Entscheidende Vorbereitungen für die e-Invoicing-Compliance

Die e-Invoicing hat sich zu einer kritischen globalen Anforderung an die Steuer-Compliance entwickelt, basierend auf dem Bedarf an mehr Steuertransparenz und ermöglicht durch digitale Technologien. Es geht nicht mehr nur um die Umsatzsteuermeldung – es geht darum, den durchgängigen Compliance-Prozess auf die Vorgaben der e-Invoicing auszurichten, die Datenaustausch in Echtzeit und Systemintegration erfordern.

Die e-Invoicing kommt – was können Unternehmen zur Sicherstellung der globalen Steuer-Compliance tun?

Während sich ihre Wurzeln auf den elektronischen Datenaustausch (EDI) in den 1960er Jahren zurückverfolgen lassen, fand die erste umfangreiche Einführung der e-Invoicing in den frühen 2000er Jahren in Lateinamerika statt – mit Ländern wie Brasilien, Chile und Mexiko als Vorreiter bei der verbindlichen Umsetzung.  

Diese Länder haben die e-Invoicing nicht nur aus Effizienzgründen implementiert, sondern auch, um gegen die Steuerlücke anzugehen und die finanzielle Transparenz in Echtzeit zu erhöhen. Ihr Erfolg schuf die Voraussetzungen für den globalen Wandel, den wir heute erleben. Regierungen auf der ganzen Welt haben das Potenzial kontinuierlicher Transaktionskontrollen (CTC) zur Verbesserung von Steuergenauigkeit, Meldung und Einnahmen erkannt.

Was als regionale Bewegung begann, hat sich zu einer weltweiten Verlagerung entwickelt. Lateinamerika mag den Weg geebnet haben, aber mit mehr als 80 Ländern, die bereits über ein entsprechendes Mandat verfügen – und vielen weiteren, die sich darauf vorbereiten zu folgen – wird die e-Invoicing zu einer unverzichtbaren Voraussetzung.  

Globale Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, durch fragmentierte rechtliche Rahmenbedingungen und unterschiedliche technische Standards zu navigieren. Erfolg in diesem Umfeld erfordert mehr als nur Compliance – er setzt strategische Einsatzbereitschaft und operative Agilität voraus. Lassen Sie uns einige unumgängliche Fragen betrachten, die Unternehmen sich stellen müssen, um auf die nächste Ära der digitalen Compliance vorbereitet zu sein.

Welche regulatorischen Vorgaben und Gesetze für die e-Invoicing werden 2025 in Kraft treten?

Die weltweite Dynamik in Bezug auf die e-Invoicing zeigt keine Anzeichen von Verlangsamung. Während sich in Lateinamerika die Endphase der Einführung in den verbleibenden Rechtsgebieten fortsetzt, entwickeln sich die bestehenden Vorgaben zur e-Invoicing weiter und erweitern ihren Geltungsbereich. 2025 ist in Europa ein entscheidendes Jahr. In Deutschland wird der Empfang standardisierter, strukturierter e-Invoice vorgeschrieben – ein Schritt, der die Voraussetzungen für eine breitere Einführung in der gesamten Region schafft.

Polen, Belgien und Frankreich werden die e-Invoicing bis 2026 einführen. Unterdessen zielt der Vorschlag der Europäischen Kommission zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) darauf ab, ein vereinheitlichtes Framework für die grenzüberschreitende e-Invoicing innerhalb der Europäischen Union zu schaffen.

Die Einführung der e-Invoicing ist nicht auf diese Regionen beschränkt. Im Nahen Osten hat Saudi-Arabien schrittweise Vorgaben zur e-Invoicing eingeführt und wir sehen einen ähnlichen Trend in Ländern in Afrika und Asien. e-Invoicing ist in der Tat zu einem Hauptschwerpunkt im Bereich der globalen Steuer-Compliance geworden.

Für multinationale Unternehmen ist eine proaktive, global koordinierte Strategie erforderlich, um mit diesen aufkommenden Anforderungen Schritt zu halten. Es geht nicht nur darum, sich auf die Vorschriften eines Landes vorzubereiten – es geht darum, skalierbare, anpassungsfähige Prozesse zu entwickeln, die richtige Lösung auszuwählen und die Abläufe der e-Invoicing-Compliance des Unternehmens zu verbessern, damit sie sich neben der Implementierung der weltweiten Anforderungen weiterentwickeln.

