Nite Ize skaliert Steuerprozesse in Oracle und Adobe mit Vertex

Unternehmensprofil

Nite Ize entwirft und fertigt von Innovatoren entwickelte Produkte, die Ihr Leben organisieren, Ihre Ausrüstung schützen, Ihren Weg beleuchten und Ihre Alltagsprobleme auf kreative Weise lösen. Sie haben mehr als 600 Produkte, die sich über die Bereiche Mobilgeräte, Hardware, Beleuchtung, Fahrräder, Fitness und Haustiere erstrecken. Sie verkaufen direkt an Verbraucher, direkt an Geschäfte und über Vertriebspartner. Sie beschäftigen über 200 Mitarbeitende und betreuen jedes Jahr mehr als 1.500 Kunden. 

Die an der Implementierung von Nite Izes beteiligten Experten waren:

• Jenna Scheeler, VP für Personal und Prozesse, Nite Ize
• Scott Denison, Manager of Information Systems und Business Excellence bei Nite Ize
• Chris Cafarelli, Oracle Practice Leader, Vertex Consulting
• Bill Flanigan, Produktmanager – Oracle und NetSuite Connectors, Vertex

Die Herausforderung

Nite Ize generiert jedes Jahr in den USA 1,2 Millionen Datenzeilen für 100.000 Rechnungen. Ihre größten Herausforderungen bei der Berechnung der Verkaufssteuer waren unter anderem: 

• Unterschiedliche Finanz- und ERP-Systeme: Sie nutzen Oracle Cloud ERP, Oracle Fusion Order Management und Accounts Receivable. Sie nutzen außerdem Adobe Commerce auf ihrer Website, um Bestellungen von Kunden entgegenzunehmen. Adobe Commerce ließ sich nicht vollständig in ihre vorhandenen Finanzsysteme integrieren.
• Manuelle Prozesse: Aufgrund der unterschiedlichen Finanzsysteme musste das Debitorenbuchhaltung-Team Transaktionen manuell anpassen und die Steuer später hinzufügen. Sie hatten Schwierigkeiten, mit dem wachsenden Transaktionsvolumen Schritt zu halten. Dies führte zu verspäteten Rechnungen und verzögerten Einnahmen. 
• Komplexität für B2B und B2C: Die Fähigkeit, Steuern korrekt zu verwalten, wurde für Nite Ize bei der Berücksichtigung von sowohl B2B- als auch B2C-Modellen noch komplexer. Sie benötigten eine Lösung, die flexibel genug war, um beide Modelle zu verarbeiten. 
• Unterstützung für langfristiges Wachstum: „Wir erreichten in immer mehr US-Bundesstaaten eine wechselseitige Beziehung.“ Die monatliche steuerliche Überleitungsrechnung war für unser Finanzteam aufgrund unserer manuellen Prozesse zu einer ziemlich großen Belastung geworden. Langfristig war das kein sehr nachhaltiger Prozess und schließlich suchten wir nach einer Lösung, die Flexibilität beim Wachstum unseres Unternehmens unterstützen kann“, sagte Scheeler.
• Kosteneffizienz: Sie mussten in der Lage sein, die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten ihrer Technologie zu ermitteln. Aufgrund ihres hohen Transaktionsvolumens wollten sie nicht für jeden Aufruf der Tax Engine zur Kostenschätzung und Rechnungsstellung bezahlen. Sie wünschten sich ein Modell, das einfacher zu budgetieren war.
• Enge Implementierungsfrist: Eine zügige Implementierung jeder neuen Technologie war von größter Bedeutung. Scheeler erklärt: „Wir hatten eine sehr knappe Frist für die Migration, um Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden.“ Unser Vertrag mit dem damaligen Anbieter der Tax Engine näherte sich dem Ende seiner Laufzeit, es war also wichtig, dass wir bei der Migration zu Vertex alles richtig machen. Es gab kein Zurück mehr und es war wirklich wichtig, einen Implementierungspartner zu haben, der bereit war, sich an die Termine zu halten und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.“

