Ein Silver Linings Audit-Playbook

Risikomanagement-Experten definieren Risiko gerne als zwei Seiten einer Münze: Die eine Seite birgt Bedrohungen, die andere Chancen. 

Eine ähnliche Dynamik trifft auf die Prüfungen von Verkaufs- und Gebrauchssteuer zu Eine positive Herangehensweise an die gefürchtete Prüfungsbenachrichtigung kann eine entscheidende Rolle bei der Minimierung der damit verbundenen Bedrohungen spielen und gleichzeitig ihre Vorteile maximieren. Es gibt mehr von diesen positiven Aspekten, als viele Steuerfachleute annehmen.

Während die Häufigkeit der Verkaufssteuerprüfungen vor 12 bis 18 Monaten wieder auf den Stand vor der Pandemie zurückging, gibt es mehrere Gründe, warum die Zahl der Außenprüfungen 2024 weiter zunehmen könnten. 

Erstens sind die steuerlichen Bedingungen der Bundesstaaten nicht so rosig, wie es den Anschein hat. Ein erheblicher Teil der Mittelerhöhungen in den letzten Jahren wurde durch Bundesmittel vorangetrieben, die den Bundesstaaten und Kommunen über das Coronavirus State and Local Fiscal Recovery Funds (SLFRF)-Programm des American Rescue Plan Act (ARPA) zur Verfügung gestellt wurden. Dieses Programm läuft aus, was bedeutet, dass die staatlichen Einnahmen nicht mehr künstlich erhöht werden. Zweitens haben viele Bundesstaaten ihre Ausgaben in den letzten 24 Monaten gesteigert und werden mehr Einnahmen benötigen, um diese Ausgaben zu decken. Drittens ist durch das anhaltende Wachstum des E-Commerce in Kombination mit den wirtschaftlichen Nexus-Regeln für Remote-Verkäufer und Marktplätze nach Wayfair die Verkaufssteuer-Compliance komplexer geworden. Den Steuerbehörden ist bewusst, dass diese Komplexität das Risiko einer Außenprüfung erhöht hat. Viertens investieren viele bundesstaatliche Finanzministerien weiterhin in fortschrittliche Analysen und andere aufkommende Technologien, um ihre Aufsicht und Ermittlungen zu stärken. Diese Fortschritte können weitere Diskrepanzen und Fehler bei der Steuer-Compliance aufdecken. 

Obwohl Prüfungen aufgrund dieser Faktoren wahrscheinlicher werden, können Steuergruppen dennoch das Beste aus einer Prüfungsbenachrichtigung machen, indem sie die folgenden Schritte unternehmen:

1. Definieren Sie, wie eine erfolgreiche Prüfung aussieht: Erfolg sieht je nach Unternehmen anders aus. Für manche ist eine schnelle Lösung – sogar eine, die mit dem Ausstellen eines Schecks endet – das optimale Ergebnis. Für andere bedeutet Erfolg vielleicht eine Nullbewertung oder die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren (und damit verbundene Prozess- und Technologieverbesserungen vorzunehmen). 
2. Verringern Sie das Risiko von zukünftigen Prüfungen: Betrachten Sie die Prüfung als eine Lernmöglichkeit und identifizieren Sie gleichzeitig konkrete Schritte, um das Prüfungsrisiko in Zukunft zu verringern. Führende Steuergruppen teilen häufig die Ergebnisse der Prüfung mit dem Führungsteam und dem Rest der Organisation. Dies kann dazu beitragen, den Weg für spätere Investitionen in Compliance-bezogene Prozess- und Technologieverbesserungen zu ebnen und gleichzeitig den Wert eines unternehmensweiten Ansatzes zur Reduzierung von Prüfungsrisiken zu unterstreichen. 
3. Heben Sie die Kompetenz der Steuergruppe hervor: Manchmal trägt eine genaue Compliance-Dokumentation dazu bei, eine Nullbewertung zu erreichen. In diesen Fällen können Steuerverantwortliche die Prüfungsergebnisse nutzen, um der Führungsebene und dem Rest des Unternehmens zu zeigen, welchen Wert sie für die Organisation haben.
4. Argumentieren Sie für Verbesserungen der Steuerautomatisierung: Unabhängig von den Ergebnissen können Verkaufs- und Gebrauchssteuerprüfungen Steuerverantwortliche dabei unterstützen, überzeugende Argumente für die Modernisierung von unterstützenden Technologien zu liefern. Zu verstehen, woher Steuerdaten stammen, ist ein entscheidender erster Schritt im Prüfungsprozess. Um die Haftung zu reduzieren, muss die Steuergruppe ein vollständiges und detailliertes Verständnis der Besteuerung aller Produkte und Services haben, die das Unternehmen verkauft bzw. kauft. Um dieses Verständnis zu erlangen und aufrechtzuerhalten, bedarf es regelmäßiger Bewertungen der Steuerzuordnung sowie der verkauften und gekauften Produkte und Services. Eine fortschrittliche Steuerautomatisierung kann dazu beitragen, Einblicke in jeden dieser Bereiche und darüber hinaus zu gewinnen.

Den meisten Steuerfachleuten graut davor, sagen zu müssen: „Wir werden geprüft.“ Die positiven Aspekte zu sehen – und konkrete „prüfungspositive“ Schritte zu unternehmen – kann dazu beitragen, eine Bedrohung in wertvolle Chancen umzuwandeln.