Vertex Tax Technology for Procurement

Steuervorschriften für den Procure-to-Pay-Prozess im Vergleich: USA und global

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 2: Zusammenfassung

Umsatzsteuer. Verbrauchsteuer. Mehrwertsteuer. In der zweiten Folge der Reihe „Tax Today“ spricht Kristin Schwabenbauer von Vertex Inc. mit Mike Bernard und Peter Boerhof vom Chief Taxation Office von Vertex über die Verfahren, die US-amerikanische und europäische Unternehmen zur Abwicklung von Steuervorgängen innerhalb ihrer Procure-to-Pay-Systeme einsetzen. Unternehmen merken sehr schnell, dass zwischen Umsatz- und Verbrauchsteuer wesentliche Unterschiede bestehen. Die manuelle Abwicklung der verschiedenen Besteuerungsverfahren, Bearbeitung von Rechnungen und Verwaltung von Steuerbefreiungen und unversteuerten Waren ist eine komplizierte und fehleranfällige Angelegenheit.

In der knapp 20-minütigen Folge befasst sich das Expertentrio mit der Automatisierung der Rechnungsabwicklung, der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung sowie der berührungslosen Steuerabwicklung, damit Sie bei zukünftigen Geschäftsentscheidungen mit allen notwendigen Informationen gewappnet sind.