Welchen Einfluss hat die e-Invoicing auf grenzüberschreitende Transaktionen und Umsatzsteuermeldung?

Grenzüberschreitender Handel bringt eine zusätzliche Ebene der Komplexität mit sich, wenn es um die e-Invoicing-Compliance geht. Diskrepanzen zwischen den Anforderungen der Länder an die e-Invoicing – oder deren Fehlen – können zu Dateninkompatibilität, Fehlern in Meldungen und Compliance-Risiken führen.

Nehmen Sie als Beispiel ein Unternehmens, das in einem Land ansässig ist, in dem die e-Invoicing vorgeschrieben ist: Dieses Unternehmen kann eine e-Invoice an einen Kunden ausstellen, der in einem Land ansässig ist, in dem die e-Invoicing nicht vorgeschrieben ist. Infolgedessen ist der Kunde möglicherweise noch nicht in der Lage, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Fehlanpassung kann zu Verzögerungen bei der Verarbeitung, Abstimmungsproblemen und zu Ungenauigkeiten bei der Umsatzsteuermeldung führen.

ViDA ist jetzt live. Das ist ein Schritt nach vorne, um diese Probleme innerhalb der EU zu mindern, aber weltweit bleibt die fehlende Standardisierung eine große Herausforderung. Um dagegen anzugehen, benötigen Unternehmen eine zuverlässige Technologieinfrastruktur, eine starke Strategie für das Steuerdatenmanagement und klar definierte Prozesse zum Bearbeiten von unterschiedlichen Formaten oder Schemata, Konnektivität-Protokolle und Validierungs-Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen.

Was sind die Best Practices für die Integration von e-Invoicing-Compliance-Systemen in vorhandene ERP-Software?

Für globale Unternehmen geht die nahtlose Integration der e-Invoicing über die technische Implementierung hinaus – es geht darum, die Compliance auf operative Effizienz und strategisches Wachstum auszurichten.

Der Integrationsprozess sollte durchgängigen Transaktionsabläufe umfassen. Es ist unerlässlich, Funktionen zu priorisieren, die Fehlererkennung und -korrektur ermöglichen, bevor die Daten die Steuerbehörden erreichen, besonders in Steuermodellen mit kontinuierlichen Transaktionskontrollen. Dies mindert das Risiko von abgelehnten Rechnungen und Compliance-Strafen.

Die Integration von e-Invoicingsystemen in vorhandene ERP-Software erfordert sorgfältige Planung und Unternehmen müssen sich fragen, ob das Risiko gerechtfertigt ist, von einem funktionierenden System zu einem globalen e-Invoicingnetzwerk überzugehen. Der Umfang der e-Invoicing-Lösung hängt vollständig von der Größe eines Unternehmens und den Gebieten ab, mit denen es Handel betreibt. Wenn die Unternehmen weiter wachsen, benötigen sie ein ausgefeilteres System, um eine große Menge an Transaktionsdaten zu verarbeiten.

Die Zusammenarbeit mit seriösen Software-Serviceanbietern, die über einen großen Erfahrungsschatz und Expertenwissen verfügen, kann dazu beitragen sicherzustellen, dass alle Projekte zur Integration der e-Invoicing mit minimaler Unterbrechung abgeschlossen werden. Diese Software-Serviceanbieter können den Integrationsprozess vereinfachen, da sie häufig APIs anbieten, die für die Zusammenarbeit mit beliebten ERP-Plattformen wie SAP oder Oracle entwickelt wurden. Darüber hinaus unterstützen diese Partnerschaften auch alle laufenden Wartungsarbeiten und Aktualisierungen der Lösung und unterstützen Unternehmen dabei, sich anzupassen und flexibel auf regulatorische Änderungen zu reagieren, ohne ihren Betrieb zu unterbrechen.  

Warum sind saubere Stammdaten – und eine Stammdatenstrategie – für die globale Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften unerlässlich?

