Stakeholder vom Erwerb einer Tax Engine überzeugen: wie Sie die Vorteile hervorheben können

  • 15.Juli 2021

Eine Tax Engine zur Umsatzsteuerermittlung ist für viele Unternehmen eine solide Investition. Und dennoch müssen Ihre Stakeholder möglicherweise erst noch davon überzeugt werden. Deshalb sollten Sie sich die strategische Agenda Ihres Unternehmens, die operativen Herausforderungen und die Risikobereitschaft sowie die aktuellen Kosten genauer ansehen. 

Ein entscheidender Teil Ihres Business Case ist die Berechnung der quantitativen und qualitativen Vorteile, die durch den Erwerb einer Tax Engine entstehen.

Die quantitativen Vorteile können in zwei Kategorien unterteilt werden: geringere Umsatzsteuerrisiken sowie Effizienzsteigerungen. Konzentrieren Sie sich bei der Darstellung der Risikoreduzierung auf die konkreten Ergebnisse vergangener Steuerprüfungen und achten Sie darauf, dass Sie die Beratungskosten für diese Prüfungen einbeziehen. Bedenken Sie, dass Steuerbehörden bei künftigen Prüfungen neue Technologien und Datenanalysen einsetzen könnten, um alle Transaktionen und nicht nur Stichproben zu prüfen.

Bei der Analyse von Effizienzsteigerungen ist Folgendes zu beachten:

  • Procure-to-Pay: Eine Tax Engine kann zu Zeitersparnissen sowie einer Qualitätssteigerung bei der Rechnungsbearbeitung führen. Auf diese Weise ermöglicht ihr Einsatz einen erhöhten Vorsteuerabzug bei komplexen Rechnungen, beschleunigt den Gesamtprozess und reduziert den allgemeinen Schulungsaufwand für indirekte Steuern.
  • Order-to-Cash: Durch die Automatisierung der Umsatzsteuerermittlung von Rechnungen blockiert bzw. verfolgt die Tax Engine manuelle Manipulationen der umsatzsteuerlichen Behandlung. Somit entfällt bzw. verringert sich der Schulungsbedarf für Debitoren- und Kundendienstabteilungen.
  • Record-to-Report: Die Automatisierung kann bei der Analyse von Transaktionen und der Datenbereinigung, die für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung erforderlich ist, viel Zeit und Aufwand sparen. Zudem sorgt die Umsatzsteuer-Automatisierung für eine auf Anhieb korrekte Verarbeitung von Transaktionen für die Umsatzsteuer, was die Berichterstattung und Rechnungsfreigabe in Echtzeit erleichtert.
  • Vorteile für die IT-Abteilung: Durch die Implementierung einer Tax Engine lässt sich der Aufwand für die folgenden IT-bezogenen Aufgaben reduzieren: Einbettung und Testen von Umsatzsteuersätzen und -regeln in Konditionssätzen bei der Installation eines ERP-Systems; Verwaltung der Umsatzsteuereinstellungen im System; Integration anderer Transaktionssysteme wie E-Commerce-Plattformen.
  • Vorteile für die Steuerabteilung: Die Einsparungen für die Steuerabteilung umfassen Folgendes: Zentrale Steuerung und Überwachung von Steuereinstellungen; Verringerung der Transaktionsfragen, mit denen sich die Steuerabteilung befassen muss; reduzierter Zeit- und Arbeitsaufwand bei der kontinuierlichen Übernahme von Steuerregelungen, die in das System eingebettet werden müssen; mehr Zeit für die Ermittlung von Steueroptimierungsmöglichkeiten sowie eine effizientere Steuer- und Finanzprüfung.

Die qualitativen Vorteile lassen sich nicht so einfach definieren, sind aber möglicherweise weniger umstritten. Eine Tax Engine für die Umsatzsteuer ermöglicht Unternehmen Folgendes:

Vermeidung von Reputationsschäden: Mehr Rechnungen werden fristgerecht bearbeitet und beglichen, wodurch sich die Beziehung zu den Lieferanten verbessert. Außerdem kommt es seltener zu Fehlern bei Verkaufsrechnungen, was wiederum zu weniger Kundenbeschwerden führt. Zu guter Letzt verringert eine Tax Engine die Wahrscheinlichkeit größerer Steuerkorrekturen und Strafen, die von den Medien aufgegriffen werden könnten.

