Navigieren dringender e-Invoicing-Vorgaben: Regulatorische Warnung Oktober 2025

Der Oktober 2025 war ein entscheidender Monat für e-Invoicing-Compliance, als acht Gerichtsbarkeiten wesentliche regulatorische Entwicklungen bekanntgaben.  

Da sich die digitale Transformation weltweit an Fahrt aufnimmt, müssen Unternehmen den sich rasch entwickelnden Vorgaben einen Schritt voraus sein, um die operative Kontinuität beizubehalten und Compliance-Risiken zu mindern. Dies sind die wichtigsten länderspezifischen Updates und praktischen Anleitungen für Unternehmen bei den Vorbereitungen auf Veränderungen.  

e-Invoicing Vorgaben und Gerichtsbarkeiten

Irland verfolgt bei der elektronischen Rechnungsstellung einen langfristigen, stufenweisen Ansatz, abgestimmt auf die EU-Initiative „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA). Am 7. Oktober 2025 gab die Regierung bekannt, dass obligatorisches B2B-e-Invoicing im Rahmen des Haushaltsplans 2026 schrittweise eingeführt wird.  

Obwohl der detaillierte Umfang und die technischen Spezifikationen noch nicht veröffentlicht wurden, sollten Unternehmen beginnen:  

• Bewertung der bestehenden Rechnungsstellungsprozesse  
• Bewertung der Systembereitschaft für strukturierte elektronische Rechnungsstellung  
• Planung von System-Upgrades und Ressourcenzuweisung  

Erforderliche Vorgehensweise: Eine rechtzeitige Vorbereitung unterstützt einen reibungslosen Übergang und trägt dazu bei, operative Unterbrechungen zu vermeiden, wenn die stufenweise Einführung beginnt.  

Slowenien hat obligatorische B2B Gesetze zu e-Invoicing erlassen, abgestimmt auf die ViDA-Reformen der EU. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle B2B-Rechnungen elektronisch ausgestellt werden. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert.  

Wichtige Anforderungen:  

• Gilt für alle in Slowenien registrierten Unternehmen, einschließlich natürlicher Personen, die geschäftlich tätig sind.  
• e-Invoicing muss in Form strukturierter XML-Dokumente sein.  
• Dezentraler Austausch unterstützt durch proprietäre Systeme, Peppol-Netzwerk, Mini Blagajna-Plattform und E-Mail (nur für Verbraucherrechnungen)  

Erforderliche Vorgehensweise: Unternehmen sollten jetzt mit der Planung von System-Upgrades und Testen der Kompatibilität mit dem neuen Framework beginnen, um ihre Bereitschaft rechtzeitig vor dem Stichtag 2028 sicherzustellen.  

Der Europäische Ausschuss für Normung (CEN) ratifizierte am 23. Oktober 2025 wichtige Aktualisierungen der semantischen Norm EN 16931-1 für e-Invoicing, ein wichtiger Schritt zur Harmonisierung des B2B-Rechnungsdatenaustausches in der EU.  

Die Einführung beginnt mit landesweiten Ankündigungen im Februar 2026. Im Anschluss daran werden im Mai 2026 die widersprüchlichen Normen veröffentlicht und zurückgezogen, wobei der endgültige Text im November 2026 offiziell verfügbar sein wird.  

Wichtige Änderungen:  

• Neues semantisches Kerndatenmodell.  
• Aktualisierte Syntaxbindungen.  
• Erweiterte Methodik zur Unterstützung branchenspezifischer Anforderungen  

Aktion erforderlich: Unternehmen, die in mehreren EU-Mitgliedstaaten tätig sind, sollten sicherstellen, dass ihre Systeme mit diesen Aktualisierungen kompatibel sind, um zukünftige Compliance-Lücken zu vermeiden.  

Belgien hat seine Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung bestätigt. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle ausgestellten oder gesendeten Rechnungen den strukturierten e-Invoicing-Standards entsprechen.  

Kritische Änderungen:  

• Die Herrmes-Plattform wird am 31. Dezember 2025 eingestellt – Migration zu Peppol-basierten Alternativen über autorisierte Dienstanbieter  
• Gutschrift-Formate müssen mit dem ursprünglichen Rechnungsformat übereinstimmen.  
•  Für den Vorsteuerabzug ist eine konforme, strukturierte elektronische Rechnung erforderlich.  

Erforderliche Vorgehensweise: Eine umgehende Überprüfung und Aktualisierung der Rechnungsstellung-Workflows, um die Frist im Januar 2026 einzuhalten.  