MS. SCHWABENBAUER: Hallo, ich bin Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Reihe von Vertex. In der heutigen Folge geht es um Unterschiede zwischen Steuer- und Beschaffungsvorgängen im Vergleich zwischen den USA und anderen Ländern. Meine Gäste sind Mike Bernard und Peter Boerhof vom Chief Taxation Office bei Vertex.  Vielen Dank, dass Sie wieder mit dabei sind. 
MR. BOERHOF:  Danke Ihnen, Kristin. Ich freue mich, heute mit dabei zu sein. 
MR. BERNARD:  Danke, Kristin. 
MS. SCHWABENBAUER:  In der letzten Folge haben wir also über einige der Hauptgründe dafür gesprochen, dass indirekte Besteuerung und Beschaffung so ein wichtiges Thema ist, mit dem sich die Leute unbedingt auseinandersetzen müssen. Heute wollen wir einen Schritt weitergehen und über die grundsätzlichen Unterschiede zwischen Gebrauchs- und Umsatzsteuer sprechen. Mike, vielleicht könnten Sie uns diese Thematik kurz aus der US-amerikanischen Perspektive erläutern? 
MR. BERNARD:  Klar, gerne. Ich glaube, es gibt mehrere Unterschiede zwischen dem US-amerikanischen System und der Umsatzsteuer, wie sie in anderen Ländern erhoben wird. Hier möchte ich mich auf drei Punkte konzentrieren. Erstens ist der Grad der Ausdifferenzierung zwischen verschiedenen Steuerbehörden im US-amerikanischen System sehr viel komplexer. So erheben sowohl der Bundesstaat als auch der Landkreis und die Kommune je eigene Steuern; teilweise gibt es sogar eine örtliche Gebrauchssteuer. Umsatzsteuer wird hingegen in der Regel auf staatlicher Ebene erhoben. 
Zweitens gelten im US-amerikanischen System zahlreiche Steuerbefreiungen oder unterschiedliche Steuersätze je nach Verwendungszweck der gelieferten Ware. Wenn Sie also etwas zur Weiterverarbeitung kaufen und nicht als Endverbraucher, sind Sie dafür nicht steuerpflichtig. Das macht natürlich einen großen Unterschied. Drittens spielt auch der Status des Käufers eine Rolle. Wenn es sich also um eine Organisation handelt, die von der Steuerpflicht befreit ist, wie z. B. eine Schule oder eine gemeinnützige Organisation, dann wird möglicherweise ebenfalls keine Steuer fällig. Wichtig ist das alles vor allem deshalb, weil sich die Steuerprüfer zumindest auf bundesstaatlicher Ebene mit als erstes die Freistellungen anschauen, die Sie in der Steuererklärung angeben – gar nicht unbedingt die Steuern, die Sie für steuerpflichtige Posten eingezogen haben. 
MR. BOERHOF:  Ja, das sehe ich in der Tat sehr ähnlich, Mike. In Bezug auf die Ausdifferenzierung gilt zumeist für jedes Land eine einheitliche Regelung, wobei es ein paar Ausnahmen gibt – so gelten z. B. in Griechenland und Spanien eigene Steuersätze für die Inseln. Aber insgesamt ist es längst nicht so stark ausdifferenziert wie in den USA. Wir haben ebenfalls ein paar Ausnahmeregelungen für steuerfreie Transaktionen, diese gelten jedoch hauptsächlich für Lieferungen an überstaatliche Organisationen wie die Nato. Der eigentliche Unterschied zwischen der Umsatzbesteuerung und dem US-amerikanischen System liegt meiner Ansicht nach im Vorsteuerabzug. Bei B2B-Transaktionen stellt der Verkäufer in der Regel Umsatzsteuer in Rechnung, die der Käufer dann im Wege des Vorsteuerabzugs verrechnen kann. Die Kosten trägt der Endverbraucher, für den keine Vorsteuerabzugsberechtigung gilt. Genau darin liegt die Krux der Umsatzbesteuerung. 
MS. SCHWABENBAUER:  Interessant. Sie haben das sehr verständlich erläutert. Ich möchte hier kurz nachhaken bzw. ein wenig in eine andere Richtung steuern. Bezüglich der Form, in der die Rechnung ausgestellt wird, inwiefern wirkt sich das aus – es gibt ja den Unterschied zwischen Papier und digital, und ich weiß, dass die Automatisierung in vollem Gang ist.  Wie sehen Sie das, Mike – ergeben sich daraus Herausforderungen bzw. Chancen für uns?
