Die Compliance-Uhr tickt – Warum die Budgetplanung für 2026 jetzt beginnt
Angesichts der bevorstehenden regulatorischen Änderungen im Bereich der E-Invoicing in zahlreichen Ländern – darunter Frankreich, Deutschland, Polen und Mexiko – stehen Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Steuern und IT vor einer dringenden Compliance-Herausforderung. Um sicherzustellen, dass die Vorgaben zur E-Invoicing effektiv verwaltet und kostspielige Strafen in 2026 vermieden werden, müssen Unternehmen die Transformation priorisieren – mit umgehender Zuweisung von Investitionen in die richtigen Tools und Implementierungsprozesse.
Beschleunigung globaler Mandate und Geschäftsanforderungen
E-Invoicing ist nicht mehr nur eine digitale Annehmlichkeit – sie wird zunehmend zu einer gesetzlichen Verpflichtung. Auf der ganzen Welt verstärken Regierungen ihre Steuerkontrollen mit Vorgaben, die darauf abzielen, Umsatzsteuerlücken zu schließen und Betrug zu bekämpfen. In Frankreich wird beispielsweise vorausgesetzt, dass alle Unternehmen E-Invoice empfangen und alle mittleren und großen Unternehmen müssen bis September 2026 E-Invoice ausstellen, die vollständige Abdeckung ist bis September 2027 vorgesehen. Belgien, Deutschland, Polen, Kroatien und Mexiko führen ebenfalls Vorgaben ein, die Auswirkungen auf Compliance und Berichterstattung haben werden.
Die Vorgaben unterscheiden sich erheblich in den Gerichtsbarkeiten, mit unterschiedlichen Formatanforderungen, Einreichungsportalen und komplexen Modellen, die von Freigabe- bis hin zu Nachprüfungssystemen reichen. Multinationale Unternehmen müssen durch diese Komplexität navigieren, um überall dort, wo sie Geschäfte tätigen, richtlinienkonform zu bleiben und ebenfalls den Überblick über die unvermeidlichen Änderungen behalten, wenn sich die Anforderungen ändern.
Viele Unternehmen, die auf eine dezentrale oder manuelle Rechnungsbearbeitung angewiesen sind, werden es schwierig finden, die modernen Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Ältere Technologien unterstützen möglicherweise bestimmte Datenformate oder Integrationsanforderungen nicht und bieten möglicherweise keine ausreichenden Einblicke in die Vorschriften verschiedener Länder zur elektronischen Rechnungsstellung. Gleichzeitig erhöhen manuelle Workflows das Risiko von Fehlern und verpassten Abgabefristen.
Eine strategische Roadmap für Compliance
In einer aktuellen Studie von Gartner® wird betont, wie wichtig es für Unternehmen ist, einen Überblick über ihre aktuellen Compliance-Fähigkeiten sowie über die für sie geltenden Vorschriften zu haben. Um reaktive Ausgaben zu vermeiden und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen, wird in dem Bericht empfohlen, eine strategische Roadmap zu erstellen, zu der Folgendes gehört:
- Definition von Zielen und Fähigkeiten
Skizzieren Sie Ihre Ziele und die erforderlichen Fähigkeiten für die E-Invoicing. Dazu könnten mehrere Ziele gehören, beispielsweise die Konsolidierung von Systemen und Prozessen, elektronisches Senden und Empfangen von 100 % der E-Invoicing oder Verstärkung der Automatisierung.
- Beurteilung der aktuellen Lücken
Analysieren Sie Ihre aktuellen Fähigkeiten im Hinblick auf Ihre Ziele. Dies sollte aufzeigen, wie Ihre aktuellen Systeme, Prozesse und Teams genutzt werden können, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen, und wo Ihr Unternehmen Risiken ausgesetzt ist.
- Priorisierung der nächsten Schritte
Erstellen Sie eine Liste von Maßnahmen, die evaluiert und priorisiert werden müssen, um Lücken in Ihren aktuellen Fähigkeiten zu schließen, wie z. B. die Abdeckung der E-Invoicing, Integration und Skalierbarkeit. Konzentrieren Sie sich auf Länder mit hohem Volumen und auf solche mit bevorstehenden Mandatsfristen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Daten und Systeme in der Lage sind, eine genaue Berichterstattung sowie neue Prozesse zu unterstützen.
- Den Plan dokumentieren und kommunizieren
Informieren Sie alle wichtigen Stakeholder über einen klaren Plan, der die Begründung, Treiber, Initiativen und den Zeitplan für Ihr Transformationsprojekt für die E-Invoicing beinhaltet. Dies sollte für Transparenz und Sichtbarkeit in einem frühen Stadium sorgen, um die Zustimmung aller Abteilungen zu gewährleisten. Diese Zusammenarbeit ist entscheidend für den Erfolg.
Budgetplanung für 2026
Viele Unternehmen formulieren um diese Zeit die Ausgabenprioritäten für das nächste Jahr und ein weiteres wichtiges Element, das Sie bei der Erstellung Ihrer Roadmap für die E-Invoicing berücksichtigen sollten, ist die Sicherstellung einer angemessenen Finanzierung. Um dafür zu sorgen, dass die richtige Technologie zur Unterstützung einer digitalen Steuertransformation vorhanden ist und zur Verbesserung der Berichterstattung, müssen Unternehmen die Mittel zur Implementierung und den laufenden Support zuweisen. Investitionen hinauszuzögern, kann später höhere Kosten verursachen, einschließlich der Nachrüstung mit den richtigen Tools, Bußgeldern, Zinsen und Reputationsschäden.
Wenn Unternehmensleiter jetzt die Finanzen berücksichtigen, können sie Compliance-Bemühungen auf die umfassendere Ziele der digitalen Transformation ausrichten, Abläufe optimieren und sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme zukunftssicher sind.
Laden Sie Ihr Exemplar der Gartner® Studie* herunter und lesen Sie mehr über das Schaffen einer strategischen Roadmap für die E-Rechnungsstellung
*Gartner, Develop a Global E-Invoicing Compliance Strategy, Alexandre Oddos, Tamara Shipley, 7 Juli 2025
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