Frankreich baut seine e-Invoicing-Landschaft weiter aus. Die Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFiP) hat die obligatorische Compliance-Frist für POS- und Kassensysteme bis zum 1. September 2026 verlängert, mit Strafen für Nichteinhaltung von 7.500 € pro nicht zertifiziertem System. Das Qualifizierungsverfahren des Public Invoicing Portal (PPF) ist nun eröffnet und registrierte Plattformen müssen bis zum 14. Januar 2026 Tests abschließen und Berichte einreichen.  

Der Entwurf des Finanzgesetzes für 2026 etabliert ein zertifiziertes Plattformmodell für e-Invoicing und e-Berichterstattung, mit höheren Strafen für Fehler in Rechnungen und Berichten (erstmalige oder umgehend korrigierte Fehler ausgenommen).  

Erforderliche Vorgehensweise: Stellen Sie sicher, dass POS-Systeme korrekt für die Zertifizierung vorbereitet sind sind und bereiten Sie die Erfassung bei zugelassenen Plattformen vor.  

Polen hat am 15. Oktober 2025 die KSeF 2.0 API-Demoumgebung veröffentlicht, die es Unternehmen ermöglicht, die Integration von Finanz- und ERP-Systemen unter produktionsähnlichen Bedingungen zu testen.  

Die Demoumgebung ermöglicht es Unternehmen, Integrationslücken zu erkennen, die Kompatibilität zu verifizieren und Prozesse anzupassen.  

Erforderliche Vorgehensweise: Beginnen Sie jetzt mit dem Testen, um Komplikationen in letzter Minute zu vermeiden und die Bereitschaft für zukünftige Compliance-Fristen sicherzustellen.  

Die deutsche B2B-e-Invoicing-Pflicht ist nun in Kraft, mit einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.  

Die Vorgabe deckt alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ab, setzt e-Invoicing gemäß EN 16931 voraus und benötigt keine Zustimmung des Empfängers mehr.  

Wichtige Anforderungen:  

• Alle obligatorischen Rechnungsdetails müssen in der strukturierten Datei enthalten sein.  
• Die Original-e-Rechnung muss für Audit-Zwecke archiviert werden.  
• Wiederkehrende Rechnungen und Korrekturen müssen über strukturierte elektronische Rechnungen mit Verweis auf das Originaldokument verarbeitet werden.  
• Validierung-Tools zur Sicherstellung der Compliance werden nachdrücklich empfohlen.  

Erforderliche Vorgehensweise: Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsstellung-Systeme EN 16931-konform sind und implementieren Sie zuverlässige Validierungsprozesse vor dem Ende des Übergangszeitraums.  

Außerhalb Europas haben die Philippinen die Frist für die e-invoicing-Compliance bis zum 31. Dezember 2026 verlängert. Zu den gegenwärtig verpflichteten Steuerzahlern gehören im E-Commerce tätige, als Großsteuerzahler-Service eingestufte Unternehmen und Nutzer computergestützter Buchhaltungssysteme. Eine zukünftige Ausweitung auf weitere Gruppen ist geplant, darunter Exporteure und POS-Nutzer.  

Erforderliche Vorgehensweise: Aktualisieren Sie Buchhaltungssysteme und beobachten Sie regulatorische Updates, um eine rechtzeitige Compliance sicherzustellen.  

Was diese Änderungen für Ihr Unternehmen bedeuten  

 Die regulatorischen Entwicklungen im Oktober unterstreichen die Dringlichkeit einer proaktiven e-Invoicing-Compliance. Organisationen sollten Folgendes priorisieren:  

• System-Audits: Bewerten der aktuellen Rechnungsstellung-Fähigkeiten anhand neuer Anforderungen.  
• Einbindung der Anbieter der e-invoicing-Lösung: Arbeiten Sie mit Technologiepartnern zur Planung von Upgrades und Migrationen zusammen.  
• Schulung der Mitarbeitenden: Stellen Sie sicher, dass Teams die neuen Prozesse und Compliance-Verpflichtungen kennen.  
• Phasenweise Implementierung: Bereiten Sie sich auf Übergangszeiten und stufenweise Einführungen vor.  
• Andauernde Beobachtung: Bleiben Sie über sich ändernde Vorschriften und technische Spezifikationen auf dem Laufenden.  

Nächste Schritte:  

Lassen Sie nicht zu, dass regulatorische Änderungen Ihre Geschäftsabläufe unterbrechen. Vertex bietet umfassende e-Invoicing-Lösungen und Expertenberatung, um Ihnen beim Navigieren komplexer Compliance-Anforderungen in mehreren Gerichtsbarkeiten zu helfen. Kontaktieren Sie uns.