Die Qualität der Stammdaten ist die Grundlage der effektiven e-Invoicing-Compliance – aber bereinigte Daten allein reichen nicht aus. Unternehmen müssen eine umfassende Stammdatenstrategie entwickeln, einschließlich des Managements von Steuerdaten, um Genauigkeit, Einheitlichkeit und Bereitschaft in globalen Operationen sicherzustellen. Die Strategie sollte klare Verantwortlichkeiten Governance-Prozesse und kontinuierliche Datenvalidierung definieren, um Risiken zu minimieren und die globale Steuer-Compliance mit den weltweit aufkommenden Vorgaben zur e-Invoicing zu unterstützen.

Die Kosten für Nichtkonformität aufgrund mangelhafter Datenqualität können erheblich sein, was zur Ablehnung von e-Invoices, Zahlungsverzögerungen und zu einem erhöhten Prüfungsrisiko führt. Diese Probleme können schnell zu Geldstrafen, angespannten Geschäftsbeziehungen und Unterbrechungen des Cashflows eskalieren – ganz zu schweigen von den internen Betriebskosten für die Untersuchung und Korrektur von Fehlern.

Eine klar definierte Stammdatenstrategie hilft, diese Risiken zu mindern, indem sie:

• Festlegung der Datenverantwortung: Klare Zuweisung der Verantwortung für die Datengenauigkeit an die Steuer-, Finanz- und IT-Teams.
• Implementierung von Data Governance: Erstellen von Richtlinien und Prozessen für regelmäßige Audits, Standardisierung und Aktualisierungen.
• Systemintegration ermöglichen: Sicherstellen, dass die Stammdaten in allen ERP-Systemen und e-Invoicing-Plattformen übereinstimmen, um manuelle Eingriffe zu reduzieren.
• Skalierbarkeit unterstützen: Aufbau einer Basis, die sich an neue Märkte und aufkommende Compliance-Anforderungen anpassen kann, ohne dass bestehende Systeme überarbeitet werden müssen.

Wenn sie die Qualität der Stammdaten und die Steuerdaten-Managementstrategie priorisieren, können Unternehmen nicht nur höhere Compliance-Raten erreichen, sondern auch ihre Betriebsabläufe optimieren, Kosten senken und sich für Wachstum in einem zunehmend regulierten globalen Umfeld positionieren.

Wer ist in einem Unternehmen für die e-Invoicing-Compliance zuständig und warum ist funktionsübergreifende Zusammenarbeit der Schlüssel?

Da die e-Invoicing ein globaler Standard für die Steuer-Compliance wird, ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, die Zuständigkeit für den Prozess zu bestimmen. e-Invoicing ist nicht nur eine steuerliche Anforderung, sondern eine komplexe Mischung aus Compliance, Technologie und finanziellen Transaktionen. Aus diesem Grund kann eine einzelne Abteilung sie nicht isoliert verwalten.

Die Zuständigkeit verteilt sich häufig auf drei Schlüsselfunktionen

• Steuern und Finanzen: Stellt sicher, dass eine Lösung für e-Invoicing den regulatorischen Anforderungen entspricht und mit der lokalen Gesetzgebung übereinstimmt.
• IT und Technologie: Verwaltet Systemintegration, System-Roadmaps, Datengenauigkeit und die Funktionalität der Umsatzsteuermeldung in Echtzeit.
• Beschaffung und Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung: Beaufsichtigen die Qualität der Transaktionsdaten und stellen eine reibungslose Rechnungsverarbeitung basierend auf internen Geschäftsanforderungen sicher.

Abhängig von dem Umfang der Vorgaben zur e-Invoicing einer bestimmten Gerichtsbarkeit müssen möglicherweise auch andere Funktionen innerhalb der Organisation berücksichtigt werden.

Für eine erfolgreiche Implementierung der e-Invoicing und kontinuierlichen Compliance ist funktionsübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich. Ein koordinierter Ansatz trägt dazu bei, Silos zu vermeiden und stellt sicher, dass Stammdatenstrategie, Systemkonfigurationen und Compliance-Bemühungen global abgestimmt sind und gleichzeitig an lokale Vorgaben angepasst werden können.

Die Einrichtung eines zugewiesenen Governance-Teams für die e-Invoicing mit klar definierten Rollen, gemeinsamen Verantwortlichkeiten und kontinuierlicher Kommunikation zwischen Steuern, Finanzen und IT stellt sicher, dass Unternehmen die sich entwickelnden Vorschriften effizient navigieren und das Risiko der Nichtkonformität minimieren können.