USt/GST-Einblicke für B2B-medizinische Erzeugnisse, die an Gesundheitsdienstleister verkauft werden

Die medizinische Gemeinschaft zu unterstützen ist zufriedenstellend, aber auch kompliziert, vor allem für diejenigen, die medizinische Geräte, Medizinprodukte und Medizinbedarf herstellen und liefern. Abgesehen von routinemäßigen Geschäftspraktiken und davon, dass sie Teil einer wettbewerbsintensiven Branche sind, müssen Backoffice-Teams medizinische Terminologie, Akronyme und Anwendungsfälle im Gesundheitswesen verstehen.  

Ob es um den Verkauf teurer medizinischer Geräte oder den Kauf von weniger teurem Medizinbedarf in großen Mengen geht, es kann erhebliche Kosten verursachen, die korrekte Umsatzsteuer/GST zu ermitteln. Dies ist kein Bereich, in dem Fehler passieren sollten. Diejenigen, die sich ausschließlich auf ihr ERP-System verlassen, um die korrekte Ermittlung der Umsatzsteuer/GST und der Steuersätze (die weltweit zwischen 4,5 % und 28  % liegen) sicherzustellen, übersehen möglicherweise eine echte Chance, den Unternehmenswert zu steigern, insbesondere wenn sie in verschiedenen Ländern arbeiten. Für medizinische Artikel gelten häufig niedrigere Steuersätze.

In ganz Europa sind hohe Umsatzsteuersätze üblich: Ungarn mit 27 %, Dänemark, Norwegen und Schweden mit 25 %. Das Gesundheitswesen ist in allen Ländern ein wesentlicher Bestandteil der Steuerbasis. Wie bei Grundnahrungsmitteln und lebenswichtigen Versorgungsgütern bedeutet dies, dass für medizinische Artikel häufig ermäßigte oder gar keine Steuersätze anfallen. Die Kunst besteht darin, zu wissen, wann diese niedrigeren Steuersätze für bestimmte medizinische Artikel gelten. Die Beobachtung von Gesetzen und Compliance-Praktiken in den einzelnen Ländern ist mehr, als die meisten verkaufenden oder beschaffenden Unternehmen ohne Automatisierung bewältigen können.

Es gibt mindestens vier erschwerende Faktoren:
1.    Medizintechnik und Gesundheitspraktiken entwickeln sich ständig weiter
Wir leben glücklicherweise in einer Zeit, in der medizinische Innovationen mit neuen Technologien wie Genomforschung, künstlicher Intelligenz, Robotik und Nanotechnologie üblich sind. Diese Innovationen gehen der Steuergesetzgebung häufig voraus und schaffen Grauzonen für Fachkräfte in Finanzen, Steuer und IT, die versuchen, die Compliance indirekter Steuern zu unterstützen.

2. Komplexität der Transaktionsparteien
Die Lieferkette für medizinische Geräte umfasst häufig mehrere Parteien (Hersteller, Händler, Krankenhäuser, Kliniken und Patienten), die jeweils unterschiedliche steuerliche Verpflichtungen haben können. Die indirekten Steuerverpflichtungen können sich insbesondere in der EU ändern, je nachdem, ob der Verkauf direkt oder über einen Vertriebspartner erfolgt, ob es sich um eine Business-to-Business- (B2B) oder Business-to-Consumer-Transaktion (B2C) handelt oder ob der Endnutzer eine staatliche Einrichtung oder ein privates Unternehmen ist.

3.    Länderspezifische technische Qualifikationen zur Anwendung von ermäßigten oder Null-Steuersätzen
Die überwiegende Mehrheit der Gerichtsbarkeiten bietet ermäßigte oder Null-Steuersätze für medizinische Erzeugnisse an, die jedoch häufig an spezifische Bedingungen geknüpft sind (z. B. muss das medizinische Erzeugnis im staatlichen Register für Arzneimittel oder medizinische Erzeugnisse registriert sein bzw. in einer Regierungsverordnung aufgeführt sein). Unser Forschungsteam hat herausgefunden, dass nur 10 % der Länder weltweit medizinische Artikel ausschließlich mit Standard-Umsatzsteuer-/GST-Sätzen behandeln. Untersuchungen innerhalb Europas haben ergeben, dass nur zwei Länder (Bosnien-Herzegowina und Dänemark) alle medizinischen Artikel mit einem einheitlichen Umsatzsteuersatz behandeln.  Zu ermitteln, ob ein Produkt für einen ermäßigten oder Null-Steuersatz in Frage kommt, kann schwierig sein und erfordert eine ständige Nachverfolgung der regulatorischen Änderungen. Die staatlichen Zulassungslisten werden häufig in Zyklen aktualisiert, die sich von den Steuersätzen unterscheiden und oft auf dem Rat von Gesundheitsexperten basieren. Es ist Automatisierung erforderlich, um sowohl die Steuersätze als auch die spezifische Anwendung der Liste qualifizierter medizinischer Artikel in allen Ländern nachzuverfolgen. Die Korrektur von Rechnungen in der neuen Ära der E-Rechnungsstellung erhöht die Kosten und macht Echtzeitgenauigkeit unabdingbar.

4.    HSN/CN-Klassifizierungscodes führen zu genauen Ergebnissen
Medizinische Geräte werden steuerlich häufig unterschiedlich behandelt, abhängig von ihrer Klassifikation im Harmonisierten System der Nomenklatur (HSN) oder in der Kombinierten Nomenklatur (KN). Die Umsatzsteuerregelungen der meisten Länder behandeln medizinische Erzeugnisse unter Bezugnahme auf die HSN/CN-Codes, häufig mit allgemeinen Beschreibungen (z. B. medizinische Produkte aus der KN-Position 9018). Die Bestimmung der HSN/CN-Klassifizierung für Waren ist eine komplexe Tätigkeit. Eine falsche Klassifizierung kann zu Steuerüber- oder -unterzahlungen und potenziellen Compliance-Problemen führen, die eine Herausforderung für das Backoffice bzw. die Beratung darstellen.

Was folgern wir daraus?
Eine Steuer-Engine für indirekte Steuern kann helfen, die Komplexität des Verkaufs und Kaufs von Medizinprodukten zu verwalten, vor allem in multinationalen Business-to-Business-Szenarien (B2B). Hersteller und Großhändler möchten die niedrigsten und genauesten Angebote erstellen, um mehr Geschäft im Vergleich zu Wettbewerbern zu erzielen, die keine tiefen Einblicke haben.

Hersteller und Großhändler verkaufen häufig in mehreren Ländern und an eine Vielzahl von Unternehmen und Personas. Daher ist es wichtig, die Komplexität mit einer zuverlässigen Informationsquelle zu verwalten.  Gesundheitsorganisationen zielen darauf ab, die Kosten zu minimieren, um ihre Aufgabe zu priorisieren, stehen jedoch häufig vor der Herausforderung einer effektiven Verwaltung dieser Ausgaben.

Egal, ob Sie Hersteller, Händler oder eine Gesundheitsorganisation sind: Vertex bietet für diese Komplexitäten seine Vertex O Series for Medical an, die mit den wichtigsten ERP-Systemen kompatibel ist. Wir können Sie dabei unterstützen, Ihre Einkaufs- und Verkaufsorganisationen mit Zuversicht zu skalieren.