Die E-Invoicing rückt in den Mittelpunkt: Warum Compliance jetzt einen Wettbewerbsvorteil darstellt

Die elektronische Rechnungsstellung nimmt in einem rasanten Tempo zu, angetrieben durch staatliche Vorgaben, digitale Transformationen und den Bedarf an Effizienz und Transparenz in Finanzprozessen. Dem Bericht von Billentis Watch the Tornado zufolge werden bereits etwa 125 Milliarden Rechnungen jährlich elektronisch übermittelt und man geht davon aus, dass die Akzeptanz weiter zunimmt.

Warum ist ein e-Invoicing system ein strategischer Schritt für Ihr Unternehmen?

In der Europäischen Union (EU) ist die e-invoicing bereits in vielen Ländern etabliert. Regulatorische Rahmenbedingungen wie die Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) werden voraussichtlich durch zusätzliche Anforderungen an die digitale Meldung in Echtzeit den innereuropäischen und globalen Handel weiter prägen. Außerhalb der EU führen viele Länder ebenfalls eigene lokale Regeln mit beschleunigten Zeitvorgaben ein, wodurch ein komplexes Umfeld entsteht, in dem Steuerzahler sich zurechtfinden müssen.

Für Unternehmen, die in einem zunehmend vernetzten globalen Markt tätig sind, verdeutlicht die Zunahme neuer länderübergreifender Vorgaben sowohl die Vorteile der e-invoicing als auch die Notwendigkeit, sich von einer fragmentierten Infrastruktur zu verabschieden, um sich auf die zukünftigen steuerlichen Anforderungen auszurichten. Da Regierungen weltweit fortschrittliche E-Governance-Technologien einsetzen, wird die Einführung und Compliance von e-invoicing zu einer Notwendigkeit, um mit den unterschiedlichen Vorschriften in verschiedenen Regionen Schritt zu halten.

Die europäische Landschaft: Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter und mehr

In den letzten Jahren begann die e-invoicing in Europa, Papierformate zu ersetzen, Ausdruck einer breiteren fiskalische Strategie mit dem Ziel, die Systeme zur Bearbeitung von Steuer- und Handelsrechnungen zu modernisieren. Die Änderungen zielen darauf ab, sowohl die öffentliche Hand als auch Unternehmen zu unterstützen, den gegenwärtigen wirtschaftlichen Herausforderungen zu begegnen. 

Während die ViDA-Initiative der EU schrittweise standardisierte Vorschriften für die grenzüberschreitende e-invoicing bis 2035 einführen wird, bestehen dort nach wie vor erhebliche Unterschiede bei den inländischen Rechnungsstellungsvorgaben. Schlüsselentwicklungen werden durch individuelle Marktansätze verdeutlicht.

Einige Länder führen den Wandel an, indem sie die e-invoicing zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) vorschreiben, dicht gefolgt von der e-invoicing zwischen Unternehmen (B2B). Italien sticht bei der Verpflichtung zur e-invoicing für alle B2B-Transaktionen als Vorreiter hervor und viele andere Länder folgen diesem Beispiel, wobei erwartet wird, dass bald zusätzliche Vorschriften eingeführt werden. Auch das Vereinigte Königreich, das zurzeit keine B2B-e-invoicing vorschreibt, beginnt sich in Richtung digitale Meldung zur Steuer-Compliance zu bewegen. Wichtige öffentliche Einrichtungen, wie NHS England, setzen bei ihren Lieferanten bereits Anforderungen zur e-invoicing voraus und HMRC hat vor kurzem eine öffentliche Beratung durchgeführt, um das Interesse britischer Unternehmen an B2B-e-invoicing-vorgaben zu bestimmen.

Die Anzahl der Unternehmen und Transaktionen, die in den Geltungsbereich der Vorschriften fallen, nimmt schnell zu. Ähnliche Trends sind auch in anderen europäischen Ländern zu beobachten, wobei die lokalen Unterschiede deutlich machen, warum zukunftsfähige Rechnungsstellungssysteme für einen reibungslosen nationalen und grenzüberschreitenden Betrieb unerlässlich sind.

