Warum ist die indirekte Steuer bei Procure-to-Pay so wichtig?

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 2: Zusammenfassung

Steuern betreffen alles – und das gilt besonders für den Beschaffungsprozess. Für Teams in den Bereichen Beschaffung und Steuern ist die Steuerermittlung ein erfolgskritisches Thema, denn ohne korrekte Rechnungen bleibt es an den Teams die manuelle Arbeit, gemachte Fehler zu korrigieren. In ihrem Bemühen, den Beschaffungsprozess möglichst reibungslos zu gestalten, wenden sich Unternehmen der Steuerautomatisierung zu.

In der ersten Folge von Tax Today spricht Kristin Schwabenbauer von Vertex mit Mike Bernard und Peter Boerhof über die Partnerschaft zwischen den Bereichen Steuern und Beschaffung, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen globalen Systemen und die Bedeutung der Steuerautomatisierung. In knapp 20 Minuten werden die Zuhörer hilfreiche Einblicke in kritische Themen für Beschaffungs- und Steuerteams, Umsatzsteuerpflichten innerhalb des Einkaufsprozesses, planungsrelevante KPIs und mehr erhalten.

Hallo. Ich bin Kristin Schwabenbauer. In meiner langjährigen Erfahrung als Global Partner Lead for Procurement hatte ich das Glück, viele interessante Gespräche mit Experten aus dem Steuer- und Beschaffungswesen sowie der IT zu führen. Dabei ging es vor allem um die Zukunft des Steuer- und Beschaffungswesens. Wir diskutierten potenzielle Handlungsansätze, tauschten Erfahrungen aus und entdeckten erfrischende, neue Sichtweisen.
Mit Tax Today, einer Podcast-Serie von Vertex, möchten wir Gespräche wie dieses festhalten und mit Ihnen teilen. Ziel ist es, das komplizierte Feld der indirekten Steuern und Beschaffung für Sie in kompakten Einheiten zu entwirren, sodass Sie den P2P-Prozess Ihres Unternehmens optimieren können. In der heutigen Folge befassen wir uns damit, warum das Thema indirekte Steuern im Procure-to-Pay-Prozess so wichtig ist. Dabei helfen mir unsere Gäste Mike Bernard und Peter Boerhof, beide von Vertex. Mike Bernard ist Chief Tax Officer of Transaction Tax bei Vertex und wird uns Einblicke in die Themen indirekte Steuern, Steuerrisikomanagement, neue Steuertrends, Steuerpolitik und Abläufe von Steuerabteilungen bieten. 
Peter Boerhof ist VAT Director in unserem Chief Taxation Office. In seiner Rolle bietet er Einblicke und Denkanstöße zu den Auswirkungen von Steuervorschriften, Steuerpolitik und Steuervollzug sowie den neuen Technologietrends im globalen Steuerwesen. 
Also, vielen Dank, dass Sie beide bei uns sind. Mike, meine erste Frage würde ich gerne an Sie richten. Welche Erfahrungen konnten Sie bislang bei der Zusammenarbeit mit Beschaffungsabteilungen machen? Was gilt es bei einer Partnerschaft zwischen Beschaffungs- und Steuerwesen zu beachten?
MR. BERNARD: Ja Kristin. Also zunächst bedanke ich mich dafür, mit Ihnen und Peter an dieser Podcast-Serie teilnehmen zu können. Nun zu Ihrer Frage. Ich denke, dass man bei jeder Partnerschaft verstehen muss, was für die jeweils andere Partei wichtig ist. Im Beschaffungswesen gibt es mehrere Dinge zu beachten, von denen ich ein paar hervorheben möchte. Die wichtigste Aufgabe der Beschaffungsabteilung liegt darin, dem Unternehmen Dienstleistungen und Waren auf kosteneffiziente Weise zur Verfügung zu stellen. Deshalb sind auch strategische Partnerschaften so wichtig – also Lieferketten, über die ihnen ihre Waren und Dienstleistungen rechtzeitig bereitgestellt werden. Dieser Aspekt ist am allerwichtigsten. 