  • Die Beziehung zur Steuerbehörde verbessern: Die Umsatzsteuerverwaltung mithilfe einer zuverlässigen Tax Engine signalisiert den Behörden, dass ein Unternehmen seine Steuerprozesse im Griff hat und führt zu weniger Fragen und Prüfungen.
  • Die gesamtheitliche Qualität verbessern: Durch den Einsatz von Automatisierung wird sichergestellt, dass jeder Schritt der Umsatzsteuerermittlung ordnungsgemäß und konsistent durchgeführt wird. Dies wiederum vermittelt der internen Revisionsabteilung sowie allen anderen Beteiligten im Umsatzsteuerprozess Zuversicht.
  • Weitere Projekte leichter einführen: Eine Tax Engine erleichtert die Einführung von Projekten wie berührungslose Kreditorenbuchhaltung, Spesenmanagement-Tools, E-Commerce-Plattformen, Beschaffungssysteme und Konsolidierung oder neue ERP-Systeme wie SAP S/4 HANA. Zudem kann sie das Outsourcing oder Offshoring von Kreditorenbuchhaltungsprozessen vereinfachen.
  • Unerwünschte Überraschungen bei der Beschaffung vermeiden: Eine Tax Engine kann die Umsatzsteuerkosten bereits in der Anforderungsphase offenlegen, was die Projektbudgetierung und Cashflow-Optimierung erleichtert. 
  • Die Herausforderung der Echtzeit-Berichterstattung meistern: Viele Steuerbehörden gehen zur Echtzeit-Berichterstattung über oder wechseln zu Rechnungsfreigabeanforderungen, wodurch weniger Zeit für traditionelle Prüfungen und Korrekturen im Umsatzsteuermeldeprozess bleibt. Die Tax Engine ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für eine auf Anhieb korrekte Verarbeitung der Umsatzsteuer für eingehende sowie ausgehende Rechnungen.

Bitte beachten Sie, dass der Blog zu Steuerangelegenheiten Informationen zu Bildungszwecken bietet, jedoch keine spezifische Steuer- oder Rechtsberatung. Konsultieren Sie immer einen qualifizierten Steuer- oder Rechtsberater, bevor Sie auf Grundlage dieser Informationen Maßnahmen ergreifen. Die im Blog zu Steuerangelegenheiten ausgedrückten Ansichten und Meinungen sind die der jeweiligen Autoren und spiegeln nicht notwendigerweise die offizielle Politik, Position oder Meinung von Vertex Inc. wider.

Autor des Blogs

Peter Boerhof, VAT Director im Chief Tax Office (CTO) bei Vertex Inc., präsentiert Einblicke in die Auswirkungen steuerlicher Vorschriften, Richtlinien und Durchsetzung sowie aufkommender Technologietrends auf die Abläufe in Steuerabteilungen auf der ganzen Welt.

Peter Boerhof

Director, VAT

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Peter Boerhof ist VAT Director bei Vertex. In seiner Rolle bietet er Einblicke und Denkanstöße zu den Auswirkungen von Steuervorschriften und Steuerpolitik sowie den neuen Technologietrends im globalen Steuerwesen. Herr Boerhof verfügt über umfangreiche Erfahrung in internationalen Transaktionen, Unternehmensumstrukturierungen, Steuerprozessoptimierung und Steuerautomatisierung. Bevor er zu Vertex kam, war er Leiter für indirekte Besteuerung bei AkzoNobel, wo er ein TCF-System entwickelte und implementierte, die Abführung von Umsatzsteuer optimierte und den Übergang zu einem zentralisierten Modell für die Steuerabgabe für globale Steuerprozesse leitete.

Er war auch für die Planung und Einhaltung indirekter Besteuerung bei Fusionen und Übernahmen, Lieferketten- und ERP-Projekten sowie für die Implementierung von Steuerautomatisierungsinitiativen wie Tax Engines und Robotics verantwortlich. Herr Boerhof arbeitete auch bei KPN Royal Dutch Telecom, wo er für die Umsatzsteuer verantwortlich war. Außerdem beriet er bei den Big-Four-Wirtschaftsprüfern Deloitte und Ernst & Young (EY) zu Umsatzsteuer und Optimierungsprozessen. Er hat einen MBA von der Rotterdam School of Management und einen Master in Steuerrecht von der Universität Groningen.

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