Jenseits von Europa wird die e-invoicing zum globalen Standard. Länder in Lateinamerika, dem Nahen Osten und im asiatisch-pazifischen Raum entwickeln ihre eigenen Vorschriften weiter und in Nordamerika werden sie zur Verbesserung der Geschäftseffizienz bereits getestet. Weltweit zielen viele darauf ab, ihre eigenen Steuerverwaltungssysteme zu modernisieren und die Effizienz zu verbessern.

Rechtliche, finanzielle und Reputationsrisiken

Da die Anforderungen an die digitale Meldung zum globalen Standard werden, müssen Unternehmen handeln, um sicherzustellen, dass ihre finanzielle Leistung oder ihr Wettbewerbsvorteil davon nicht beeinträchtigt wird. Die Nichteinhaltung lokaler Mandate birgt rechtliche, finanzielle und Reputationsrisiken.  

Unternehmen, die ungültige e-invoice ausstellen, riskieren Strafen, Zinsen und prüfungsbedingte Verbindlichkeiten. Sie sind außerdem nicht in der Lage, die Vorsteuer in mehreren Ländern abzuziehen, während abgelehnte oder nicht konforme Rechnungen die Steuererhebung verzögern und die Forderungslaufzeit (DSO) erhöhen können, was zu Umsatzverlusten und Liquiditätsstörungen führt.

Wiederholte Compliance-Verstöße können auch die Beziehungen zu Steuerbehörden, Partnern und Kunden schädigen. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen an Glaubwürdigkeit verlieren oder in manchen Fällen sogar wichtige Handelsprivilegien und den Marktzugang verlieren. 

Ähnlich ergeht es Unternehmen, die die Einführung einer umfassenden Steuerlösung hinauszögern oder einen reaktiven Ansatz verfolgen, was häufig zu betrieblichen Ineffizienzen und erhöhten Risiken führt. Unzusammenhängende lokale Prozesse und Workflows können die Geschäftskontinuität untergraben, während manuelle Rechnungsprozesse die Fehlerquote erhöhen, Verzögerungen verursachen und die Verwaltungskosten in die Höhe treiben. Diese Ineffizienzen können zu höheren Beratungskosten und überstürzten Implementierungen führen, wenn die Abhilfe reaktiv erfolgt.

Zukunftsfähige Rechnungsstellungssysteme

Automatisierungslösungen für die e-invoicing gewährleisten, dass neue Anforderungen mit Gewissheit erfüllt werden. Wie die Vorschriften selbst zielen sie auf Effizienzsteigerungen und Compliance-Optimierung ab.  

Die Implementierung einer flexiblen und konformen e-invoicing-lösung ist von entscheidender Bedeutung für die Verarbeitung unterschiedlicher Steuersysteme und reibungslose grenzüberschreitende Abläufe in Ihrem Unternehmen. Dazu sollte die Möglichkeit gehören, sich an neue e-invoicing-Anforderungen anzupassen, wie ERP-Integration, Echtzeit-Meldung und individuelle lokale Anforderungen, die weltweit zunehmend übernommen werden.

Die Implementierung zukunftsfähiger Steuerlösungen kann ein Katalysator für die digitale und finanzielle Transformation Ihres Unternehmens sein. 82 % der Verkäufer in mehreren Ländern geben an, dass die e-invoicing den finanziellen Zustand ihres Unternehmens verbessert hat. Diese Systeme treiben die Prozessautomatisierung voran und ermöglichen es den Unternehmen mit zuverlässigen Daten, besseren Prognosemöglichkeiten und Unterstützung der kommerziellen Skalierbarkeit agil zu bleiben. Mit dem richtigen Partner für Steuertechnologien an der Seite können Unternehmen einen proaktiven Ansatz verfolgen, trotz schnell voranschreitender Digitalisierung im Steuerbereich wettbewerbsfähig zu bleiben.