Als Nächstes möchte man natürlich einen Service anbieten, den die Kunden innerhalb des Unternehmens tatsächlich zu schätzen wissen. Dazu gehört, dass alles pünktlich geliefert bzw. bereitgestellt wird. Der dritte Aspekt, den es zu beachten gilt, ist das Beschaffungssystem, mit dem diese Abteilung arbeitet. Das wurde entweder von den Mitarbeitern selbst entwickelt oder es ist auf die Anforderungen der jeweiligen Branche ausgelegt. Das Beschaffungsteam hat also ein ganz spezifisches Know-how. 
Nun ist es zudem so, dass die steuerlichen Belange für das Beschaffungswesen eher im Hintergrund stehen. Beim Einkauf ist die Besteuerung einfach nicht Thema Nummer eins. Die Zuständigkeit liegt da eher bei der Steuerabteilung. In den letzten Jahren haben wir allerdings gesehen, dass sich beim Thema Governance etwas tut. Sowohl auf Unternehmens- als auch auf der Finanz- und Funktionsebene ist man darauf bedacht, dass bei der Güterbeschaffung die richtigen Steuersätze gezahlt werden. Wir sehen also immer häufiger, dass die Beschaffungsgruppen und Steuerabteilungen zusammenarbeiten, um dieses Governance-Ziel zu erreichen. 
Ich weiß, dass mein Kollege Peter auch einige Gedanken dazu hat. Peter, vielleicht können Sie direkt ein paar Worte dazu sagen.
MR. BOERHOF: Ja. Vielen Dank, Mike. Und danke, Kristin. Ich bin auch froh, hier zu sein. Ich habe in der Tat auch einige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Beschaffungsabteilungen – konkreter noch hinsichtlich der Umsatzsteuer. Da ging es vor allem um internationale Verträge. Wenn eine zentrale Beschaffungsstelle internationale Verträge aufsetzt, besteht die Gefahr, dass jemand sich für einen einfachen Ansatz entscheidet – sprich, dass ein Vertrag zwischen einem lokalen Lieferanten und der lokalen Beschaffungsstelle aufgesetzt wird.  Bei der globalen Auftragsvergabe müssen Sie allerdings auch den Ort der Bereitstellung berücksichtigen. 
Nehmen wir das Beispiel von internationalen IT- oder Telekommunikationsverträgen. Diese umfassen oft die Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten. Wenn Sie nun die einfache Lösung wählen, kann es gut sein, dass für die zentrale Beschaffungsstelle im Ausland später Umsatzsteuerverbindlichkeiten entstehen. Ähnlichen Problemen begegnet man, wenn man versucht, juristische Dienstleistungen zentral zu vergeben. In einigen Ländern gelten diese Leistungen als in diesem Land steuerpflichtig. Wenn Sie mehrere Vertragsbeziehungen haben müssen, ist das machbar. Doch wenn nicht, können Ihnen im Ausland ungewollte Umsatzsteuerpflichten entstehen. Bevor Sie nun also internationale Verträge abschließen, sollten Sie eine enge Beziehung zwischen Ihrer Beschaffungsabteilung und Ihrer Abteilung für indirekte Steuern oder Ihrem Manager für globale indirekte Steuern herstellen, damit Sie diese Vertragsentwürfe vor der Unterzeichnung überprüfen lassen und eine Liste von Ländern erstellen können, die aus Steuerperspektive Probleme aufwerfen können. MS. SCHWABENBAUER: Das ist wirklich interessant. Ich denke, Sie beide haben einige sehr wichtige Punkte angesprochen, sowohl was die Besteuerung in den USA als auch weltweit angeht. Peter, wie sieht das Thema Umsatzsteuer nun aus Sicht der Geschäftsabwicklung innerhalb der EU aus? Gibt es Unterschiede in Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsstellung, wie wir sie in den USA kennen? Gibt es andere Prioritäten und Umsatzsteuersysteme? Wie geht man bei der Steuerfindung vor? Und gilt die fehlerfreie Besteuerung als Key Performance Indicator, also als wichtiger Leistungsindikator?
