Was Italiens SDI uns über Europas Bedarf an Tax Engines verrät

Die Verantwortlichen für Steuern und Finanzen in den USA und Europa sind bei e-invoicing mit nahezu gegensätzlichen Problemen konfrontiert.  

US-Unternehmen verstehen den Wert einer Tax Engine, da sie sich jahrelang auf sie verlassen haben, um die Komplexität der inländischen Verkaufssteuer zu verwalten. Viele tun sich jedoch noch schwer, die neuen internationalen Vorgaben für e-invoicing zu verstehen.  

Für europäische Führungskräfte ist es umgekehrt. Sie kennen die Vorgaben bis ins kleinste Detail und verstehen, wo ihr Geschäft in jedem Markt in den Geltungsbereich fällt. Sie sind allerdings weiterhin skeptisch, ob eine Tax Engine tatsächlich notwendig ist, um ihren Anforderungen zu entsprechen.  

Wir sind aber auf dem Weg in ein Umfeld der sich beschleunigenden Vorgaben, der Compliance in Echtzeit und der Regeln, die sich von Land zu Land ändern – europäische Führungskräfte können sich diesen Fehler also nicht mehr leisten.  

Die Lücke der E-Invoicing-Bereitschaft  

Die Einzelheiten der e-invoicing-Vorgaben zu kennen und die Bereitschaft, damit umzugehen, sind zwei sehr unterschiedliche Dinge und was wir gerade in Italien sehen, ist ein deutliches Beispiel für diesen Unterschied.  

In Italien ist obligatorisches B2B e-invoicing über SDI seit 2019 in Kraft, basierend auf einer Plattform, die seit 2014 live ist und auch die kleinsten Unternehmen fallen seit 2024 in den Geltungsbereich. Und dennoch liegen die Ablehnungsraten beim ersten Durchlauf nach wie vor konstant zwischen 15 und 20 %. Wir sprechen nicht über die ersten Monate der Vorgabe, als Anlaufschwierigkeiten erwartet wurden, wie wir sie in anderen Teilen des Kontinents sehen. Dies ist ein Markt, in dem e-invoicing seit Jahren normal ist. Die Hauptursache für diese Ablehnungen ist jedoch nicht mangelndes Wissen über die Vorgabe, sondern es sind schlichtweg Fehler in den Stammdaten. Eine falsche Ziffer in einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der Name einer juristischen Person, der nicht mit den Aufzeichnungen der Steuerbehörde übereinstimmt und Ihr Geld steckt fest. Wie ich oft sage: Automatisierung behebt fehlerhafte Daten nicht, sie deckt sie auf. SDI ist einfach das Vergrößerungsglas.  

Für mich ist das eigentlich kein Wissensproblem, sondern eher eine veraltete Art, Dinge zu tun, die e-invoicing vor unseren Augen überarbeitet. Nach dem alten Modell der regelmäßigen Meldung und der Abstimmung nach dem Audit waren fehlerhafte Stammdaten zwar zweifellos ein Problem, aber ein beherrschbares. Wenn man im Nachhinein manuelle Änderungen vornehmen konnte, gab es immer einen Zeitpuffer, um schnelle Korrekturen vorzunehmen, bevor sie Schaden anrichten.  

Aber wir leben nun in einer Welt von Echtzeit-Audits, in der jede Rechnung ein Compliance-Ereignis ist und es keinen Spielraum mehr im System gibt.  

Die Auswirkungen zeigen sich in allen Unternehmen. Für die Steuern verlagert sich der Auftrag von der monatlichen Abstimmung dahin „beim ersten Mal alles richtig zu machen“. Für die Finanzen wird die DSO zu einer Datenqualität-Kennzahl und Überraschungen am Monatsende geschehen nicht länger am Monatsende, sondern sind genau jetzt sichtbar. Für die IT ist die Stammdaten-Governance nicht länger ein Projekt „irgendwann“, sondern ein Eckpfeiler für jedes Unternehmen, das grenzüberschreitenden Handel betreibt.  