Die Lösung

• Vertex O Series und Vertex Accelerator für Oracle Cloud ERP: Nite Ize implementierte die Vertex O Series Tax Engine und den Vertex Accelerator für Oracle Cloud ERP, der speziell zur Erweiterung von Oracle Cloud ERP-Umgebungen entwickelt wurde. Ziel dieser Lösung ist die Optimierung der Fähigkeiten der Vertex O Series Tax Engine durch die vollständige Nutzung ihrer Features. Durch die Implementierung von Vertex Accelerator wurden alle notwendigen Daten aus der Oracle Cloud ERP-Anwendung in die Vertex O Series Tax Engine integriert, was zu einer verbesserten Genauigkeit der Verkaufs- und Nutzungssteuerberechnung führte. Letztlich führte die Implementierung des Vertex Accelerators zu beschleunigten Voranmeldungen und maximierte die Investitionsrendite sowohl für Vertex als auch für Oracle Systems. 
• Vertex für Adobe Commerce: Nite Ize stellt eine Verbindung derselben Vertex O Series Tax Engine mit ihrer Adobe Commerce E-Commerce-Plattform her. So wird der steuerliche Inhalt in der Vertex O Series Tax Engine aktualisiert und für Steuerberechnungen in Oracle ebenso wie auf der Adobe Commerce-Plattform genutzt. Vertex ermöglichte die Migration der Adobe Commerce Cloud auf zwei Arten:

1. Steuerberechnung und Auftragserfassung in Adobe Commerce: Der Vertex Konnektor für Adobe Commerce ist eine zugelassene Anwendung im Adobe Commerce-Ökosystem. Nite Ize hat den Adobe Commerce-Konnektor von Vertex lizenziert, was Ihnen ermöglichte, ihr vorhandenes Steuer-Plug-in einfach zu deaktivieren und den Vertex Commerce Cloud-Konnektor zu aktivieren. Die Flexibilität der Vertex O Series Tax Engine und ihre Fähigkeit, mehrere Attribute in die Steuerberechnungseingaben einzubeziehen, ermöglichten es Nite Ize, die vorhandene Steuerkonfigurationen in Adobe Commerce genauer zu berechnen. Alle Änderungen wurden während der Integration in die Anwendungen der Vertex O Series vorgenommen und es kam zu keiner Betriebsunterbrechung von Commerce Cloud.
2. Kundenrechnungen und Forderungen in Oracle ERP Cloud: Nite Ize hatte einen vorhandenen Datenfeed zwischen Adobe Commerce und Oracle ERP Cloud. Dieser Datenfeed konnte ohne umfangreiche Überarbeitung von Oracle durch Nite Ize und ohne Anwenderschulungen nicht geändert werden. Die Fähigkeit und Flexibilität sowohl des Vertex Accelerators für Oracle ERP Cloud als auch der Vertex O Series Tax Engine ermöglichten es, alle Änderungen auf der Steuerintegrationsebene vorzunehmen. Dies ermöglichte es Nite Ize, den Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung fortzusetzen und gleichzeitig genauere und automatisierte Steuerergebnisse in Oracle Receivables zu erreichen.

• Vertex Consulting Services: Um ihr Ziel einer schnellen Implementierung zu erreichen, unterstützte Vertex Consulting (VC) Nite Ize dabei, sich auf die kritischen Elemente in jedem System zu konzentrieren. Mit der umfassenden Erfahrung von VC in Oracle-Umgebungen und Einzelhandel-Ökosystemen konnten sie die gesamte Technologie für einen nahtlosen Steuerberechnungsprozess verbinden. Darüber hinaus konnte VC den erweiterten Umfang innerhalb des Budgets und der Zeitpläne liefern, um es Nite Ize zu ermöglichen, gängige Geschäftspraktiken in ihren gesamten Marktregionen zu einzuführen. 

Mehr über den Vertex Accelerator von Flanigan: „Wir haben Features zur Ergänzung der Automatisierungs- und Skalierbarkeit-Aspekte einer Partnerintegration.“ In diesem Jahr verbrachten wir viel Zeit mit der Überarbeitung der Architektur unserer Lösungen, um die Kunden zu berücksichtigen, die schneller skalieren. Wir haben außerdem Features veröffentlicht, von denen die Leistung unserer Partnerintegration erheblich verbessert wird und damit unsere Position bei Unternehmen jeder Größe gefestigt. Schließlich führen wir ein Tastendruck-Erlebnis ein, das die manuellen, fehleranfälligen Prozesse zur Einrichtung dieser Integration und für das Upgrade auf ein vollautomatisiertes, nahtloses Erlebnis für unsere Kunden reduziert und damit ein vollständig integriertes Erlebnis bietet.“

