Zahlen und Geschichten: Schlüssel zu effektiven Business Cases für Steuertechnologie

Was führt zu einem besseren Business Case für Steuertechnologie: Zahlen oder Geschichten?

Die Antwort ist beides.

Steuerverantwortliche sollten dies unbedingt berücksichtigen, wenn sie Argumente für ein Upgrade von lokalen Legacy-Steuertechnologielösungen auf cloudbasierte Steuerautomatisierung vorbringen. Die meisten Steuergruppen wollen in die Cloud wechseln, da dies die Kosten senkt und ihnen gleichzeitig Zugang zu neuen Funktionalitäten, fortschrittlichen Technologien und Tools gibt, einschließlich künstlicher Intelligenz (KI). Dennoch verzögern weit verbreitete Hindernisse häufig diese Cloud-Migrationen. Lokale Finanz- und ERP-Systeme sind oft fest im Unternehmen verankert. CFOs und CIOs, die meistens die Ausgaben für große Technologieinvestitionen kontrollieren, haben endlos lange Prioritätenlisten. Sie haben eventuell auch Bedenken wegen des Ausmaßes und möglicher Betriebsstörungen von ERP-zentrierten Cloud-Migrationen.

Die gute Nachricht für Vertex-Kunden mit On-Premise-Lösungen ist, dass sie im Rahmen einer größeren ERP-Transformation oder als eigenständige Steuermaßnahme in die Cloud migrieren können (selbstverständlich in enger Zusammenarbeit mit der IT).

In jedem Fall ist das Erstellen eines durchdachten Business Case, der eine überzeugende Geschichte, unterstützt von quantitativen und qualitativen Vorteilen erzählt, ein ausschlaggebender erster Schritt. Aus quantitativer Sicht kann die cloudbasierte Steuerautomatisierung dazu beitragen, IT-Kosten für Wartung und Support zu senken. Ähnliche Möglichkeiten zur Optimierung der Compliance können dazu beitragen, operative Kosten und Fehler in den Kreditorenbuchhaltung-Prozessen zu reduzieren und die Genauigkeit der Rechnungsstellung verbessern. Das übergeordnete Ziel ist es, die Effizienz des Auftragsabwicklungszyklus zu optimieren.

Die von der cloudbasierten Steuerautomatisierung ermöglichte Skalierbarkeit kann sich ebenfalls auszahlen, auch wenn diese Vorteile schwer zu quantifizieren sind. Ein Unternehmen, das beispielsweise plant, ein wichtiges neues Produkt bzw. Service-oder Vertriebsangebote auf einem neuen Markt zu lancieren, kann dies erst tun, wenn diese Transaktionen ordnungsgemäß und korrekt besteuert oder von der Steuer befreit werden können. Alle Verzögerungen bei der Implementierung dieser Voraussetzung zur Steuer-Compliance bedeuten Umsatzeinbußen.  Ein weiteres Beispiel für einen eher qualitativen Vorteil im Zusammenhang mit cloudbasierten Steuertechnologien: Viele Corporate-Governance-Modelle schreiben Automatisierungslösungen vor, die das Risiko von sich wiederholenden Prozessen mit hohem Volumen verringern, wie beispielsweise Steuer-Compliance, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.

Da Steuergruppen zahlreichen Überprüfungen unterliegen – von internen Prüfern, Wirtschaftsprüfern und Steuerbehörden – erwarten die Prüfungsausschüsse der Unternehmensvorstände in zunehmendem Maße, dass Steuerverantwortliche über die effektivste unterstützende Automatisierung verfügen.

Wenn Steuerverantwortliche ihren Business Case für die Migration in die Cloud erarbeiten, müssen sie gründlich überlegen, wie der CFO und die IT-Teams zusammen mit der Steuerabteilung die Vorteile der Automatisierung nutzen. Ein Framework für Compliance- und Audit-Risiken, Cloud-Migration, Talentbindung, Verbesserungen bei der Steuerplanung und technische Schulden als strategische Themen kann den Business Case für die Steuerautomatisierung stärken, den Einfluss der Steuerabteilung auf angrenzende Prozesse erhöhen und eine engere Zusammenarbeit mit dem CFO und anderen Führungskräften fördern.