All das führt zu unterschiedlichen Regeln für die Geschäftstätigkeit.  

Tax Engine ROI für E-Invoicing  

In diesem Kontext ist der geschäftliche Nutzen dies zu beheben offensichtlich, besonders wenn man die Auswirkungen betrachtet, die es in Italien hat, wo e-invoicing bereits ein ausgereifter Markt ist. Tatsächlich verlagert sich das Gespräch von einem über Compliance zu einem über den Schaden, den mangelhafte Stammdaten bereits anrichten. Wir können nun beziffern, was es Unternehmen in Italien kostet und was es in unzähligen anderen Ländern kosten könnte, wenn die Einführung von e-invoicing-Vorgaben bevorstünde.  

Die Zahlen sind beeindruckend. Unternehmen, die über eine ordnungsgemäße Steuerdatengrundlage verfügen, verarbeiten Rechnungen 15-mal schneller als solche, die die Compliance manuell verwalten. Sie sparen 37 € pro Rechnung an Bearbeitungskosten und können davon ausgehen, dass die Ablehnungsquote beim ersten Durchlauf auf etwa 5 % sinkt, wesentlich niedriger als die 15-20 % liegt, die wir in Italien gesehen haben. In großem Umfang ist das wirklich eine wesentliche Einsparung.  

Aber die Lösung besteht nicht darin, eine Compliance-Schicht Ihrem vorhandenen System hinzuzufügen, da ansonsten die Steuerfindung und e-invoicing weiterhin parallel ausgeführt werden und immer noch Probleme mit den Stammdaten verursachen.  

Über Compliance hinaus: Der echte Wert einer Tax Engine  

Wir wissen, wie wichtig gute Daten sind, aber wir wissen auch, dass Unternehmen, die die Stammdatenbereitschaft als Projekt mit einem Anfang und einem Ende behandeln, sich jedes Mal in der gleichen Position wiederfinden, wenn sich eine Vorgabe ändert. Wie ich bereits anführte, ist „Bereitschaft“ hier keine Übung zum Abhaken von Kästchen sondern die Fähigkeit, konform zu sein, auch wenn sich die Regeln ändern.  

Benötigt wird ein diszipliniertes System mit klarer Verantwortlichkeit für die steuerlich relevanten Daten, einer standardisierten Taxonomie, mit der alle im Unternehmen arbeiten, und Qualität, die bereits bei der Erstellung durchgesetzt wird, anstatt im Nachhinein korrigiert zu werden. Wo Ausführungsdaten wie Ziele, Formate, steuerlicher Kontext oder Kundenregeln als wirklich wichtige Stammdaten behandelt werden und die Leistung kontinuierlich überwacht und nicht später überprüft wird, um Probleme zu beheben.  

Wenn ich den europäischen Führungskräften eines sagen könnte, wäre es dies: Was eine Tax Engine Ihrem Unternehmen bietet, ist weit mehr als nur eine Compliance-Schicht über Ihrer e-invoicing-Lösung. Es ist die Zusammenführung Ihrer Steuerfindung und Ihres e-invoicing in einer Schicht, damit Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen.  

Die Skepsis, die europäische Führungskräfte gegenüber Investitionen in eine Tax Engine haben, ist nicht unbegründet. Wenn man die Vorgaben bereits kennt und über eine Compliance-Infrastruktur verfügt, verstehe ich, dass man das Gefühl hat, die Arbeit sei erledigt. Aber wie wir in Italien gesehen haben, ist das nicht der Fall und Selbstzufriedenheit hat einen echten, harten Preis.  

Die Ironie ist, dass europäische Unternehmen den schwierigeren Teil dieses Problems mit ihrem Wissen über die der geltenden und bevorstehenden Vorgaben bereits gelöst haben. Aber europäische Unternehmen wissen auch, dass e-invoicing-Vorgaben sich schnell und in großer Zahl anhäufen. Sie haben die Chance, die Probleme zu lösen, die wir jetzt in Italien gesehen haben, bevor sich dieselben Probleme in Dutzenden anderer Länder gleichzeitig in großer Zahl anhäufen.