Stammdaten: Der Schlüssel zur Exzellenz der Echtzeit-E-Invoicing

Im Zuge des technologischen Wandels, der die weltweite Geschäftswelt nachhaltig verändert, wurde die elektronische Rechnungsstellung von einem Zukunftsprojekt zu einer unmittelbaren regulatorischen Realität.  

In Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum schreiben Regierungen digitale Steuerkontrollen in Echtzeit vor, und Unternehmen bemühen sich, Schritt zu halten. Doch mit der zunehmenden Automatisierung wird eines deutlich: Automatisierung korrigiert Daten nicht, sie legt sie offen. Um die Compliance (fehlerfrei) zu skalieren, müssen Unternehmen Stammdaten zum Kern ihrer e-invoicing-Strategie machen.  

Warum Stammdaten wichtiger sind als je zuvor  

In der Vergangenheit erfolgte die Umsatzsteuer-Compliance auf Basis von Nachprüfungen. Ungeordnete Stammdaten konnten durch manuelle Anpassungen und regelmäßige Steuererklärungen behelfsmäßig korrigiert werden. Aber im Zeitalter der digitalen Echtzeit-Compliance haben sich die Spielregeln geändert. Nun muss jede Rechnung validiert werden, bevor sie weitergeleitet oder bezahlt wird.  

Jeder Fehler in den Stammdaten, ob Umsatzsteuer-IDs, rechtliche Namen, Adressen oder Gründe für eine Befreiung, kann zu sofortigen Ablehnungen, Zahlungsverzögerungen und dem Risiko von Strafen führen. In diesem Umfeld von sofortiger Kontrolle, wo viel auf dem Spiel steht, darf eine Strategie für Stammdaten keine untergeordnete Rolle im Backoffice spielen: sie muss zu einer kontrollierten Grundlage für Geschäftskontinuität und Compliance werden.  

Aufbau einer Grundlage zur Vorbereitung der Steuern  

Eine zuverlässige Stammdatenstrategie bedeutet, die Vorbereitung der Steuern wie ein Produkt zu entwickeln, nicht als ein Nebenprodukt. Vor der Automatisierung müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten korrekt, vollständig und standardisiert sind. Durch die Umstellung Europas auf strukturierte, digitale Berichterstattung überprüfen die Behörden nun nicht mehr nur die Gesamtbeträge, sondern auch die Syntax und Konsistenz. Die Datenqualität ist von entscheidender Bedeutung als Grundlage für alle Aspekte der Compliance und des operativen Erfolgs.Zu den Best Practices für die Beibehaltung bereinigter Stammdaten gehören:  

• Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit: Zuweisung einer verantwortlichen Person für jeden steuerrelevanten Prozess. Änderungen müssen genehmigt, nachvollziehbar und reversibel sein.
• Standard-Sprachsystem: Unternehmensweit eine einheitliche Stammdatensprache verwenden, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.  
• Qualität an der Quelle: Korrektheit der Daten dort sicherstellen, wo sie entstehen. Durchsetzen von Überprüfungen und Änderungen bei der Erstellung, damit Datensätze vollständig und verifiziert sind, bevor sie weitergeleitet werden.  
• Ausführungsdaten als Stammdaten: Alle Daten, die für die Ausführung der Rechnungsstellung erforderlich sind – Zielort, Format, Verweise, Sprache, steuerlicher Kontext – wie Stammdaten behandeln.  
• Kontinuierliche Leistungsüberwachung: Regelkreise ausführen, Frühindikatoren verfolgen und vierteljährliche Bereinigung.  

Erkenntnisse aus der Praxis: Die Kosten von Untätigkeit  

Viele Unternehmen zögern Investitionen in die e-Invoicing hinaus, weil sie sich von der Komplexität oder den Kosten überfordert fühlen. Doch das wirkliche Risiko besteht darin, nichts zu tun. Die weltweite Umstellung auf vorgeschriebene digitale Steuerkontrollen bedeutet, dass Unternehmen, die nicht handeln, Compliance-Verstöße, finanzielle Strafen und operative Ineffizienz riskieren. Die Kosten des Nichtstuns sind oft höher und schädlicher als die Kosten, wenn es richtig gemacht wird. Zu den Risiken gehören die Ablehnung des Vorsteuerabzugs, Reputationsschäden, erhöhte Kosten für die Behebung von Mängeln und Einnahmeverluste durch verspätete Zahlungen.  

Brancheneinblicke: Bereitschaft und Einführung  

Eine aktuelle Studie von Vertex mit über 1.100 Entscheidungsträgern aus Finanzen, IT und Steuern zeigt eine überwältigend positive Einstellung gegenüber der e-Invoicing. 79 % der Befragten stimmen zu, dass die Vorteile die Herausforderungen überwiegen. Durchsetzung und Überwachung werden als die effektivsten Aspekte der Vorgaben genannt, die eine erfolgreiche Umsetzung vorantreiben. Acht von zehn erwarten innerhalb von zwei Jahren eine verbesserte Systemintegration und Datengenauigkeit, während die Hälfte Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen als primäre Vorteile angibt. Asien ist weltweit führend bei den Implementierungsraten, Europa setzt weiterhin auf eine starke regulatorisch getriebene Akzeptanz und die ausgereiften Ökosysteme Lateinamerikas dienen als globale Vorbilder. Der Markt soll von 16 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 68,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2033 wachsen.  

ViDA und die neue Herausforderung der Datenqualität  

Auf dem Weg in das ViDA-Zeitalter stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen: mehrere nationale Formate, widersprüchliche Datenmodelle und Anforderungen an Echtzeit-Validierung. Standardisierung, Interoperabilität und Validierung sind entscheidend. Unternehmen müssen Datenmodelle aufeinander abstimmen, grenzüberschreitende Kompatibilität sicherstellen und zuverlässige Verfahren zur Fehlerbearbeitung implementieren. Diejenigen, die dies proaktiv angehen, erreichen nicht nur Compliance, sondern verschaffen sich auch Wettbewerbsvorteile durch verbesserte Datengenauigkeit und Business Intelligence.  

Ob Sie sich auf ViDA vorbereiten, länderübergreifende Vorgaben verwalten oder Ihre Steuerprozesse zukunftssicher machen möchten: Vertex e-Invoicing kann Sie dabei unterstützen, regulatorische Herausforderungen in strategische Vorteile umzuwandeln. Vielleicht finden Sie auch dieses Whitepaper Navigating Global E-Invoicing Requirements hilfreich.