Ausrichtung von Steuerwesen und Beschaffung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Vertex Inc. Procurement Podcast for Businesses

Folge 6: Zusammenfassung

Allzu viele Unternehmen erleiden finanzielle Verluste durch Überzahlung von Steuern. Zur Vermeidung derartiger Überzahlungen empfiehlt sich die Integration einer Steuertechnologie in den Procure-to-Pay-Prozess. In Folge 6 der Podcast-Reihe spricht Mike Guelker, Managing Director bei Ernst & Young, mit Kristin Schwabenbauer von Vertex über Best Practices bei der Implementierung von Steuertechnologie, Tipps für die Erstellung eines überzeugenden Business Case und über die Risiken einer mangelnden Abstimmung zwischen Steuerabteilung und Beschaffungswesen.

MS. SCHWABENBAUER: Hallo. Mein Name ist Kristin Schwabenbauer. Willkommen bei Tax Today, einer Podcast-Serie von Vertex. 
In der heutigen Folge erkunden wir gemeinsam mit Mike Guelker, wie Sie Ihre geschäftlichen und indirekten Steuern in Einklang bringen können, um reibungslose Beschaffungsprozesse zu gewährleisten. 
Mike ist Managing Director bei Ernst and Young. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Automatisierung der Berechnung direkter und indirekter Steuern und hat im Laufe seiner Karriere Kunden aus einer Vielzahl von Branchen beraten. 
Zuvor war Mike als Director of Tax bei Vertex und als Principal in der Technologieabteilung von PricewaterhouseCoopers tätig.
Mike, danke, dass Sie heute bei uns zu Gast sind. 
MR. GUELKER: Okay. Kristin, ich freue mich, hier zu sein. Danke für die Einladung. 
MS. SCHWABENBAUER: Super. Legen wir gleich los. Ich freue mich auf unser Gespräch, da Sie jede Menge Erfahrung damit haben, in den unterschiedlichen Phasen der Steuerautomatisierung mit Kunden zusammenzuarbeiten, und ein Experte auf dem Gebiet indirekter Steuern im Rahmen von Beschaffungsprozessen sind. 
Erzählen Sie mir etwas über diese Themen. Ich möchte, dass unsere Zuhörer verstehen, wie Sie gemeinsam mit Ihren Kunden Business Cases für diese Art von Projekt ausarbeiten. 
MR. GUELKER:  Alles klar. Danke, Kristin. 
Ich halte das Ausarbeiten eines Business Case bei der Zusammenarbeit mit Kunden für äußerst wichtig. Viele Kunden, die zu uns kommen, stehen vor Herausforderungen, was die Beschaffung betrifft. Sei es, weil Lieferanten falsche Steuersätze in Rechnung stellen oder weil Käufer nicht die richtigen Beträge zahlen. Und viele unsere Kunden überprüfen diese Punkte erst im Nachhinein, sodass sie häufig nachträgliche Erstattungen anfordern müssen, wobei es natürlich erst einmal gilt, mühselig die entsprechenden Beträge zu ermitteln. Wer zu hohe Gebrauchssteuerbeträge zahlt, muss einen Antrag an den Staat stellen, um sein Geld zurückzubekommen. Das ist ein wirklich mühsamer Prozess. 
Deshalb hat sich für uns herausgestellt, dass es wichtig ist, mit Kunden im Vorfeld einen geeignete Business Case auf die Beine zu stellen. Wir helfen ihnen zu bestimmen, ob und wann sie zu viel gezahlt haben. Wenn sie in der Vergangenheit jemals entsprechende nachträgliche Überprüfungen durchgeführt haben, nutzen wir das als Argument, um ihnen zu verdeutlichen, dass sich auf diese Weise Geld sparen lässt. Sie können übermäßig hohe Steuern vermeiden. Abgesehen von dem allgemein bekannten Zeitwert des Geldes darf man nicht vergessen, dass Zinsen und Geldstrafen anfallen können und dass es sehr aufwändig sein kann, Geld vom Staat zurückzufordern. 
