: von unnötigen Steuerstrafzahlungen bis hin zur Rufschädigung.
   
   Wenn Überlegungen zu indirekten Steuern also nicht von Anfang an in die Prozesse einfließen, führt dies im Nachhinein zu Problemen, die über Geldstrafen und Steuer-Prüfungen hinausgehen. Wenn Sie es richtig anpacken, können Sie nicht nur Bußgelder und die vier oben skizzierten Folgen vermeiden, sondern Ihr Unternehmen kann auch flexibler bleiben, neue Märkte erschließen und wettbewerbsfähig bleiben.

Steuerfachleute mag der Gedanke abschrecken, Verbesserungen an so vielen Prozessen vorzunehmen, die über ihren klassischen Einflussbereich hinausgehen, aber es ist machbar.

Übernehmen Sie als Steuerverantwortlicher die Kontrolle: Steuerthemen sollen präventiv bei der automatisierten Prozesserstellung und -Optimierung von der ersten Minute an mit von der Partie sein.  

Wie sieht dann ein idealer Weg aus, wenn die indirekten Steuern von vorneherein bereits in den ersten Phasen der Geschäfts- und Finanzprozesse berücksichtigt werden?

• Die Teams der Finanzbuchhaltung und des Beschaffungswesens müssen natürlich keine Steuerexperten sein, aber sie sollten verstehen, warum die steuerrelevanten Daten erforderlich sind, mit denen sie arbeiten. Für alle diese Teams sollten Schulungen - idealerweise in aufgezeichneter Form - angeboten werden, um die Steuerexperten zu entlasten.
• Datenqualität und Datenpflege rücken auf der Unternehmensagenda nach oben und werden im Idealfall durch den Einsatz der richtigen Technologie noch einfacher. Zur Aufrechterhaltung der Datenqualität sollten Kontrollen über die Stammdaten eingerichtet werden, damit die steuerrelevanten Felder nicht ohne die richtigen Prüfungen oder Arbeitsabläufe bearbeitet werden können.
• Möglichst weitgehende Automatisierung der Prozesse, um menschliche Fehler zu vermeiden und den Aufgabenbereich der Mitarbeiter von der routinemäßigen Datenverarbeitung auf Qualitätskontrollen, Analyse und Planung zu verlagern.
• Offene und regelmäßige Kommunikationskanäle zwischen Finanzen, Vertrieb, Beschaffung, IT und Steuerabteilung. Die Steuerexperten sollten nicht erst zur Problemlösung hinzugezogen werden, wenn das Scheitern droht. Im Idealfall werden alle wichtigen Entwicklungen frühzeitig kommuniziert, Probleme werden angesprochen sobald sie auftauchen, und Lösungen werden in den End-to-End-Prozess der indirekten Steuern eingebettet, wenn dies abteilungsübergreifend erforderlich ist.
• Steuerverantwortliche verfügen über Instrumente, die einen detaillierten Einblick in die Transaktionen in ERP-Systemen weltweit ermöglichen. Das Steuerteam sollte bei der Entwicklung oder Migration eines ERP-Systems frühzeitig einbezogen werden, um sicherzustellen, dass Lücken in den indirekten Steuerfähigkeiten minimiert werden.
• Die Teams für indirekte Steuern sind sich der Geschäftsentwicklungen bewußt, die steuerliche Auswirkungen haben könnten.
• Die korrekte Steuerermittlung findet am Ort der Transaktion statt, wobei KMUs für indirekte Steuern hinzugezogen werden, um gelegentliche Ausnahmen zu verwalten.

Oftmals klafft eine große Lücke zwischen dem aktuellen Ist-Zustand der Unternehmen und dem Idealzustand. Vertex hat eine Reihe von Informationen erstellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die indirekten Steuern ins Bewusstsein der Stakeholder Ihres Unternehmens zu rücken, darunter:

• Chancen und Herausforderungen beim Implementieren einer Tax Engine, Andrea Spandau, Head of Functional Excellence, Siemens;
• The changing role of the tax function by Peter Boerhof, VAT Director Vertex
• The key drivers of tax reforms by Prof. Dr. Jeffery Owens, Director, Centre for Tax Policy and Administration, OECD;