MR. BOERHOF: Vielleicht kann Mike später das Ganze noch einmal aus der US-Perspektive erläutern, aber in der EU gibt es sicherlich eine Reihe von Herausforderungen. Vorhin habe ich eher die Vertragsphase in der Beschaffung angesprochen. Jetzt wende ich mich der Einkaufs- oder operativen Phase der Beschaffung zu. In 90, 95 Prozent der Fälle ist die Umsatzsteuer in der EU beim Einkauf kein Thema, da die meisten Transaktionen ohne Umsatzsteuer abgeschlossen werden. 
Auf Bestellungen und dergleichen wird also häufig keine Umsatzsteuer angegeben. Natürlich gibt es aber auch spezifische Szenarien wie im Banken-, Versicherungs- und Gesundheitswesen sowie bei behördlichen Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuer eine Kostenbelastung darstellt. Dort wird sie also in den Einkaufsprozess einbezogen. Doch in den meisten Unternehmen wird die Umsatzsteuer hauptsächlich erst in der Rechnungsstellung sichtbar. Das ist also der Moment, in dem die Kreditorenbuchhaltung ins Spiel kommt. Oft ist dieser Prozess der Kreditorenbuchhaltung ein manueller und die Sachbearbeiter müssen einen Steuercode zuweisen oder einen Hinweis auf die steuerliche Abzugsfähigkeit hinzufügen, um die Umsatzsteuer auf der Lieferantenrechnung korrekt zu verbuchen und in der Umsatzsteuererklärung angeben zu können. Zudem müssen sie beurteilen, ob die Rechnung, die das Unternehmen vom Lieferanten erhalten hat, tatsächlich rechtsgültig ist. Leider haben diese Abteilungen oft Volumenziele, sodass die Qualität der Umsatzsteuer-Verarbeitung manchmal nicht die oberste Priorität ist. Es kommt auch vor, dass die Kreditorenbuchhaltung von externen Anbietern durchgeführt wird, unter Umständen sogar im Ausland. Dann besteht die Gefahr, dass die Qualität der Verarbeitung aufgrund mangelnder Kenntnisse hinsichtlich der Umsatzsteuerregeln einer bestimmten Rechtsordnung – aber auch hinsichtlich der Kenntnisse zum jeweiligen Unternehmen oder der Branche – leidet. Dieses Problem könnte tatsächlich teilweise dadurch gelöst werden, dass umsatzsteuerspezifische Key Performance Indicators oder KPIs in den Vertrag mit dem Dienstleister oder der Kreditorenbuchhaltungsabteilung aufgenommen werden. 
MS. SCHWABENBAUER: Wow. Ich verstehe. Mike, können Sie uns dieses Thema aus Sicht der USA beleuchten?
MR. BERNARD: Gern. Viele der Probleme, auf die Peter gerade hingewiesen hat, gibt es so auch in den USA. Die Beschaffungsabteilungen möchten im Grunde eine möglichst reibungslose Einkaufs- und Lieferkette. Hier kommen wir noch einmal darauf zurück, was ich beim Thema Governance bereits angesprochen hatte und was auch Peter im Kontext der Kreditorenbuchhaltung gesagt hat. Irgendwo im Prozess muss einfach eine korrekte Rechnung ausgestellt und bezahlt werden. Wenn die Rechnung fehlerhaft ist, muss sie nachbearbeitet werden. Das ist dann also ein manueller Prozess. 
Wenn wir also über eine Steuerlösung für das Beschaffungswesen sprechen, stellen wir uns ein Produkt vor, das die von Peter erwähnten Volumina bewältigen kann, das reibungslos funktioniert und das tatsächlich die richtige Besteuerung berechnet. Diese Nacharbeit – also dass die Kreditorenbuchhaltung oder der Einkauf eine Rechnung nachbearbeiten oder man die Steuerabteilung anrufen muss, damit sie bei der Nachbearbeitung all dieser Rechnungen helfen kann – ist wirklich eine suboptimale Lösung. Viele Unternehmen lösen eine Menge dieser Probleme mit ihren Technologietools. Man muss wirklich die beste verfügbare Technologie einsetzen, damit man diese Dinge automatisieren und Waren innerhalb der eigenen Umgebung so einfach und so fehlerfrei wie möglich produzieren und bewegen kann. 