Die Idee, dass ein Unternehmen es vermeiden kann, unnötig Geld aus dem Fenster zu werfen, und Schritte unternehmen kann, um verlorenes Geld zurückzuerlangen, ist also eine gute Grundlage für die Entwicklung eines Business Case. Es geht darum, Vertex in das bestehende Beschaffungssystem zu integrieren, um von Lieferanten erhobene Steuern zu überprüfen. Wenn der Lieferant selbst keine Steuern ausweist, können wir die entsprechenden bei Käufen anfallenden Beträge ordnungsgemäß ermitteln. Man muss das Ganze wirklich proaktiv angehen, um nicht im Nachhinein eine Menge Zeit und Geld dafür aufzuwenden, bereits gezahlte Steuerbeträge nachträglich zu überprüfen und bei der Steuerbehörde einen Antrag auf Erstattung zu stellen. 
In unserer Erfahrung hat es sich bewährt, diesen Business Case im Vorfeld zu definieren und die Systeme von Vertex anschließend im Rahmen der jeweiligen Beschaffungsprojekte in die entsprechenden Kreditorenbuchhaltungssysteme zu integrieren. 
MS. SCHWABENBAUER: Okay. Ja, ich weiß, wovon Sie sprechen. Sie wissen sicherlich, dass bereits viele andere Gäste im Podcast über dieses Thema gesprochen haben. 
Allerdings ist das Konzept nachträglicher Überprüfungen mir noch nicht untergekommen. Vielleicht könnten wir damit beginnen. Aber aus steuerlicher Sicht profitiert man, sofern ich richtig verstehe, durch die Integrierung einer Steuerlösung in eine Beschaffungsplattform von steuerrelevanten KPIs und von der Gewissheit, dass man alles richtig macht und nicht etwa Geld an den Staat oder Kunden verliert, das sich nur schwer zurückerlangen lässt. Denn das will nun mal niemand. 
Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Art von Projekten gemacht? Werden Steueraufgaben eher isoliert erledigt? Gibt es eigenständige Lösungen? Oder stellen Sie eher fest, dass Steuer- und Beschaffungsprozesse miteinander in Verbindung gebracht werden? 
MR. GUELKER: In unserer Erfahrung besteht die bewährte Methode definitiv darin, Steuer- und Beschaffungsprozesse miteinander in Einklang zu bringen. 
Leider sind uns einige Fälle begegnet, in denen die Steuerabteilung versucht hat, die Dinge alleine anzugehen, und es keinerlei Integration mit Steuerprozessen gab. Im Vergleich ist man wesentlich erfolgreicher, wenn man beide Bereiche miteinander in Einklang bringt. 
Die Beschaffungsabteilung steht Tag für Tag mit Anbietern und Lieferanten in Kontakt. Wenn keine Vertex-Lösungen in die Beschaffungs- oder auch die Kreditorenbuchhaltungssysteme integriert sind, ist es meistens so, dass Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung steuerliche Entscheidung treffen. Diese Aufgabe wollen wir ihnen abnehmen und sie durch die Integrierung von Vertex-Lösungen in die Kreditorenbuchhaltungssysteme automatisieren. Zu diesem Zweck müssen Steuerabteilung und Kreditorenbuchhaltung zusammenarbeiten. 
Die erfolgreichsten Projekte sind diejenigen, bei denen genau dieser Business Case entwickelt wird. Die Steuerabteilung verfügt über die notwendigen Informationen und vielleicht wurde eine nachträgliche Überprüfung durchgeführt. Die Mitarbeiter wissen, in welchen Fällen zu hohe Steuern gezahlt oder zu niedrige Rückstellungen verbucht wurden. 
Die Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung sind hingegen für den täglichen Geschäftsbetrieb verantwortlich. Sie sind diejenigen, die im Alltag mit den Lieferanten zusammenarbeiten, wenn es ein Problem mit der auf einer Rechnung angegebenen Steuer gibt. 
Als Best Practice hat sich also wirklich die Zusammenarbeit zwischen Steuer- und Beschaffungsteams erwiesen: nicht nur, was die Ausarbeitung des Business Case betrifft, sondern auch bei der Integrierung von Vertex-Lösungen mit Kreditorenbuchhaltungs- und Beschaffungssystemen. Es geht darum, über den gesamten Projektlebenszyklus zusammenzuarbeiten. 
