Frankreichs Vorgabe zum E-Invoicing 2026: Was Unternehmen wissen müssen

Die umfassende Reform des E-Invoicing und der E-Berichterstattung in Frankreich ist nun in der Endphase. Ab September 2026 müssen große und mittelgroße Unternehmen inländische B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen und melden. KMU und Kleinstunternehmen folgen im September 2027. Diese Änderungen stehen selbstverständlich im Einklang mit der EU-Initiative ViDA (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter), die darauf abzielt, die Umsatzsteuer-Compliance zu modernisieren, Betrug einzudämmen und die digitalen Praktiken zur Berichterstattung in den Mitgliedstaaten zu standardisieren.

Für Unternehmen, die in Frankreich Geschäfte tätigen, kennzeichnet dies einen strategischen Wandel bei der Verwaltung von Rechnungsstellung und Berichterstattung. Das aktualisierte Framework führt Echtzeit-Berichterstattung, standardisierte Rechnungsformate und einen zentralisierten Datenaustausch über zertifizierte Plattformen ein. Eine frühzeitige Vorbereitung auf diese Änderungen ist maßgeblich, um Störungen zu vermeiden und die Compliance zu gewährleisten. Es ist jedoch unerlässlich, zunächst die Art dieser Veränderungen zu verstehen.

Frankreichs Vorgabe zur E-Invoicing 2026: Geänderte Anforderungen

Gemäß der neuen Vorgabe müssen alle inländischen B2B- und B2G-Rechnungen über das öffentliche Rechnungsportal über genehmigte Plattformen ausgetauscht und gemeldet werden. Diese Plattformen sind von der französischen Steuerverwaltung zertifiziert und validieren, transformieren und übermitteln strukturierte Rechnungen. Den neuen Prozessen für E-Invoicing und E-Berichterstattung in Frankreich liegt das sogenannte „Y-Modell“, ein dezentralisiertes CTC-Austauschmodell, zugrunde. Es werden außerdem Ereignisse im Rechnungslebenszyklus und grenzüberschreitende Transaktionen gemeldet und mit dem zentralen Verzeichnis synchronisiert, um eine genaue Weiterleitung sicherzustellen.  

Zusätzlich zu den inländischen B2B- und B2G-Rechnungen müssen grenzüberschreitende und B2C-Transaktionen im Rahmen der französischen E-Reporting-Vorschriften an das öffentliche Rechnungsportal gemeldet werden.

Die akzeptierten Formate, d. h. UBL 2.1, CII und Factor-X, müssen der Norm EN 16931 entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ERP- und Abrechnungssysteme diese Formate generieren und in die genehmigte Plattform ihrer Wahl integriert werden können.

Der aktualisierte Zeitplan sieht wie folgt aus:

• S1 2025: Obligatorischer Empfang von E-Invoice für alle Unternehmen.
• September 2026: Obligatorische Ausstellung und Berichterstattung für große und mittelständische Unternehmen.
• September 2027: KMU und Kleinstunternehmen treten dem Mandat bei.

Mit den letzten Aktualisierungen wurden nützliche Vereinfachungen eingeführt: Befreiungen für Nicht-EU-Transaktionen, reduzierte B2C-Berichtserstattung-Anforderungen und Toleranzmaßnahmen für Unternehmen ohne SIREN-Registrierung. Auch wenn diese Anpassungen die Belastung verringern, mindern sie nicht die Dringlichkeit für Unternehmen, sich vorzubereiten.

Wenn keine elektronische Rechnung ausgestellt wird, obwohl es erforderlich ist, kann es zu einer Geldstrafe von 15 € pro Rechnung und bis zu 15.000 € pro Jahr kommen. Erste Verstöße können bei umgehender Korrektur ausgenommen werden.

Außerdem müssen alle E-Invoice den französischen gesetzlichen Anforderungen entsprechend mindestens zehn Jahre lang archiviert werden.

