Erläuterung der belgischen Bestimmungen zur E-Invoicing 2026: Geltungsbereich, Fristen und Strafen

Auf einen Blick: Belgiens e-Invoicing-Vorschriften für 2026  

Geltungsbereich: Obligatorisch für inländische B2B-Transaktionen; B2G-Transaktionen bereits in Kraft  
Steuerbehörde: Federal Public Service Finance (FPS Finance)  
Format: EN16931-konform  
Gesetzliche Archivierungsfrist: 7 Jahre  
Strafen: Gestaffelte Geldbußen bei Nichteinhaltung, beginnend ab 1.500 €
Wichtige Termine:  

• 1. Januar 2026: Beginn der inländischen B2B-Vorgabe  
• 1. Januar 2028: Echtzeit-Berichterstattung über Peppol 5-Corner-Modell  
• 1. Januar 2030: Intra-EU-B2B-Vorgabe, ausgerichtet auf EU-ViDA

Belgiens Vorgabe zur digitalen Umsatzsteuerentwicklung und E-Invoicing

Belgien tritt in eine neue Ära der digitalen Umsatzsteuer-Compliance ein, wobei das E-Invoicing zu einem Eckpfeiler der Bestimmungen werden soll. Ab 2026 ist die strukturierte E-Invoicing für alle inländischen Business-to-Business-Transaktionen (B2B) obligatorisch. Dies baut auf den bestehenden belgischen Bestimmungen zum E-Invoicing (B2G) für Unternehmen auf, die bereits das Peppol-Netzwerk nutzen.   

Mit den bestehenden B2B- und B2G-Vorgaben beabsichtigt Belgien eine Harmonisierung der Rechnungsformate und Übermittlungsmethoden, um eine größere Interoperabilität und Effizienz auf dem belgischen Markt sicherzustellen. In den nächsten Jahren werden außerdem Echtzeit-Meldepflichten eingeführt und der Geltungsbereich des E-Invoicings auf grenzüberschreitende Transaktionen ausgeweitet.  

Was ist der rechtliche Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in Belgien?  

Die belgischen Bestimmungen werden schrittweise eingeführt. Zunächst setzen sie ab dem 1. Januar 2026 voraus, dass alle für die Umsatzsteuer registrierten Unternehmen E-Invoice für inländische B2B-Transaktionen ausstellen und empfangen. Die neuen Vorgaben nutzen das Peppol 4-Corner-Netzwerk, um die Kontinuität mit den bestehenden B2G-Standards sicherzustellen.  

Alle Rechnungen müssen in strukturierten Formaten vorliegen, die der EN16931 entsprechen, hauptsächlich UBL 2.1 und CII 16B. Einige hybride Formate, wie FacturX und Zugferd, werden ebenfalls für spezifische Anwendungsfälle anerkannt. Peppol wird die Harmonisierung von Format und Kommunikation zwischen Dienstleistern sicherstellen. Alle E-Invoices müssen mindestens sieben Jahre lang archiviert werden, um den belgischen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.  

Bei Nichteinhaltung kommt es zu abgestuften Strafen, die bei einem ersten Verstoß bei 1.500 € beginnen, bei einem zweiten bei 3.000 € und bei einem dritten innerhalb von drei Monaten bei 5.000 €.  

Ab dem 1. Januar 2028 müssen Unternehmen E-Invoices und Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörde melden und das Peppol 5-Corner-Modell verwenden, das den jährlichen Kundenlistenbericht ersetzt. Bis 2030 wird die obligatorische E-Invoicing auf grenzüberschreitende B2B-Transaktionen in der EU ausgeweitet.  

Die regulatorischen Änderungen in Belgien sind eng auf die Initiative der Europäischen Union ausgerichtet Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA). Durch die Änderungen stellt Belgien sicher, dass die Unternehmen auf die Umstellung vorbereitet sind, wenn die Frist für die EU-Mitgliedstaaten zur Einführung der E-Invoicing für inländische Transaktionen am 1. Januar 2035 abläuft.  

Vertex e-Invoicing für die neuen belgischen Vorgaben  

Vertex e-Invoicing ist bereit, Unternehmen bei der Umstellung auf die neuen B2B-Vorgaben in Belgien zu unterstützen. Unsere Automatisierung optimiert die Compliance, reduziert manuelle Fehler und stellt sicher, dass Unternehmen strenge gesetzliche Fristen mit minimalen Unterbrechungen einhalten können.  

Vertex e-Invoicing unterstützt die Einhaltung der Vorschriften durch:  

• Automatisierung der Validierung und Übermittlung von Rechnungen: Sie stellt sicher, dass alle Rechnungen vor ihrer Weiterleitung syntaktisch korrekt sind und den Formaten entsprechen.
• Nahtlose Integration zwischen ERPs und dem Peppol-Netzwerk: Verbindung der wichtigsten Systeme zum Senden und Empfangen von Rechnungen.  
• Echtzeitüberwachung und Fehlerbehebung: Automatisierte Benachrichtigungen und Korrektur-Workflows für abgelehnte Rechnungen.  
• Unterstützung aller Formate und Protokolle: Umfasst die Formate UBL, CII, AS2, AS4 und HTTPS.  
• Sichere rechtliche Archivierung: Rechnungen werden für die vorgeschriebene Dauer von sieben Jahren sicher aufbewahrt.   

Da Belgien auf Echtzeitberichterstattung und europaweite Harmonisierung hinarbeitet, werden automatisierte E-Invoicing-lösungen unerlässlich sein, um Effizienz, Transparenz und Prüfungsbereitschaft zu gewährleisten sowie Strafen wegen Nichteinhaltung zu vermeiden.  

Sind Sie bereit, Ihre Compliance zukunftssicher zu machen? Wenden Sie sich noch heute an Vertex, um zu erfahren, wie unsere Lösung für E-Invoicing Ihr Unternehmen bei der nahtlosen Umstellung auf die neuen Vorgaben in Belgien unterstützen kann.