Leider haben wir in einige sehr schlechte Erfahrungen gemacht, da dieses Vorgehen nicht immer befolgt wird. Wenn die einzelnen Prozesse isoliert voneinander erledigt werden, ist das alles andere als ideal. 
MS. SCHWABENBAUER: Ja. Mir wurden bereits mehrere solche Erfahrungen geschildert und es ist definitiv nicht ideal, besonders wenn bedenkt, dass steuerliche Verpflichtungen allgegenwärtig sind. Ganz besonders im Beschaffungsbereich. Ich möchte jedoch kurz auf einen Punkt eingehen, den Sie ebenfalls erwähnt haben, nämlich dass es die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sind, die Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern pflegen, und dass steuerliche Aspekte hinter den Kulissen eine wichtige Rolle dabei spielen, einen geregelten Ablauf der Prozesse zu gewährleisten, die diesen Beziehungen zugrunde liegen. 
Wenn es jedoch an Zusammenarbeit fehlt oder steuerliche Aspekte im Rahmen der Umstrukturierung von Beschaffungsprozessen zu spät berücksichtigt werden bzw. nicht rechtzeitig in ERP-Lösungen oder branchenführende Systeme wie Ariba oder Coupa implementiert werden, kommt es zu Problemen. 
Dann fällt dem Team erst gegen Ende des Implementierungsprozesses ein, dass ja auch noch Steuern ermittelt werden müssen. Mist. Schon hat man den Salat. Eigentlich muss man diese Aspekte bereits früh in der Planungsphase beachten, um genau zu wissen, was man eigentlich kauft. Man muss beispielsweise wissen, zu welchem Zweck und in welchen Bereichen eine Lösung verwendet werden soll. 
Ich kann mir vorstellen, dass es frustrierend ist, an Projekten zu arbeiten und am Ende das Gefühl zu haben, dass man den Stein nicht richtig ins Rollen gebracht hat. 
MR. GUELKER:  Richtig. Ja. Absolut. 
MS. SCHWABENBAUER:  Alles klar. 
Sie haben erwähnt, dass die Zusammenarbeit zwischen Steuer- und Beschaffungsabteilung sich bewährt hat. 
Gibt es weitere Best Practices, von denen Sie uns erzählen können? Haben Sie vielleicht einige praktische Tipps? 
MR. GUELKER: Ja. Eine der wichtigsten Best Practices besteht darin, steuerliche Aspekte so früh wie möglich in diese Projekte einzubeziehen. Je früher das der Fall ist, desto reibungsloser laufen Projekte ab. 
Leider gibt es in der Praxis hin und wieder Fälle, in denen Steuersysteme erst am Ende, quasi im Nachhinein implementiert werden. Unternehmen vergessen, wie wichtig Steuern sind. Diese Fragen könnten doch warten. 
In unserer Erfahrung hat sich jedoch gezeigt, dass, wenn man bis zum Schluss eines Projektes wartet, bereits in der Frühphase des Projektes bestimmte Entscheidungen getroffen werden, ohne die steuerlichen Implikationen zu berücksichtigen. Wir mussten häufig eingreifen und bereits getroffene Entscheidungen rückgängig machen. 
Je früher steuerliche Aspekte also in den Prozess eingebracht werden, desto besser. Wir helfen Kunden nicht nur bei der Einrichtung von Vertex-Steuerlösungen, sondern auch bei der Entwicklung ihrer Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungssysteme im Allgemeinen. 
Zurzeit arbeiten wir mit einem Kunden zusammen, der Vertex und Ariba implementieren möchte. Zum Glück waren Steuern von Anfang an ein Thema. So ist der Kunde in der Lage, im Rahmen der Einrichtung von Ariba überlegte Entscheidungen bezüglich des Systemdesigns, der Handhabung von Steuerausnahmen und des Berechnungszeitpunkts von Steuerbeträgen zu treffen. Der Kunde berücksichtigt all diese Punkte frühzeitig und schafft damit die Voraussetzungen für die Ausarbeitung einer Best Practice. 