MR. BERNARD: Ich glaube schon. Das Entscheidende ist, dass die Rechnung mit einem dazugehörigen Kaufauftrag verknüpft werden kann. Das ist also eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Und wenn sie im System des Käufers eingepflegt wird, dann wird daraus im Grunde eine digitale Rechnung, und es stehen Tools zur Verfügung, die diese Rechnung sozusagen überprüfen, mit dem Kaufauftrag verknüpfen und dann entsprechend bezahlen – oder eben nicht bezahlen – können. Wenn sie in Papierform eingeht, gibt es heute Systeme, die sie digital einlesen können. Sie müssen aber dennoch von Menschen geprüft werden. Insofern macht es für die zügige Verarbeitung eben doch einen Unterschied, in welcher Form sie eingehen. Letztlich gehen die Bestrebungen jedoch zunehmend in Richtung einer digitalen Überprüfung. Peter, mich würde interessieren, wie Sie das sehen bzw. welche Erfahrungen Sie gemacht haben. 
MR. BOERHOF:  Ja, mir geht es ganz ähnlich. Den Hauptvorteil beim Umstieg auf die digitale Rechnungsstellung sehe ich in der Effizienz. Und die Steuer stellt nach wie vor einen Engpass in diesem Gesamtprozess dar. Sowohl bei Papier- als auch bei digitalen Rechnungen ist häufig noch eine manuelle Zuordnung von Steuercodes im ERP-System erforderlich, damit eine korrekte Verarbeitung möglich wird. Tatsächlich ist der Unterschied in vielen Fällen gar nicht so groß, denn Rechnungen in Papierform werden häufig gescannt und mit OCR-Software verarbeitet. 
Und egal, ob es sich um eine digitale Rechnung oder eine Rechnung in Papierform handelt – der Sachbearbeiter sieht auf dem Bildschirm so oder so eine gescannte bzw. gerenderte Version dieser Rechnung. Ich habe auch schon erlebt, dass Unternehmen ein System implementieren wollten bzw. es versucht haben, in dem die Angaben im Kaufauftrag für die Zuordnung der Steuercodes maßgeblich waren. Das hat ebenfalls seine Tücken, denn ein Anbieter kann ja beschließen, vom Kaufauftrag abzuweichen. Ich meine jetzt nicht in Bezug auf Produkte oder Liefertermine, sondern er kann beispielsweise beschließen, ein bestimmtes Produkt nicht von einer lokalen Lagerstelle zu liefern, sondern von einem Lager im Ausland, und dann sieht die Rechnung nämlich ganz anders aus. 
MS. SCHWABENBAUER: Ja, das macht die Sache wirklich schwierig. Was Sie beide sagen, leuchtet mir absolut ein. Beschaffungsexperten bemühen sich, Vorgänge zu automatisieren, Best Practices einzuführen und Effizienzgewinne zu erzielen, und dabei erweist sich die Steuer eben als Engpass. Abgesehen davon, dass dadurch alles zum Stocken kommt und die Kreditorenbuchhaltung diese Rechnungen immer noch manuell verarbeitet, ist nicht einmal gesichert, dass die Steuer tatsächlich korrekt berechnet bzw. korrekt in Rechnung gestellt wird, und davon hängt eben alles ab. 
Teilweise bin ich mir nicht einmal sicher, ob die Betroffenen sich überhaupt Gedanken um die Steuern machen oder ob sie einfach davon ausgehen, dass der Lieferant schon die korrekten Beträge berechnet. In diesem Punkt herrscht nach wie vor Verwirrung und es gibt noch viel Lernbedarf – hier muss das Steuerthema wirklich ins Rampenlicht gerückt werden. Wie ist es, Mike, beobachten Sie diesbezüglich bestimmte Trends? Ich habe schon den Eindruck, dass es welche gibt, mich würde jedoch interessieren, wie Sie die weitere Entwicklung sehen. 
MR. BERNARD: Also, ganz am Anfang stand der Gedanke, Steuer auf Kreditorenrechnungen aufzuschlagen. Wenn man etwa fünfzehn Jahre zurückdenkt, haben zumindest in den USA viele globale Unternehmen diese Funktion sehr überstürzt in Servicezentren ausgelagert. Und die Rechnungen wurden dann in Wirklichkeit von diesen externen Drittanbietern bezahlt. Sie müssen möglicherweise Steuer berechnen, möglicherweise auch nicht, aber die Rechnung wird jedenfalls bezahlt. Die Unternehmen haben diese Funktionen deshalb ausgelagert, weil sie der Meinung waren, dass die eigenen Mitarbeiter lieber Tätigkeiten mit höherem Wertschöpfungspotenzial ausüben sollten. Das führte dann dazu, dass viele Unternehmen das Management-Berichtswesen und teilweise sogar die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung auslagerten. Diese Funktionen waren in den Unternehmen also nicht mehr vorhanden, und bei den Zahlungsdienstleistern gab es teilweise starke Fluktuationen, wodurch sich die Erhebung der erforderlichen Daten für Steuerprüfungen schwierig gestaltete. Außerdem kam es dadurch zu gewissen Kompetenzverlusten.  
