Polens KSeF definiert E-Invoicing in 2026 neu

Nach einer Reihe von Überarbeitungen ist Polens nationale E- Rechnungsstellungsplattform (KSeF) nun auf einem guten Weg zu einem gestaffelten Mandat im Jahr 2026 und ist ein Vorreiter dafür, wie Echtzeit-Kontrollen im Stil der Zollabfertigung die Rechnungsstellung und die Umsatzsteuer in ganz Europa umgestalten. 

Die größten polnischen Steuerzahler (Umsatz 2024 > 200 Mio. PLN) müssen ab dem 1. Februar 2026 konform sein. Alle anderen polnischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen folgen am 1. April 2026 und die Klein-/Kleinstunternehmen müssen bis zum 1. Januar 2027 konform sein, wenn das Sanktionssystem in Kraft tritt. 

KSeF 2.0 setzt neue Maßstäbe mit Funktionen und Anforderungen, die sowohl von Finanz- als auch von IT-Teams ein Umdenken erfordern.

Was ist diesmal wirklich anders an Polens KSeF?

Polens Umstellung auf KSeF 2.0 strafft sowohl das Betriebsmodell als auch das Playbook für die Bereitschaft. Zusätzlich zu den zeitlich gestaffelten Terminen haben die Behörden mehrere funktionale Änderungen klargestellt, die für tägliche Abläufe von Bedeutung sind:

• Ein permanenter „Offline24“-Modus ermöglicht die Ausstellung, wenn Systeme oder Konnektivität ausgefallen sind – vorausgesetzt, die Rechnungen werden bis zum nächsten Geschäftstag bei KSeF eingereicht.
• Ein Vorstoß in Richtung universeller Empfang bedeutet, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung bereits vom ersten Tag der Vorgabe an bereit sein sollte, KSeF-e-invoiced zu empfangen und zu verarbeiten, auch wenn Sie noch nicht zur Ausstellung über KSeF verpflichtet sind.
• Erwarten Sie verbesserte Authentifizierungsmethoden und erweiterte Bestimmungen für die Zustellung von Rechnungen in Grenzfällen außerhalb von KSeF – Details, die sich in Ihrem Zugriffsmanagement, der Behandlung von Ausnahmen und dem Onboarding von Lieferanten widerspiegeln sollten.

Aus Datensicht strukturiert das FA(3)-Schema (ein Nachfolger früherer FA-Formate) den Rechnungsinhalt für die Freigabe ab Januar 2026. Die sich weiterentwickelnden Regeln für Anhänge und Identifikatoren werden Einfluss darauf haben, wie Sie Integrationen gestalten und wie Sie die Finanzabteilung und alle unterstützenden Shared Services-Teams schulen.

Betriebliche Veränderungen, die Sie nicht ignorieren können

Durchgängige ID-Nachverfolgung

Die KSeF-Kennung (und die Daten) müssen der Rechnung während ihres gesamten Lebenszyklus folgen: Ausstellung, Erhalt und Zahlungsverweis. Ihre ERP- und Treasury-Systeme müssen diese Kennungen daher während des gesamten AR- (Debitorenbuchhaltung) und AP- (Kreditorenbuchhaltung)-Lebenszyklus der Transaktion zuverlässig annehmen, speichern und anzeigen. Bei Bedarf Validierungen erstellen, die Zahlungen ohne übereinstimmende KSeF-Kennung verhindern.

Anhänge und „die PDF-Gewohnheit“

Die Ausrichtung von KSeF bevorzugt strukturierte Inhalte. Wenn Ihre Branche auf unterstützende Dokumente (Arbeitsaufträge, Stundenzettel, Leistungsnachweise) angewiesen ist, müssen Sie strukturierte Anhänge oder alternative Ansätze (z. B. kontrollierte Links in dafür vorgesehenen Feldern oder parallele Prozesse) einplanen und sicherstellen, dass Käufer diese Verweise für ihre AP-Prozesse nutzen können. Dies betrifft sowohl Workflow und Change Management als auch die Technik.

Die Empfangsbereitschaft ist genauso wichtig wie die Ausstellung.

Auch Unternehmen, die nicht zur ersten Welle der Meldepflicht gehören, aber z.B. als Einkäufer von größeren Steuerzahlern tätig sind, sollten sicherstellen, dass ihre AP-Systeme in der Lage sind, KSeF-Rechnungen aufzunehmen, den Status abzugleichen und Ausnahmen frühzeitig zu melden. Dazu gehört auch das Testen der Verarbeitung Offline24, damit Ihre Kontrollen nicht unterbrochen werden, wenn ein Lieferant berechtigterweise Fallback verwendet.