Peter hat recht, dass viele Dinge zwischen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung über Outsourcing erfolgen. Da sind wir wieder beim Thema Partnerschaften. Auch bei dieser Art der Zusammenarbeit mit externen Anbietern müssen Sie daran denken, dass eine enge Zusammenarbeit nötig ist, um korrekte Steuerfestsetzungen zu erhalten. 
MS. SCHWABENBAUER: Genau diese Evolution, diese Veränderungen, die Sie ansprechen, habe ich in den letzten paar Jahren auch beobachten können. 
Vom Systemstandpunkt aus betrachtet, gab es eine Revolution, oder eben eine „Beschaffungstransformation“, wie alle sagen. Es wird allgemein nach Effizienzpotenzial gesucht. Unternehmen wollen ihre Prozesse analysieren und es sollen Best Practices umgesetzt werden, damit diese Volumina bewältigt werden können. Immerhin muss das Unternehmen, das die Verarbeitung für Sie erledigt, unter Umständen Hunderttausende Rechnungen pro Jahr verarbeiten. 
Also haben sich entsprechende Partnerschaften und Systeme entwickelt – von den Standard-ERP-Systemen wie SAP und Oracle, die dann irgendwann Beschaffungsfunktionen anboten, bis hin zu Coupa, Ariba und Tradeshift. Also hier hat meiner Meinung nach definitiv eine Evolution stattgefunden. 
Sie haben beide KPIs angesprochen. Jeder sieht sich gewisse KPIs im Einkaufsprozess an. Die Steuerabteilung muss jedoch auch involviert werden und auf diese KPIs abgestimmt sein. Und die Steuer-KPIs müssen in Ihrem Einkaufsprozess integriert sein. Ist das nicht der Fall, entgeht Ihnen wirklich etwas. Sie verpassen eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung, denn Ihre Mitarbeiter könnten eigentlich andere Aufgaben erledigen.  Es gibt so viele Ineffizienzen, die auftreten könnten, und auch Fehler. Diese Prozesse bergen eine Menge Risiken. Entweder man macht etwas beim ersten Mal nicht richtig oder vielleicht merkt man nicht einmal, dass man einen Fehler gemacht hat. Diese Evolution ist also durchaus willkommen. Und bei dieser Podcast-Serie soll es ja unter anderem auch darum gehen, den Menschen dabei zu helfen, diese neuen, effizienten Prozesse zu implementieren. Wenn Sie das Beschaffungswesen umgestalten wollen, dann muss die Steuer ein Teil davon sein, wobei die Steuerabteilung die Kontrolle über die Besteuerung haben muss. Das ist also ein spannendes Thema. Und was Sie beide sagen, passt wirklich gut in dieses Bild.
MR. BOERHOF: Ja, ich stimme Ihnen hinsichtlich der KPIs und der Zusammenarbeit mit der Steuerabteilung absolut zu. Man könnte nun einen einfachen Ansatz wählen und sagen, dass man der Kreditorenbuchhaltung nur Umsatzsteuer- oder Steuer-KPIs zuweist. 
Man könnte dann testen, wie viele Rechnungen bearbeitet und wie viele davon in puncto Umsatzsteuer richtig bearbeitet wurden. Wie oft wurden Steuercodes richtig bzw. falsch angewendet? Das klingt nach einer relativ einfachen Lösung. Tatsächlich ist das jedoch gar nicht so einfach, da die Kreditorenbuchhaltung fast am Ende des gesamten Beschaffungsprozesses steht. In diesem Prozess – wie bei den meisten Steuerprozessen – und auch bei der Steuerautomatisierung sind die Daten das Wichtigste, sowohl Stammdaten als auch Transaktionsdaten. Viele dieser Daten werden allerdings nicht von der Kreditorenabteilung generiert. 
Wenn also in der Vertrags- oder Einkaufsphase falsche oder unvollständige Daten in das System eingegeben werden, kann man nicht erwarten, dass die Kreditorenbuchhaltung die jeweilige Rechnung fehlerfrei verarbeiten kann. Das Gleiche gilt für die Automatisierung, denn auch hier sind Daten von großer Wichtigkeit. Viele nicht konforme Transaktionen werden durch falsche Daten verursacht. Es ist also wichtig, dass Sie dies in Ihre Überlegungen einbeziehen. 
