Vier Gründe, warum Finanz- und Steuerabteilungen mit Compliance zu kämpfen haben
In Zeiten von Echtzeit-Reporting ist es vorbei mit zeitaufwendigen Kontrollen durch mehrere Instanzen, um potentielle Fehler zu beheben. Nun ist der Faktor Zeit von entscheidender Bedeutung: nämlich, dass alle steuerrelevanten Informationen in Ihren Rechnungen auf Anhieb korrekt sind.
Die Alternativen wären nämlich desaströs: Sollte die Berechnung der Umsatzsteuer und anderer indirekter Steuern nicht korrekt abgerechnet werden, drohen nicht nur Geldstrafen, sondern auch Störungen der Lieferkette.
Finanz- und Steuerexperten haben heutzutage gegen eine Menge Windmühlen zu kämpfen:
- ERP-Systeme sind nicht spezifisch auf Steuern ausgerichtet und eigenen sich häufig nicht für den Zweck, wenn es um Steuer-Ermittlungen oder komplexe Umsatzsteuerströme geht.
- Ein Großteil der Last der Eingabe von Steuerkennzeichen liegt oft bei Teammitgliedern, die keine Steuerexperten sind.
- In den meisten großen Unternehmen gibt es Probleme mit der Datenqualität, und die Finanz- und Steuerteams haben oft weder die Befugnis noch die Zeit, die Stammdaten zu überarbeiten, um die Qualität auf den neuesten Stand zu bringen.
- Gesetzesänderungen vollziehen sich in rasantem Tempo, und es ist eine Herausforderung, mit den Anforderungen Schritt zu halten.
Eine funktionsübergreifende Herausforderung
Indirekte Steuern berühren viele verschiedene Bereiche des Unternehmens. Während das Wissen über indirekte Steuern in der Regel in kleinen, spezialisierten Teams angesiedelt ist, sind dennoch viele andere Abteilungen an dem Prozess beteiligt. Die Daten für die Steuerermittlung berühren Finanz-, Beschaffungs- und Vertriebsteams und befinden sich zudem oft in Systemen, für die die IT-Abteilung den Hut aufhat.
Das Steuerwesen ist ein bekanntermaßen komplexer Bereich. Obwohl die Steuerabteilungen in der Regel klein und überlastet sind, kann man dennoch nicht erwarten, dass sich Finanz- oder Beschaffungsteams zu Steuerexperten entwickeln.
Teams für indirekte Steuern sind zwar für die Umsatzsteuer-Prozesse zuständig, sind aber selten die OWNER der Prozesse, die sie beeinflussen, wie z. B. die Eingabe von Rechnungsdaten oder die Kontrolle von Stammdaten.
Vorbeugende Kontrollen: Eine Änderung der Denkweise
Wie können wir also auf diese funktionsübergreifenden Herausforderungen reagieren?
Um die Sicherstellung der steuerlichen Verpflichtungen in dieser sich rasch wandelnden Landschaft zu gewährleisten, ist daher ein Umdenken erforderlich. Aber: das gesamte Unternehmen für Änderungen zur Verbesserung der Compliance im Bereich der indirekten Steuern zu begeistern? Keine leichte Herausforderung! Und angesichts der schieren Anzahl von Prozessen, die sich auf die Steuer auswirken, kann es entmutigend sein, auch nur darüber nachzudenken, wie man Daten bereinigt und Prozesse überarbeitet.
Aber – daran führt kein Weg vorbei. Der Weg in die Zukunft besteht darin, präventive und automatisierte Kontrollen einzuführen, um die Prozesse bereits vor der Steuerabwicklung zu verbessern. Die richtigen Kontrollen und Technologien helfen Unternehmen dabei, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Zeit und Energie ihrer Teams auf die Lösung von Problemen und die Wertschöpfung zu konzentrieren.
Datenkontrolle
Wir können nicht erwarten, dass die Daten sauber bleiben, wenn keine Prozesse vorhanden sind. Prozesse, die Ihre Daten bereinigen und sauber halten, sind für jedes Automatisierungsprojekt unerlässlich. Bei falschen Daten werden schlechte Informationen nur noch schneller weitergegeben.
Moderne Steuertechnologie...
...kann Ihr Unternehmen darin massiv unterstützen. Tools wie Tax Engines helfen dabei, die korrekte Umsatzsteuer-Berechnung für jede AP- oder AR-Transaktion in Echtzeit für Sie durchzuführen. Das System weiß die neuesten Steuervorschriften, so dass Sie nicht mehr darauf angewiesen sind, dass die Steuerabteilung und die IT-Abteilung Ihre Systeme und Teams ständig aktualisieren.
In vielen Fällen klafft eine große Lücke zwischen dem derzeitigem Status-Quo der Unternehmen und der idealen Konstellation. Vertex hat eine Reihe von Informationen erstellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die indirekten Steuern ins Bewusstsein der Stakeholder Ihres Unternehmens zu rücken, darunter:
The changing role of the tax function by Peter Boerhof, VAT Director, Vertex;