Schnell verkaufen, Verkaufssteuer schneller melden: Die E-Commerce-Herausforderung für Steuerteams

E-Commerce hat den Verkauf von Waren und Dienstleistungen grundlegend verändert und Unternehmen einen beispiellosen Zugang zu globalen Märkten und Verbrauchern verschafft. Seit den Anfängen des Online-Shoppings in den 1990ern haben Innovationen wie Mobile Commerce und Online-Marktplätze zu einer breiten Akzeptanz geführt. Forrester prognostiziert, dass der Online-Einzelhandel allein im Jahr 2025 5,3 Billionen Dollar erreichen wird, was etwa einem Fünftel aller weltweiten Einzelhandelsverkäufe entspricht.

Diese Dynamik signalisiert mehr als nur eine Veränderung des Ortes, an dem Transaktionen stattfinden: sie kennzeichnet einen grundlegenden Wandel in den Geschäftsabläufen und der Steuer-Compliance. Da grenzüberschreitende Aktivitäten immer häufiger vorkommen, sehen sich sowohl Steuerteams als auch Aufsichtsbehörden mit einer zunehmenden Komplexität konfrontiert. Um Schritt zu halten, benötigen Unternehmen eine skalierbare Steuertechnologie, integrierte Prozesse und ein klares Verständnis externer regulatorischer Änderungen, um sicherzustellen, dass die Compliance von der Kasse bis zur Meldung integriert ist.  

Wie hat sich das Wachstum des E-Commerce auf die indirekten Steuern in Europa ausgewirkt?

Es herrscht der weitverbreitete Irrtum, E-Commerce sei eine Branche. Tatsächlich handelt es sich um einen Vertriebskanal, der Direktverkäufe an Endverbraucher (DTC) ermöglicht und damit den Vertrieb von Waren grundlegend verändert. Traditionell hängt die Verkaufssteuer von der physischen Logistik ab – dem Ursprung eines Produkts, dem Standort des Käufers, der Lieferadresse usw. E-Commerce verändert dies grundlegend. Wenn jemand in China Waren, die in Indien hergestellt wurden, direkt an einen Kunden in Frankreich liefern kann, steigt die Komplexität der Steuerfindung erheblich.  

In den letzten zehn Jahren konnten Unternehmen mit digitaler Ausrichtung schnell expandieren und Kunden in mehreren Ländern erreichen, ohne eine lokale Präsenz aufzubauen. Dieser anfängliche Vorteil – weltweit zu verkaufen, bei lokaler Besteuerung – hat sich zunehmend verringert, da die Regulierungsbehörden aufgeholt haben, indem sie zielortbasierte Vorschriften für „Fernverkäufer” eingeführt und die Verpflichtungen für Plattformen erweitert haben.

Die lokalen Steuerbehörden handeln, um gleiche Wettbewerbsbedingungen für inländische Verkäufer zu schaffen und die Umsatzsteuereinnahmen zurückzuerhalten. Während digitale Plattformen und grenzüberschreitende Transaktionen zum Standard werden, stellen die Länder eines klar: Wer hier verkauft, muss auch hier die Verkaufssteuer erheben und überweisen.  

Was bedeuten Vorschriften für grenzüberschreitende Verkäufer?

Da sich die Steuergesetze ständig weiterentwickeln, sehen sich Unternehmen, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind, mit zunehmender Komplexität konfrontiert. Unternehmen müssen gleichzeitig mehrstufige Vorschriften berücksichtigen, die sich über Länder, Produktkategorien und Vertriebskanäle erstrecken.

Dadurch hat sich die Arbeitsweise interner Steuerteams verändert. Sie müssen eine genaue Steuerfindung zum Zeitpunkt des Verkaufs sicherstellen und konform bleiben, ohne das Kundenerlebnis zu beeinträchtigen. Angesichts der zahlreichen zu beachtenden Steuersätze und Regelungen und der Transaktionen, die sich über stationäre und Online-Kanäle erstrecken oder die Ermittlung der Steuerpflicht für einzelne Posten erfordern können, benötigen die Teams ein fundiertes Verständnis der Steuer-Compliance.

Die Aufsichtsbehörden versuchen, diesen Prozess zu vereinfachen. Das IOSS (Import One Stop Shop) der EU zielt beispielsweise darauf ab, die Umsatzsteuermeldung für grenzüberschreitenden E-Commerce zu harmonisieren. Es ist größtenteils erfolgreich, aber die landesspezifischen Interpretationen der Steuerfindung stellen immer noch Herausforderungen dar.