Wenn Sie jedoch einen guten Prozess für die Verwaltung Ihrer Transaktions- und Stammdaten haben, haben Sie meiner Meinung nach gute Chancen, viele manuelle Fehler auszumerzen, indem Sie Ihre Umsatzsteuerfindung automatisieren. Wenn Sie diese automatisierten Prozesse richtig konfigurieren, können Sie bereits während der Bestellung Transaktionen erstellen. Wenn diese dann nicht konform sind, ist es sehr einfach, sie entweder abzuweisen oder entsprechend zu kennzeichnen. 
In der Kreditorenbuchhaltung, genauer gesagt in der Rechnungsbearbeitung, können Sie die Zuweisung von Steuercodes weitgehend automatisieren. Den Sachbearbeitern in der Kreditorenbuchhaltung bleibt somit mehr Zeit, sich um die komplexeren Szenarien und Rechnungen zu kümmern. 
MS. SCHWABENBAUER: Da kann ich nur zustimmen. Mike, Sie und ich haben uns auch bereits ziemlich ausführlich darüber unterhalten. Ich würde auch gerne Ihre Meinung dazu hören.
MR. BERNARD: Sicher. Wenn wir über die Kooperation zwischen Beschaffung und Steuerabteilung nachdenken, stellen wir uns unweigerlich die Frage, wo wir eigentlich anfangen sollen. Denn die Beschaffungsabteilung kauft wirklich viele unterschiedliche Waren und Dienstleistungen ein. Man könnte also zum Beispiel bei den Verbrauchssteuerverpflichtungen anfangen. Sehen Sie sich die Fälle an, bei denen im Einkauf etwas nicht richtig besteuert wurde. Dabei sollten Sie sich vielleicht eher auf Waren mit hohem Volumen oder hohen Beträgen konzentrieren. 
Dies knüpft auch an dass an, was Peter eben gesagt hat: Wenn Ihre Einkäufe richtig kategorisiert werden und Sie eine automatisierte Lösung haben – also eine Tax Engine –, dann können diese Posten tatsächlich richtig zugeordnet werden und Sie profitieren von einem effektiven Prozess. Dann müssen Sie auch keine Rücklagen für Bilanzierungszwecke bilden. Und Ihre Rechnungen müssen Sie auch nicht so oft nachbearbeiten. Es ergeben sich daraus einfach eine Menge Vorteile. 
Obwohl der Weg der Prozessoptimierung vielleicht komplex und umfangreich erscheint, kann man ihn doch in einzelne Etappen untergliedern. Man kann etwa bei der Anwendung der Steuersätze Verbesserungen vornehmen. Man kann andere Regeln für die Kategorisierung der Daten aufstellen. Dabei sollte man wie gesagt den Fokus auf Transaktionen mit hohen Beträgen und hohem Volumen richten. Anschließend kann man diese einzelnen Etappen zu einem einheitlichen Prozess zusammenführen. Ich weiß, dass wir in diesem Podcast auch noch andere Aspekte ansprechen werden, aber was ich eben beschrieben habe, ist schon einmal ein guter Ansatzpunkt.
MS. SCHWABENBAUER: Danke, Peter. Die Steuern sind tatsächlich für alle Bereiche relevant. Und das gilt besonders für den Beschaffungsprozess. Alle Unternehmen auf der Welt kaufen global ein. Das bedeutet Komplexität. Sie alle müssen sich um irgendeine Art von indirekter Steuer kümmern, egal, wie ihre Prozesse aussehen. Vielleicht haben sie nicht unsere US-amerikanische „Sales Tax“, doch es gibt immer eine Art von Verbrauchssteuer auf der Lieferantenseite. Das ist also für alle relevant. 
Und das war's auch schon für die heutige Folge. Ich möchte mich bei meinen Gästen Mike und Peter bedanken, dass sie hier waren. Und danke wie immer auch an unsere Zuhörer. Schalten Sie in der nächsten Folge ein, wenn wir über die Unterschiede in den Bereichen Steuern und Beschaffung in den USA und weltweit reden. 
(ENDE DER AUFZEICHNUNG)

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

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