Ein anderer wichtiger Punkt ist Governance. Es wird zunehmend darauf geachtet, steuerliche Aspekte in den Governance-Prozess einzubinden. Was passiert, wenn man Beschaffungskategorien hinzufügt? Man kauft unterschiedliche Waren oder arbeitet mit neuen Lieferanten zusammen. Steuerliche Aspekte müssen dabei unbedingt berücksichtigt werden, damit die betreffenden Produkte und Dienstleistungen ordnungsgemäß entsprechenden Vertex-Inhalten zugeordnet werden, damit keine Lücken entstehen, wenn sie letztendlich zum Einsatz kommen. Wir haben bereits eine Übersicht mit den jeweiligen Vertex-Kategorien zusammengestellt. 
Eine weitere wichtige Best Practice besteht also darin zu gewährleisten, dass Steuern im Rahmen des Governance-Prozesses berücksichtigt werden, wenn man neue Kategorien hinzufügt oder Verträge mit neuen Lieferanten schließt. Wenn man beispielsweise bestimmte Freistellungen festlegen möchte, ist es definitiv empfehlenswert, von Anfang an mit der Steuerabteilung zusammenzuarbeiten. 
MS. SCHWABENBAUER: Super, das macht Sinn. Ich habe Steuern bisher nicht wirklich als fortlaufenden Prozess betrachtet, der für Governance-Prozesse von Relevanz ist.
Ich glaube, COVID-19 hat uns allen vor Augen geführt, wie Lieferketten und viele andere Dinge wirklich funktionieren. 
Beschaffungsunternehmen oder -abteilungen ziehen möglicherweise neue Anbieter und damit neue Lieferketten in Betracht, etwa um Gesichtsmasken oder Reinigungsmittel zu kaufen. 
Es ist sicherlich empfehlenswert, die Steuerabteilung von Anfang an einzubeziehen und sicherzustellen, dass sie über sämtliche Entwicklungen Bescheid weiß – und das nicht nur während der Implementierungsphase. 
MR. GUELKER: Ja, ganz genau. Interessant, dass Sie die COVID-Situation ansprechen. 
Wir hatten tatsächlich einen Kunden, der auf einmal begann, persönliche Schutzausrüstung zu kaufen. Da waren einige Bundesstaaten von der Umsatzsteuer befreit. Angesichts der plötzlichen Zunahme an neuen Käufen mussten wir gewährleisten, dass alles den richtigen Vertex-Kategorien zugeordnet wurde. 
Vertex behält im Auge, in welchen Bundesstaaten es eine Freistellung von der Umsatzsteuer gibt oder eventuell niedrigere Tarife gelten. Um die einzigartigen steuerlichen Implikationen angesichts der Zunahme an Kauftransaktionen optimal mithilfe von Vertex navigieren zu können, war es entscheidend, diesen Aspekt von Anfang an einzukalkulieren. 
MS. SCHWABENBAUER:  Fantastisch. Das macht definitiv Sinn. 
In meinen Augen schützt man auf diese Weise das eigene Unternehmen, indem man Geld spart. In Bezug auf die Transformation von Beschaffungsprozessen ist immer wieder die Rede von KPIs, Best Practices und Effizienz, was vor allem an den hohen Beschaffunsmengen und der Anzahl an Rechnungen liegt, die Jahr für Jahr, Monat für Monat verarbeitet werden. 
Deshalb macht diese Herangehensweise in meinen Augen durchaus Sinn. 
Kommen wir zu einem anderen Thema. Über die USA hinaus habe ich den Eindruck, dass sich die Steuerlandschaft in den letzten Jahren weltweit verändert hat, was nicht zuletzt mit Entwicklungen im Beschaffungsbereich zusammenzuhängen scheint. 
Können Sie uns Ihre Erfahrungen in dieser Hinsicht schildern? 
MR. GUELKER: Gerne. In letzter Zeit haben wir auf internationalem Niveau eine Menge Veränderungen im Hinblick auf Umsatzsteuervorschriften beobachtet, ganz besonders in Indien. 
Hier wurde kürzlich das GST-System eingeführt. Darüber hinaus gelten in Indien neue Bestimmungen rund um elektronische Rechnungen. 