Was Unternehmen tun müssen

Für einen erfolgreichen Übergang zum E-Invoicing in Frankreich ist ein strategischer, unternehmensweiter Ansatz erforderlich. Gartner® Research: Develop a Global E-Invoicing Compliance Strategy empfiehlt eine regelmäßige Überprüfung der Compliance-Landschaft für E-Invoicing mindestens einmal pro Quartal. Sie sollte auf einem vorrangigen Framework potenzieller Szenarien beruhen, das eine Bewertung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von regulatorischen Änderungen in bestimmten Ländern berücksichtigt. Durch frühzeitiges Handeln und Zusammenarbeit können Unternehmen Unterbrechungen minimieren und sich für den langfristigen Erfolg unter den neuen Regeln positionieren.

Um diesen Übergang reibungslos zu navigieren, sollten Unternehmen:

• Frühzeitig eine genehmigte Plattform auswählen – Zertifizierte Plattformen sind unerlässlich für die Compliance. Eine frühzeitige Auswahl schafft Zeit für Tests und Integration.
• Aktuelle Landschaft bewerten – Rechnungsflüsse, ERP-Systeme und Anwendungsfälle zuordnen. Lücken in den Fähigkeiten bei Formatgenerierung und Integration identifizieren.
• Interessengruppen abstimmen – E-Invoicing betrifft Finanzen, Steuern, IT, Recht, Beschaffung und Vertrieb. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung.
• Stammdaten aktualisieren – Stellen Sie sicher, dass SIREN, SIRET, Routing-Codes und Suffixe korrekt sind, um Routing-Fehler zu vermeiden.
• Tests frühzeitig starten – Die Pilotphasen beginnen Anfang 2026. Frühe Testphasen tragen dazu dabei, Probleme zu identifizieren und zu lösen, bevor die Vorgabe in Kraft tritt.

Eine zuverlässige Compliance-Lösung ist unerlässlich, um den Anforderungen der französischen Vorgaben und der breiteren ViDA-Reformen zu entsprechen. Wenn sie mit zertifizierten Plattformen zusammenarbeiten, können Unternehmen Rechnungsaustausch und Berichterstattung ohne Reibungen sicherstellen. Lösungen, die sich problemlos in vorhandene ERP- und andere Quellsysteme integrieren lassen, tragen dazu bei, Unterbrechungen zu verringern und bestehende Investitionen zu maximieren. Plattformen, die Skalierbarkeit und Flexibilität bieten, sind besonders wertvoll, da sie sich sowohl an die Anforderungen multinationaler Unternehmen als auch an die von KMU anpassen lassen. Sicherheit und Zuverlässigkeit müssen unabdingbar sein. Mit verschlüsselter Datenspeicherung und hoher Verfügbarkeit bleiben Finanzdaten geschützt und zugänglich.  

Um diese Erfahrung zu unterstützen, stellt Vertex die erforderlichen Tools und das Know-how von der Implementierung bis zur kontinuierlichen Compliance bereit, bietet technische Problembehebung, System-Upgrades und proaktives Change Management. Auf diese Weise unterstützen wir Unternehmen dabei, regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus zu bleiben.

So kann Vertex helfen

Vertex e-Invoicing ist eine umfassende Compliance-Lösung, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung in verschiedenen Ländern zu unterstützen.  

Es bietet:

• Echtzeit-Berichterstattung und strukturierter Rechnungsaustausch über zertifizierte Plattformen.
• Integration mit ERP- und anderen Quellsystemen für einen nahtlosen Datenfluss.
• Unterstützung für mehrere Formate einschließlich UBL 2.1, CII und Factur-X.
• Sicherheit und Zuverlässigkeit mit verschlüsselter Datenspeicherung und hoher Verfügbarkeit.
• Regulatorische Anpassung an EU-weite Initiativen wie ViDA und nationale Mandate.

Der Countdown für die Einführung der E-Invoicing in Frankreich läuft. Wenn Sie noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt! Und wenn Sie einen Partner suchen, der Sie dabei unterstützt, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.