Deswegen wurden viele dieser Funktionen letztlich doch wieder ins Unternehmen zurückgeholt. Und zwar begünstigt zum großen Teil dadurch, dass jetzt viel leistungsstärkere Tools und Automatisierungslösungen verfügbar waren als noch zehn Jahre zuvor und sich entsprechend auch die Anwendererfahrung verbesserte. Die Unternehmen haben aus der Erfahrung mit dem Auslagern von Funktionen viel gelernt, aber durchaus auch davon profitiert, dass sie sie wieder zurückgeholt haben. Peter, Sie haben wahrscheinlich ähnliche Beobachtungen gemacht. Vielleicht waren die Unterschiede nicht ganz so drastisch. Aber ich nehme an, dass Sie in Europa durchaus ähnliche Dinge erlebt haben. 
MR. BOERHOF: Ja, auf jeden Fall, Mike. Wir hinken bei dieser Entwicklung zwar quasi ein wenig hinterher, aber mein Eindruck ist, dass die Entwicklung immer sozusagen stoßweise verläuft. Die Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltung und anderer Finanzfunktionen in Shared Service Centern ist seit einigen Jahren auch hier in Europa und der EU durchaus üblich. Und dass der Trend zur Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung hingeht, dient nicht zuletzt der Beilegung arbeitsrechtlicher Streitigkeiten. 
So ist es durchaus nicht unrealistisch, dass die Kreditorenbuchhaltung etwa nach Indien ausgelagert wird. Daraus ergibt sich dann die Schwierigkeit, dass diese betriebliche Funktion von den täglichen Geschäftsaktivitäten ebenso abgekoppelt ist wie vom hierzulande geltenden Umsatzsteuerrecht. Die externen Sachbearbeiter wissen dann nicht unbedingt Bescheid darüber, wie bzw. zu welchen Zwecken die gelieferten Waren im Unternehmen verwendet oder weiterverarbeitet werden. Oder auch darüber, welche konkreten Vorgaben für die Rechnungsstellung und welche Steuersätze jeweils gelten. 
MS. SCHWABENBAUER:  Das leuchtet mir total ein. Das kann ja überhaupt nicht funktionieren. Wenn man diese Funktionen auslagert, verliert man komplett die Kontrolle darüber. Wie lässt sich dann eine korrekte Abwicklung gewährleisten? Wie bekommt das Unternehmen die erforderlichen Informationen zurück? Diese Argumentation leuchtet mir total ein, und ich glaube, dass sie sich auch in bestimmten Trends niederschlägt, die wir derzeit beobachten – nämlich ein Wachstum bzw. eine Expansion bei den führenden Anbietern von Beschaffungsleistungen, weil diese Funktionen zunehmend wieder in die Unternehmen eingegliedert werden. Mein Mantra lautet ja seit jeher: Steuern wirken sich auf sämtliche Aspekte des Beschaffungsprozesses aus. Fast alle Unternehmen kaufen global ein – für mittelständische und große Unternehmen gilt das auf jeden Fall, und dann sind sie halt mit diesen Herausforderungen konfrontiert. Wenn Unternehmen sich dann mit Umsatzsteuer bei Kundentransaktionen und Gebrauchssteuer bei Transaktionen mit Anbietern in den USA auseinandersetzen müssen, wird es noch komplizierter. Und jedes Unternehmen muss Waren einkaufen – egal, ob die Umsätze steuerpflichtig sind oder nicht, also leuchtet mir das total ein. 
Worauf ich hinauswill, ist, dass die automatische Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung nicht ohne automatische Steuerabwicklung möglich ist. Das muss wirklich beides Hand in Hand gehen. Und mein Eindruck ist, dass sich diese Erkenntnis allmählich durchzusetzen beginnt. Mike, damit sind wir bei der letzten Frage angelangt: Inwieweit entsteht daraus der Wunsch, die automatische Steuerabwicklung weiter voranzutreiben? 
MR. BERNARD: Der Wunsch entsteht auf jeden Fall. Wir erleben das bei unseren Kunden – so hatten wir z. B. einen Kunden, der letztes Jahr eine unserer Auszeichnungen für technologische Errungenschaften gewonnen hat. Und zwar ging es hier um die automatische Abwicklung der Besteuerung von Lizenzgebühren, die an verschiedenen Standorten in den USA und weltweit bereitgestellt wird, weil nämlich an vielen Standorten beim Kauf von Software keine Gebrauchssteuer fällig ist. Unter Umständen unterliegt er auch bestimmten Umsatzsteuervorschriften. 