Aber es ist wichtig, dass die Steuerabteilung mit einbezogen wird, denn wir sehen, dass immer mehr Unternehmen Vertex statt ihrer eigenen ERP-Systeme nutzen möchten, um Umsatzsteuerbeträge zu ermitteln. 
Natürlich gibt es eine Reihe von Nuancen. Es wird immer gesagt, die Umsatzsteuer sei ein einfaches Thema. Aber bei der Implementierung unserer Lösungen stellen wir fest, dass das nicht stimmt. Infolge der Einführung des GST-Systems in Indien wird das Ganze immer komplexer, ganz zu schweigen von den Änderungen im Hinblick auf das Reverse-Charge-Verfahren und Freistellungsbestimmungen. 
Außerdem haben einige Länder eine Reihe von COVID-Hilfsmaßnahmen verabschiedet, darunter niedrigere Steuersätze und/oder bestimmte Freistellungen. Zum Glück konnte Vertex diese Veränderungen im Blick behalten und effektiv bewältigen. 
Auch hier ist es entscheidend, dass die Steuerabteilung beteiligt ist. Unternehmen können ihre Produkte und Dienstleistungen also ordnungsgemäß den entsprechenden Vertex-Inhalten zuordnen, da Ihr Team sich mit Veränderungen überall auf der Welt auseinandersetzt. 
Aber wir sehen jede Menge Aktivität innerhalb von Unternehmen. Vertex wird verwendet, um die weltweiten Umsatz- und Quellensteuersätze zu ermitteln und zu überprüfen. Das ist meiner Meinung nach ein Bereich, der immer komplexer wird, und immer mehr Unternehmen werden Vertex anstelle ihrer nativen ERP- oder Beschaffungssoftware nutzen, um Umsatzsteuerbeträge zu ermitteln und zu überprüfen. 
MS. SCHWABENBAUER: Ja. Da stimme ich Ihnen zu. Ich glaube auch, dass die Situation sich weiterentwickelt. Früher verfolgten die meisten Unternehmen einen sehr, sagen wir, SAP-orientierten Ansatz. Zum Beispiel wurden in Europa in der Regel native Lösung für Aufgaben in Zusammenhang mit der Umsatzsteuer verwendet, während man auf Drittanbieter-Systeme vertraute, um US-Steuern zu ermiteln. In diesem Bereich zeichnen sich klare Veränderungen ab. Und all die von Ihnen genannten Aspekte, insbesondere die elektronische Rechnungsstellung usw., spielen dabei eine Rolle. Veränderungen passieren heutzutage so viel schneller, was wiederum größere Herausforderungen mit sich bringt. 
Aus meiner Sicht ist es unvorstellbar, dass ein Unternehmen seine Beschaffungsaufgaben ohne eine Tax Engine erfolgreich erledigen kann. Es wäre eine enorme Herausforderung mit sehr hoher Fehleranfälligkeit. 
Das ist eine wirklich interessante Perspektive, sowohl was den Business Case als auch die Best Practices angeht, und ich finde es generell interessant, mehr über dieses global relevante Thema zu erfahren. 
Vielen Dank, Mike. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch genommen haben. 
MR. GUELKER:  Danke, Kristin. Vielen Dank für das Gespräch, es war mir eine Freude. 
MS. SCHWABENBAUER: Damit wären wir am Ende unserer heutigen Folge angelangt. Ich bedanke mich sowohl bei Mike als auch bei unseren Zuhörern. 
Schalten Sie auch für die nächste Folge wieder ein. Darin sehen wir uns an, welche finanziellen und steuerlichen Erwägungen es bei der Implementierung einer Steuerlösung in Ihr Beschaffungssystem zu beachten gilt. 

Über die Serie

Das Thema indirekte Steuern und Beschaffung bereitet Ihnen nach wie vor Kopfzerbrechen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. In „Tax Today“, einer Podcast-Reihe von Vertex, führt Moderatorin Kristin Schwabenbauer aufschlussreiche Gespräche mit Steuer-, IT- und Beschaffungsexperten, die aktiv an der Ausarbeitung der Vorschriften für Procure-to-Pay-Prozesse beteiligt sind. Wenn auch Sie zu einem Experten auf dem Gebiet der Steuern werden möchten, erwartet Sie jede Woche eine neue, informative Folge.

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