Fenster zum Testen und Governance

Da die Test- und Vorproduktionsumgebungen vor dem Go-Live eingeführt werden und die Produktionsumstellung bis Ende 2025 und Anfang 2026 dauern wird, sollten Sie Ihre Data Governance und den rollenbasierten Zugriff (wer Daten übermitteln kann, wer sie erneut übermitteln kann, wer sie korrigieren kann) jetzt festlegen und den Prüfpfad üben, den Sie 2026–2027 benötigen werden.

Wenn Sie diese Veränderungen jetzt verstehen, ersparen Sie sich später kostspielige Korrekturen und operative Probleme.

Ihre Roadmap zur Bereitschaft: Was als nächstes zu tun ist, um die e-Invoicing in Polen sicherzustellen.

Die folgende Roadmap gliedert die Reise in klare, überschaubare Schritte, damit Ihr Team mit Zuversicht weitergehen kann. 

• Daten → FA(3): Vollständige Stammdatenhygiene und Zuordnung zu FA(3), einschließlich Randszenarien (Gutschriften, FX, Sondergebühren). Validieren dass Rechnungszeilen und -summen nach der KSeF-Freigabe eindeutig abgestimmt sind.
• Konnektivität und Fallbacks: Nachweis des ERP → Gateway → KSeF Pfads, erfassen der KSeF-ID zurück in ERP und Ausfälle simulieren, um Offline24 zu testen. Workflows für Genehmigung und Wiederholung fehlgeschlagener Einreichungen dokumentieren.
• Rechnungen und Zahlungen empfangen: Sicherstellen, dass AP KSeF-Nachrichten analysieren kann und Ihre Zahlungsprozesse gegebenenfalls Verweise auf KSeF-Nummern durchsetzen können. Service-Desks schulen, um Lieferantenfragen schnell zu beantworten.
• Kontrollen und Nachweise: Die KSeF-Status mit den Positionen in der Umsatzsteuererklärung abstimmen und einen lückenlosen Prüfpfad bis 2026 und bis zum Sanktionszeitraum 2027 aufrechterhalten. 

Wie Vertex Ihnen dabei hilft

Eine Plattform für kontinuierliche Compliance. Vertex ermöglichen es Kunden, einen Anbieter zu nutzen, um die Anforderungen an die durchgängige Umsatzsteuer-Compliance zu erfüllen, einschließlich Umsatzsteuer-ID-Validierung, Steuerermittlung, e-Invoicing, richtlinienkonformer Kundenrechnungsstellung und Meldung nahezu in Echtzeit und regelmäßig zur Unterstützung der Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen. Unternehmen können diese automatisierte Lösung nutzen, um die Anforderungen in Polen zu erfüllen. 

Vorgefertigte Integrationen mit SAP S/4HANA, SAP ECC, Oracle Cloud ERP, Oracle EBS (R12). Mit Vertex e-Invoicing können Sie die Rechnungsfreigabe vereinfachen, die Revisionssicherheit gewährleisten und den Umsatz beschleunigen, während Sie gleichzeitig die für die elektronische Rechnungsstellung benötigten Ressourcen reduzieren.

Ein für Polen geeignetes Integrationsmuster. Unser technischer Ablauf für KSeF umfasst die Aufnahme in ein Vertex UBL-Format, API-Einreichung, Offline24-Logik und das maßgebliche Zurückschreiben von KSeF-IDs in das ERP-System und langfristige Aufbewahrung und Audit-Ansichten.

Schnelle Wertschöpfung in Ihrem ERP-System. Wir verkürzen Pilotprojekte, reduzieren die Anzahl kundenspezifischer Anpassungen und standardisieren Rollouts vor Februar/April 2026, indem wir eine Auswahl an ERP-Konnektoren, UBL- und SFTP-Datenaustauschoptionen bieten. 

KSeF ist das bisher eindeutigste Signal dafür, dass die e-Invoicing in Europa zunehmend in Echtzeit, mit Daten an erster Stelle und Plattform-vermittelt erfolgt. Unternehmen tun gut daran, den Zeitplan Polens für das Jahr 2026 zu nutzen, um Daten, Prozesse und Kontrollen zu modernisieren, so dass Sie nicht nur bereit sind, die Vorschriften einzuhalten, sondern auch wirtschaftlich besser arbeiten können. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie über Ihre geschäftlichen Anforderungensprechen möchten, indem Sie hier klicken.