Ich rechne damit, dass sich derartige Neuerungen vor allem in der Beschaffung immer mehr durchsetzen. Das Gleiche gilt meiner Meinung nach für die Kreditorenbuchhaltung, denn die Begleichung von Rechnungen muss schon aufgrund des hohen Volumens automatisiert werden und aufgrund dessen, was Peter vorhin angesprochen hat, dass diese Prozesse nämlich teilweise immer noch manuell abgewickelt werden. In unserem ersten Webcast haben wir bereits das Thema Governance angesprochen, und insofern besteht hier die Erwartung einer Zusammenarbeit zwischen Rechnungswesen, Beschaffung und Steuerabteilung. Diese Zusammenarbeit darf sich nicht auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen und die Begleichung von Rechnungen beschränken, sondern muss darüber hinaus von dem Bewusstsein getragen sein, dass die Steuer einen Kernbestandteil dieses gesamten Prozesses bildet – und dass seitens der Geschäftsführung bzw. des Vorstands die Erwartung besteht, dass diese Vorgänge korrekt abgewickelt werden. Insofern ist eine Zusammenarbeit zwischen diesen betrieblichen Funktionen zwingend erforderlich. Und das ist echt ein starkes Argument zugunsten einer automatischen Tax Engine zur effizienten Verarbeitungen dieser Transaktionen. Peter, Sie haben in Ihrem Bereich wahrscheinlich noch andere Dinge erlebt. 
MR. BOERHOF: Na ja, gar nicht unbedingt andere Dinge, Mike. Eigentlich habe ich ganz ähnliche Erfahrungen gemacht wie Sie. Die Verpflichtung, alle Vorgänge auf Anhieb korrekt abzuwickeln, zählt zu den Dingen, die auch in der EU und Europa ebenso wie in LATAM und APAC immer wichtiger werden. Ein entscheidender Aspekt ist dabei, sagen wir mal, die Datenintensität Ihrer Kommunikation mit den Steuerbehörden etwa bei der Umsatzsteuermeldung in Echtzeit. Und in der Kreditorenbuchhaltung sehe ich die manuelle Zuordnung von Steuercodes als ein Haupthindernis für eine komplett automatische Abwicklung. Auch für viele Führungskräfte mit Verantwortung für die Umsatzsteuerabwicklung zählt sie zu den größten Frustfaktoren. Ich bin also definitiv der Meinung, dass Unternehmen, die diesen Weg gehen wollen bzw. aufgrund von Meldepflichten dazu gezwungen sind, um die Automatisierung der Steuerabwicklung nicht herumkommen. In dieser Hinsicht scheinen wir uns also einig zu sein. 
MR. BERNARD: Glaube ich auch. 
MS. SCHWABENBAUER:  Ja, das leuchtet mir auf jeden Fall ein. Im Wesentlichen lautet die Parole also: Schluss mit den Spickzetteln, Schluss damit, die Kollegen aus der Steuerabteilung jedes Mal um Hilfe bitten zu müssen, Schluss mit der manuellen Zuordnung von Steuercodes. Stattdessen sollten diese Vorgänge weitestmöglich automatisiert werden, damit man der Steuerabteilung die Verantwortung für die Steuerabwicklung überlassen kann. Automatisierung ist hier wirklich der Knackpunkt. 
Statt diese Probleme den Sachbearbeitern in der Kreditorenbuchhaltung aufzubürden, sollen die Steuerexperten die eigentlichen Entscheidungen treffen und die Kontrolle über die Abläufe behalten, so wie es vor 20–25 bei der Abwicklung der Gebrauchssteuer für US-Unternehmen üblich war.  Kein Unternehmen hätte diese Entscheidungen den Vertriebsmitarbeitern überlassen, stimmt's? Dafür sind die Kollegen aus der Steuerabteilung zuständig. Und damit das funktionieren kann, führt kein Weg an der Automatisierung vorbei. Und das war's auch schon für heute. Ich möchte mich bei Mike und Peter für ihre Mitwirkung bedanken. Und natürlich wie immer vielen Dank an unsere Zuhörer. Seien Sie auch bei unserer nächsten Folge dabei, wenn wir mit Tiffany O’Neil über indirekte Steuern und das Beschaffungswesen sowie Chancen und Herausforderungen auf dem US-amerikanischen Markt sprechen.  
 

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

Why Add a Tax Engine for Procurement

Integrate a tax engine to improve tax accuracy and streamline procurement processes.

WATCH VIDEO
Business person using digital dashboard