Die vier größten Herausforderungen der E-Invoicing-Implementierung für Unternehmen (und wie man sie überwindet)

Im Zuge der weltweiten Umstellung auf vorgeschriebene kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) gewinnt die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) für Unternehmen zunehmend an strategischer Bedeutung. Die Implementierung einer umfassenden E- Rechnungsstellungssystems gewährleistet nicht nur die Einhaltung lokaler Vorschriften, sondern verbessert auch die Betriebsabläufe und senkt langfristig die Kosten.

Laut der aktuellen Studie E-Invoicing Report von Vertex planen 85 % der Unternehmen, die Integration ihrer e-invoicing-systeme in den nächsten zwei Jahren zu verbessern. Investition in die richtige Technologie, die sich in vorhandene ERP-Systeme integrieren lässt, ermöglicht reibungslose durchgängige Workflows, Automatisierung und Dateneinblicke in Echtzeit.  

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, aber die Implementierung komplex sein. Von fragmentierten Systemen und Herausforderungen beim Datenmanagement bis hin zu internen Hindernissen bei der Einführung – viele Unternehmen stehen auf dem Weg zur Reife der elektronischen Rechnungsstellung vor Hindernissen.  

Hier werden wir die vier größten Herausforderungen untersuchen, mit denen Unternehmen laut eigenen Angaben konfrontiert sind – und wie man sie bewältigen kann:

Herausforderung 1: Datenverwaltung

Starke Data Governance ist für eine erfolgreiche e-invoicing unerlässlich, aber die Hälfte der Unternehmen gibt an, dass Datensicherheit und Datenschutz große Herausforderungen sind.  

Da e-invoicing-vorgaben zunehmend Echtzeit-Validierung und detaillierte Berichterstattung voraussetzen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten bereinigt, vollständig und sicher sind. Inkonsistenzen in der Datenqualität und mangelnde Standardisierung können die Compliance und die Genauigkeit der Berichterstattung beeinträchtigen.

Regionale Unterschiede in den Datenschutzgesetzen und der staatlichen Unterstützung tragen zusätzlich zur Komplexität bei. Eine zentralisierte, konforme e-invoicing-Plattform mit einer breiten Abdeckung länderspezifischer Vorgaben kann dazu beitragen, dass Unternehmen diese Unterschiede bewältigen und gleichzeitig Kontrolle und Transparenz beibehalten.  

Herausforderung 2: Systemintegration

Die Integration von e-invoicing-Lösungen in bestehende Systeme – insbesondere ERP-Systeme – ist eine der häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen. Tatsächlich bezeichnen 55 % der Unternehmen, die in Ländern mit Vorgaben tätig sind und 63 % der Unternehmen, die international in Länder mit lokalen Vorgaben verkaufen, Systemintegration als eine der größten Herausforderungen.

Ohne eine ordnungsgemäße Systemintegration riskieren Unternehmen Verzögerungen bei der Umsetzung der Vorschriften, Dateninkonsistenzen und Compliance-Lücken, die sich sowohl auf den Geschäftsbetrieb als auch auf die Genauigkeit der Berichterstattung auswirken können. Allerdings können auch Legacy-Technologien, kundenspezifische Konfigurationen und isolierte Daten Hindernisse für die Implementierung eines nahtlosen e-invoicing-Prozesses sein.  

Um dieses Problem zu lösen, sollten Unternehmen mit einem e-invoicing-Anbieter zusammenarbeiten, der neben flexiblen, API-gesteuerten Lösungen auch Unterstützung bei der Implementierung bietet. Ein gut integriertes System erfordert eine maßgeschneiderte technische Konfiguration und die Abstimmung mit anderen Finanzsystemen und ERP-Umgebungen, damit es nahtlos im Hintergrund arbeiten kann.

Herausforderung 3: Interne Barrieren und Kosten

Die Kosten bleiben ein erhebliches Hindernis für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. 55 % der Unternehmen geben an, dass dies ein Problem darstellt. Anfängliche Investitionen in Technologie, Schulungen und Change Management können hoch erscheinen, insbesondere wenn es konkurrierende Budgetprioritäten gibt. Diese Herausforderung kann durch Zurückhaltung bei der Einführung und mangelndes Verständnis im gesamten Unternehmen noch verstärkt werden.  

Eine Verzögerung der Umsetzung kann jedoch langfristig zu höheren Kosten führen, da die manuelle Bearbeitung ineffizient ist und der Compliance-Druck zunimmt, da immer mehr Länder Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einführen. Unternehmen, die in skalierbare, konforme Lösungen investieren, sind besser in der Lage, sich an Handelsanforderungen anzupassen und betriebliche Einsparungen zu erzielen.

Der Schlüssel liegt darin, unternehmensintern Zustimmung sicherzustellen. Ein funktionsübergreifendes Verständnis des Nutzens der elektronischen Rechnungsstellung in den Bereichen Steuern, IT und Finanzen trägt zu einer besseren Zusammenarbeit, einer reibungsloseren Einführung und einer höheren Kapitalrendite bei.

Herausforderung 4: Unterschiedliche Gerichtsbarkeiten und Compliance

Fast 100 Länder weltweit haben inzwischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, und es wird erwartet, dass in naher Zukunft weitere Länder folgen werden. Jede Gerichtsbarkeit hat ihre eigenen Regeln, Formate und Fristen, und derzeit gibt es keinen universellen Standard, was die Einhaltung globaler Vorschriften zu einer wachsenden Herausforderung macht.

Für multinationale Unternehmen bedeutet dies, mehrere Anforderungen zu verwalten, die sich häufig ändern können. Die Compliance aufrechtzuerhalten erfordert daher kontinuierliche Überwachung, lokales Fachwissen und die Fähigkeit, sich schnell anzupassen, vor allem, wenn ein fragmentierter, manueller Ansatz für die Vorgaben verwendet wird.

Eine globale mit regulatorischen Updates in Echtzeit hilft Unternehmen, Änderungen einen Schritt voraus zu sein und konform zu bleiben. Durch die Zentralisierung der Rechnungsstellung und die Automatisierung von Aktualisierungen können Unternehmen Risiken reduzieren, Abläufe vereinfachen und sicher grenzüberschreitend Handel treiben.

Die Vorteile der E-Invoicing überwiegen die Herausforderungen.

Letztendlich sind vier von fünf Unternehmen der Meinung, dass der Mehrwert der elektronischen Rechnungsstellung die Herausforderungen bei der Umsetzung überwiegt. Die Erfassung der richtigen Daten und die Abstimmung der Systeme kann ohne eine geeignete Infrastruktur zwar schwierig sein, doch sind die langfristigen Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Compliance erheblich. Tatsächlich glauben 81 % der Unternehmen, dass e-invoicing die Berichterstattungs- und Compliance-Fähigkeiten verbessert.

Mit einer klaren Strategie, funktionsübergreifenden internen Investitionen und dem richtigen Partner können Unternehmen über die reine Compliance hinausgehen und das volle Potenzial einer gut integrierten digitalen Steuertransformation ausschöpfen.

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