Navigieren dringender e-Invoicing Vorgaben: Regulatorische Hinweise November 2025

Im November gab es eine Häufung von Änderungen in Europa und der EMEA-Region, als neue e-Invoicing-Vorgaben, entscheidende Änderungen an bevorstehenden Anforderungen und wichtigen Klarstellungen zu bestehenden Frameworks angekündigt wurden. Nachfolgend stellen wir die wichtigsten Updates vor und geben praktische Hinweise zur Unterstützung von Unternehmen bei den Vorbereitungen auf die nächsten Schritte.

Neue e-invoicing-Vorgaben

Im VEREINIGTEN KÖNIGREICH hat die Regierung die Einführung eines obligatorischen e-Invoicing-Systems für alle Umsatzsteuerrechnungen ab April 2029 bestätigt. Das bedeutet eine große Umstellung von dem gegenwärtig freiwilligen Ansatz zu einem standardisierten nationalen Ansatz. Die Einbindung der Stakeholder beginnt im Januar 2026, gefolgt von einer detaillierten Roadmap im Haushalt 2026. Unternehmen werden eindringlich gebeten, nun mit der Bewertung ihrer Systeme und Prozesse zu beginnen, um die zukünftige Compliance sicherzustellen.

IRLAND kündigte eine schrittweise Einführung der B2B-e-Invoicing-Vorgabe an, die auf die VIDA-Initiative der EU ausgerichtet ist: November 2028 für große Unternehmen, November 2029 für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind und Juli 2030 für alle grenzüberschreitenden EU-B2B-Transaktionen.  

SLOWENIEN: Die Nationalversammlung hat ein Gesetz verabschiedet, das ab dem 1. Januar 2028 die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen vorschreibt, ausgerichtet auf die EU-Initiative „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA). Für B2B-Transaktionen sind strukturierte XML-Rechnungen eine Voraussetzung und Papierrechnungen werden nicht länger angenommen. Dezentraler Austausch über Peppol und andere Netzwerke wird unterstützt.

Änderungen an den bevorstehenden Mandaten

POLEN macht Fortschritte mit der Einführung seines KSeF-Systems (Nationales e-Invoicing System). Große Steuerzahler müssen die Vorgaben ab dem 1. Februar 2026 erfüllen, alle anderen folgen ab dem 1. April 2026. Der November brachte mehrere technische Updates:  

• Eine neue API und Demo-/Testumgebungen für die Integration  
• Überarbeitete JPK_VAT- und Lagerdatensatzstrukturen  
• Aktualisierte QR-Code-Standards

Unternehmen sollten mit Integrationstests beginnen, ihre ERP-/Buchhaltungssysteme aktualisieren und die Compliance mit den neuesten KSeF-Anforderungen sicherstellen.

FRANKREICH hat seinen Zeitplan für die Einführung der e-Invoicing-Vorgabe erneut bestätigt – Terminverschiebungen sind nicht vorgesehen. Das zertifizierte Plattformmodell wurde bestätigt, mit erheblichen Strafen für Fehler und Compliance-Verstöße. Die wichtigsten Updates im November sind unter anderem:  

• Festlegung der Frist für die Zertifizierung des POS-Systems auf den 1. September 2026  
• Testen des PPF (Public Billing Portal) soll bis zum 14. Januar 2026 abgeschlossen sein.

Unternehmen müssen POS-Systeme zertifizieren, die Erfassung bei zugelassenen Plattformen vornehmen und technische Updates genau beobachten.

PORTUGALS Parlament genehmigte eine Verlängerung der Gültigkeit von PDF-Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Nicht-EDI-Rechnungen (einschließlich PDFs) über eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) verfügen, um für Umsatzsteuerzwecke gültig zu sein. Die erste obligatorische jährliche SAF-T-Abrechnungsdatei (für das Geschäftsjahr 2026) ist nun im Jahr 2028 fällig, das gibt Unternehmen mehr Zeit zur Anpassung.

Änderungen an bestehenden e-Invoicing-Vorgaben

DEUTSCHLAND hat die Anforderungen seiner inländisches B2B-e-Invoicing-Vorgabe geklärt, die seit dem 1. Januar 2025 in Kraft ist, mit einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Nur strukturierte e-Invoices in Übereinstimmung mit EN 16931 sind gültig, und alle Unternehmen müssen in der Lage sein, diese Rechnungen zu empfangen. Die Regeln für Validierung und Fehlerbearbeitung wurden aktualisiert und Archivierungsanforderungen wurden verstärkt.

BELGIEN bestätigte, dass alle ab dem 1. Januar 2026 ausgestellten Rechnungen für die elektronische Rechnungsstellung strukturiert sein müssen. Die Hermes-Plattform wird außer Betrieb genommen und Unternehmen müssen zu Peppol oder anderen konformen Lösungen migrieren.

DÄNEMARK veröffentlichte neue Validierungsregeln für B2G-e-Invoicing, die am 27. November 2025 in Kraft treten und finalisiert zurzeit SAF-T 2.0 für die digitale Buchhaltung. Unternehmen sollten ihre Validierungsprozesse aktualisieren und sich auf die neuen SAF-T-Anforderungen vorbereiten.

SPANIEN kündigte eine einjährige Verschiebung der Verifactu-Anforderung an. Sie tritt nun am 1. Januar 2027 für große Steuerzahler und am 1. Juli 2027 für KMU und Selbstständige in Kraft. Eine kostenlose Rechnungsstellungsanwendung wurde ebenfalls zur Unterstützung der Compliance zu eingeführt.

GRIECHENLAND führte am 1. Dezember 2025 obligatorische IRIS-Zahlungen am POS und neue elektronische Meldepflichten für Heizöltransaktionen ein. Das Framework für digitale Versand- und Bestandsberichterstattung wurde ebenfalls erweitert.

KROATIEN hat eine Frist bis zum 31. Dezember 2025 für die Bestätigung von e-Invoicing-Vermittlern festgelegt. Ein erweitertes Fiskalisierungsframework und eine B2B-Vorgabe sind für 2026 vorgesehen.

Was diese Änderungen für Ihr Unternehmen bedeuten

Für Unternehmen, die grenzüberschreitend Geschäfte tätigen möchten, geht proaktive Compliance weit über Risikominderung hinaus. Die Risiken bei Untätigkeit können Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen. Nichteinhaltung kann zu Rechnungssperrungen, Zahlungsverzögerungen, Ablehnung von Umsatzsteuerabzügen, Geldstrafen und in einigen Gerichtsbarkeiten sogar zur Einstellung des Geschäftsbetriebs führen.  

Unternehmen, die frühzeitig in zuverlässige e-Invoicing-Lösungen investieren, berichten übereinstimmend Folgendes:

• Verbesserte Systemintegration und Datengenauigkeit. 8 von 10 großen Unternehmen erwarten innerhalb von zwei Jahren nach der Implementierung materielle Effizienzsteigerungen.
• Verbesserter Cashflow und reduzierter Verwaltungsaufwand, da die Automatisierung die Rechnungsverarbeitung optimiert und manuelle Fehler reduziert.
• Mehr Agilität bei der Anpassung an neue e-Invoicing-Vorgaben, Fusionen oder Marktexpansionen dank skalierbarer, zentralisierter Plattformen, die mehrere Länder und Modelle unterstützen.  
• Stärkere Datensicherheit und Audit-Pfade, die sowohl lokalen als auch internationalen Standards entsprechen.

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