Die Ergebnisse

Durch die Zusammenarbeit mit Vertex Consulting konnte Nite Ize Vertex sehr schnell implementieren und erzielte die folgenden Ergebnisse:

• Schnelle Implementierung: Die Experten von Vertex Consulting konnten das Implementierungsprojekt für die Integrationen von Oracle Cloud Receivables und Order Management in den USA ebenso wie die Implementierung für ihren Adobe Commerce-Konnektor in nur drei Monaten abschließen. Darüber hinaus gelang es ihnen nicht nur, die Implementierung in kurzer Zeit abzuschließen, sondern auch, den Umfang des Projekts auf Kanada auszuweiten. „Vertex war für die Implementierung verantwortlich, daher mussten wir keinen Drittanbieter prüfen und sicherstellen, dass er sich mit Adobe Commerce, Oracle Order Management und Oracle Fusion Financials auskennt“, bestätigte Scheeler.
• Eine Informationsquelle für steuerliche Übereinstimmung: Denison erklärt: „Aus technischer Sicht war eines der Dinge, die mich am meisten überraschen, dass ich nicht alle meine Adressenstandorte und jede Kombination aus Stadt, Landkreis und Bundesstaat in der Datenbank selbst aktualisieren musste.“ Das hat mich wirklich entlastet. Die Integration war nahtlos, nicht nur mit dem Oracle ERP, sondern auch in allen drei Punkten – Adobe Commerce, Oracle Order Management und Oracle Account Receivable – sie riefen alle dieselben Informationen ab. Es gab Übereinstimmung in allen Systeme, was wirklich wichtig war.“
• Weniger manuelle Arbeit: Das Team von Nite Ize hat mehr Vertrauen in die Genauigkeit der Steuerberechnung. Sie können nicht nur den Betrag sehen, sondern auch die vollständige Aufschlüsselung und die steuerlichen Details, aus denen die Berechnung besteht. Sie sparen außerdem Zeit, da sie keine Steuerrecherchen durchführen und Quellsysteme aktualisieren müssen und können mehr Adressenbereinigungen oder -ergänzungen zur Verbesserung der Genauigkeit vornehmen. 
• B2B- und B2C-Fähigkeiten: Vertex unterstützt Transaktionen von Nite Ize – unabhängig davon, ob sie über ein B2B- oder B2C-Modell erfolgen. Dies wurde durch die Nutzung von Oracle- und Adobe Commerce-Attributen neben Produkt-und Kundeninformationen während der Steuerberechnung erreicht.
• Langfristiges Wachstum: Die Flexibilität und Skalierbarkeit der Vertex O Series Tax Engine unterstützt Nite Ize problemlos bei seinem Geschäftswachstum, unabhängig davon, ob das Unternehmen seine Produktpalette erweitert, neue Märkte erschließt, andere Unternehmen übernimmt oder neue Vertriebskanäle hinzufügt. Sie können lediglich ihre O-Serie-Konfigurationen aktualisieren und/oder bei Bedarf neue Anschlüsse hinzufügen. Dies trug zu einer höheren Effizienz im Steuer- und IT-Ressourcenmanagement bei.  
• Engagierter Kundensupport: Das Support-Team von Vertex kennt nicht nur die Technologie, sondern auch die Welt der funktionalen Steuern, die ebenso kompliziert ist. Jedes Mal, wenn Nite Ize auf ein Problem stößt, kann Vertex Support es behandeln und findet eine schnelle Lösung. „Es kam zu ein paar spezielle Szenarien und die Änderungen, die wir brauchten, wurden innerhalb weniger Stunden vorgenommen.“ Vertex hat einfach eine unglaublich kurze Bearbeitungszeit. „Damit wurde nicht nur mein eigenes Team, sondern auch unser Finanzteam wirklich entlastet“, sagte Scheeler. 

Anderen Unternehmen, die Vertex für ihre steuerlichen Anforderungen in Betracht ziehen, rät Scheeler: „Es ist wichtig zu wissen, mit wem man zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass man die benötigte Unterstützung erhält – sind sie engagiert, sind sie sachkundig und können sie schnell reagieren?“ Für uns hat Vertex diese Erwartungen übertroffen.“

Weitere Informationen zur Vertex-Lösung für Oracle finden Sie unter https://www.vertexinc.com/partners/oracle

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