Die Nachfrage nach korrekten Steuerberechnungen in Echtzeit steigt, und Steuern sind inzwischen eng mit der digitalen Infrastruktur verknüpft. Unternehmen mussten ihre internen Prozesse hinsichtlich Geschwindigkeit, Umfang und neuen Systemen anpassen. Online muss die Steuercompliance mit dem Tempo des Handels Schritt halten, ermöglicht durch digitale Plattformen, die umgehende Entscheidungen über Produkte, Zahlungen und Verkaufssteuer treffen.

Dies wird durch das EU-Gesetz ViDA (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter) unterstrichen. Obwohl viele seiner Vorschläge erst in den 2030er Jahren in Kraft treten werden, bedeuten die erforderlichen Vorgaben zu e-invoicing in Echtzeit, dass E-Commerce-Unternehmen bereits jetzt mit der Planung beginnen sollten. In einem Umfeld, in dem die Geschwindigkeit beim Bezahlvorgang entscheidend ist, ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass die Verlagerung der Steuermeldung näher an den Transaktionszeitpunkt die Kunden nicht stört.

Was ist bemerkenswert daran, wie Unternehmen heute online verkaufen?

Eine der auffälligsten Entwicklungen im E-Commerce-Umfeld von heute ist der Aufstieg des Omnichannel-Vertriebs. Unternehmen, die früher ausschließlich auf den physischen Vertrieb angewiesen waren, verkaufen heute online, im Geschäft und über Marktplätze.  

Procter & Gamble ist ein Paradebeispiel dafür. Ehemals ein traditioneller Hersteller und Vertreiber, machten E-Commerce-Verkäufe im Jahr 2024 bereits 18 % des Gesamtumsatzes des Unternehmens aus. Dies spiegelt einen umfassenderen Trend wider: Unternehmen entscheiden sich nicht mehr zwischen physischen und digitalen Optionen – sie nutzen beides.

Inzwischen werden „reine“ E-Commerce-Unternehmen – die digitale Güter ohne physische Präsenz verkaufen, wie Netflix und Spotify – in vielen Steuersystemen vollständig berücksichtigt. Ihre ausschließlich digitalen Modelle und ihre globale Reichweite haben die Regulierungsbehörden dazu veranlasst, die Regeln zu erweitern und Lücken bei der Erhebung der Verkaufssteuer zu schließen.

Für all diese Unternehmen ist Einheitlichkeit von entscheidender Bedeutung. Unabhängig davon, ob Sie online oder in einem Geschäft verkaufen, muss der korrekte Steuersatz angewendet werden und die Kunden müssen Einheitlichkeit in allen Kanälen erleben. Um dies zu erreichen und reibungslose, konforme Transaktionen an jedem Verkaufspunkt sicherzustellen, müssen Steuerteams mit einer breiteren Palette von Systemen arbeiten, von ERP-Systemen bis hin zu E-Commerce-Plattformen.  

Wie können Systeme und Technologien die Steuerteams im E-Commerce unterstützen?

Da digitale Plattformen immer weiter expandieren und grenzüberschreitender Handel zur Norm wird, ist Technologie von entscheidender Bedeutung. Die Geschwindigkeit der Transaktionen erfordert eine Verkaufssteuerberechnung in Echtzeit, ohne den Bezahlvorgang zu verlangsamen. Deshalb ist Latenz ein zentrales Thema in Angebotsanfragen (RFPs) – und deshalb liegen die Lösungen von Vertex nah am Berechnungspunkt für eine umgehende, genauere Steuerfindung.

Es geht aber nicht nur um Geschwindigkeit. Steuerteams verwalten nun mehr Systeme: ERPs, E-Commerce-Plattformen wie Shopify, Logistiktools, Rechnungsstellungssoftware. Die richtige Technologie trägt dazu bei, all diese Daten zusammenzuführen, damit Sie Steuern in mehreren Kanälen und Gerichtsbarkeiten korrekt berechnen, erheben und abführen können.  

Compliance ist ein weiterer Aspekt. Bei der exponentiellen Anzahl von Steuerregeln in O Series ist es schwer vorstellbar, ohne Automatisierung konform zu bleiben. Die Software hilft bei der Vermeidung von Strafen, Audits und Ressourcenverbrauch. Strategisch gesehen ermöglicht sie die Planung, sodass Unternehmen ihre Steuerverbindlichkeiten kennen, bevor sie einen neuen Markt erschließen oder ein Produkt auf den Markt bringen.

Letztlich gibt eine gute Steuertechnologie den Teams die Möglichkeit, sich auf Prognosen und Wachstum zu konzentrieren, anstatt sich mit der Einreichung von Steuererklärungen zu befassen. Sie ist nicht länger nur ein Backoffice-Tool, sondern Teil der Infrastruktur, die den E-Commerce antreibt.