ViDA Compliance: Warum funktionsübergreifende Vorbereitung Ihr Wettbewerbsvorteil ist

Bei meiner Arbeit mit Unternehmen in ganz Europa, die sich auf die ViDA-Compliance vorbereiten, zeigt sich immer wieder ein Muster: Die Unternehmen, die dabei Erfolg haben, sind nicht diejenigen mit den größten Budgets oder fortschrittlichsten Systemen. Es sind diejenigen, in denen Steuer-, Finanz- und IT-Abteilungen miteinander kommunizieren. 

Die Initiative Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) transformiert die Compliance indirekter Steuern in ganz Europa. Ihr Ziel ist es, die EU-Umsatzsteuerlücke von 128 Milliarden Euro zu schließen und Steuersysteme durch Digitalisierung zu modernisieren. ViDA schreibt die e-Invoicing- und Berichterstattungs-Anforderungen nahezu in Echtzeit vor, um die Transparenz zu verbessern und Betrug zu reduzieren.  

Die Änderungen werden Auswirkungen auf alle Unternehmen haben, die innerhalb der EU Handel treiben, unabhängig von ihrem Standort. Unternehmen müssen sich auf kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs) vorbereiten, bei denen Rechnungen vor der Verarbeitung validiert werden und ihre Systeme an die Anforderungen der digitalen Berichterstattung anpassen.  

Aufgrund dieser Umstellung wird die Compliance von einer Routineanforderung zu einem Treiber operativer Veränderungen. Für viele Unternehmen hängt der Erfolg von einem kritischen Faktor ab: funktionsübergreifender Zusammenarbeit. 

Warum Zusammenarbeit für ViDA wichtig ist. 

Keine einzelne Funktion kann ViDA-Compliance allein liefern. e-Invoicing, kontinuierliche Transaktionskontrollen und Berichterstattung-Anforderungen sind alle von integrierten Systemen und zuverlässigen Stammdaten abhängig. Erfolgreich zu setzt die Zusammenarbeit von Steuern, Finanzen und IT voraus: 

• Die Steuerabteilung trägt regulatorische Expertise bei, kann aber ohne IT und Finanzen weder Systeme implementieren noch operative Abläufe steuern.
• Die Finanzabteilung ist für Prozesse und Daten zur Untermauerung der Compliance verantwortlich, benötigt aber die IT zu deren Automatisierung und Sicherung.
• Die IT-Abteilung bietet digitale Architektur, Skalierbarkeit und Sicherheit, benötigt aber Steuer-und Finanzinformationen, um Genauigkeit und Ausrichtung auf das Geschäft sicherzustellen. 

Denken Sie daran, was geschieht, wenn ein Unternehmen die e-Invoicing in ein ERP-System integriert. Die Steuerabteilung definiert die Regeln zur Validierung und Compliance-Anforderungen. Die Finanzabteilung stellt sicher, dass die Rechnungs-Workflows auf Zahlungszyklen und Cashflow-Management ausgerichtet sind. Die IT-Abteilung konfiguriert die Integration, richtet APIs für Echtzeitberichte ein und gewährleistet die Datensicherheit. Wenn auch nur ein Teil dieser Koordination fehlt, treten beim Go-Live Probleme auf.  

Ohne enge Abstimmung entstehen Geschäftsrisiken. Eine Rechnung, die nach den Regeln der kontinuierlichen Transaktionskontrolle abgelehnt wird, hat nicht nur steuerliche Auswirkungen, sie kann auch den Cashflow unterbrechen, den Beziehungen zu Lieferanten schaden und den Geschäftsbetrieb verlangsamen. 

Vorbereitet zu sein kann ein Wettbewerbsvorteil sein 

Mit der Einführung von Vorgaben und der Skalierung der Echtzeitberichterstattung können Unternehmen, die ViDA als Sprungbrett für die Digitalisierung nutzen, Vorteile erschließen, die über die Steuer-Compliance hinausgehen:  

• Weniger Fehler und Betrug durch Automatisierung und zuverlässige Datea Governance
• Kosteneinsparungen durch optimierte Workflows
• Verbesserte Beziehungen zu Kunden und Lieferanten durch schnellere und transparentere Transaktionsprozesse
• Verbesserte ESG-Berichterstattung und Prüfbarkeit aufgrund korrekter Echtzeitdaten
• Zukunftsfähige Compliance mit skalierbaren, anpassungsfähigen Systemen 

ViDA wird auch das Vertrauen zwischen Unternehmen und den EU-Steuerbehörden durch Echtzeitberichterstattung und harmonisierte Standards stärken. Diese Transparenz verringert Compliance-Reibungen, beschleunigt Umsatzsteuererstattungen und fördert einen reibungsloseren grenzüberschreitenden Handel. Für die EU verbessern standardisierte Daten die Politikgestaltung und die Nachhaltigkeitsberichterstattung und schaffen einen besser integrierten, widerstandsfähigen und digital fortgeschrittenen Binnenmarkt. 

Voranbringen von Agilität und Resilienz 

Die schrittweise Einführung von ViDA endet 2035 und die obligatorische e-Invoicing und digitale Berichterstattung für Transaktionen innerhalb der EU treten bis 2030 in Kraft. Einige Anforderungen treten bereits ab 2028 in Kraft. 

Unternehmen, die jetzt handeln, indem sie in die digitale Infrastruktur investieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern, bleiben nicht nur konform sondern verschaffen sich auch einen strategischen Vorteil. Eine gut implementierte e-Invoicing bietet messbare Vorteile: Schnellere Umsatzsteuererstattungen verbessern den Cashflow, weniger Ablehnungen von Rechnungsablehnungen verringern das operative Risiko und größeres Vertrauen der Lieferanten beschleunigt die Beschaffungszyklen. 

Vorreiter können noch stärker profitieren, wenn sie sich als bevorzugte Partner auf dem EU-Markt positionieren, wettbewerbsfähige Ausschreibungen durch Compliance-Bereitschaft gewinnen und neue Einnahmequellen durch reibungslosen grenzüberschreitenden Handel erschließen. 

Bereichsübergreifende Vorbereitung transformiert die Compliance von einer reaktiven Verpflichtung in einen proaktiven Treiber für Genauigkeit, Effizienz und Wachstum um. Das ist der Unterschied zwischen dem bloßen Erfüllen der heutigen Anforderungen und dem Erfolg in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft. 

Informieren Sie sich mit unserem herunterladbaren Zeitplan über die wichtigsten Termine für ViDA.