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Was ist e-Invoicing? : Beschreibung der Vorteile und des Verfahrens

What is e-invoicing? : The benefits and process explained

e-Invoicing ist wegweisend für die Umsatzsteuer-Compliance und die genaue Buchführung. Durch Automatisierung der Datenerfassung und Standardisierung der E-Rechnungsformate können Unternehmen Fehler minimieren und einen grundsoliden Prüfpfad aufrechterhalten. Diese verbesserte Genauigkeit verringert das Risiko von Umsatzsteuerdiskrepanzen und trägt dazu bei, dass Unternehmen die Steuervorschriften einhalten und gleichzeitig wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf wachstumsorientierte Aktivitäten zu konzentrieren.

e-Invoicing transformiert die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen. Dabei werden veraltete Papierunterlagen und unpraktische elektronische Rechnung-PDFs durch elegante, strukturierte und maschinenlesbare digitale Formate ersetzt. Stellen Sie sich vor, wie Rechnungen nahtlos zwischen Systemen fließen und in Echtzeit ohne manuelle Eingaben verarbeitet werden. Das klingt sehr effizient, oder nicht?

Das ist kein futuristisches Konzept; es ist bereits Wirklichkeit. Im Vereinigten Königreich und in Europa wird die e-Invoicing  Teil der Umsatzsteuer-Compliance und eine wertvolle Möglichkeit für Unternehmen, ihr Steuermanagement zu verschlanken. Behörden nutzen die Verfahren von e-Invoicing um die Umsatzsteuerlücke zu schließen, Betrug zu mindern und eine transparentere Steuerlandschaft zu schaffen. Aufgrund der ambitionierten Reformen dfer Europäischen Kommission zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) wird die obligatorische E-Rechnungsstellung die Umsatzsteuer-Compliance demnächst für uns alle neu definieren.

Und es geht bei der Compliance nicht nur darum, eine Aufgabenliste abzuarbeiten, denn die e-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile. Verabschieden Sie sich von Rechnungsfehlern, langsamen Bearbeitungszeiten und Problemen aufgrund manueller Eingaben. Profitieren Sie stattdessen von schnelleren Zahlungen, verbessertem Cashflow und einem klar strukturierten Überblick über Ihre Finanzen. Mit dem richtigen Ansatz kann die E-Rechnungsstellung Ihr Steuermanagement zukunftssicher machen und erhebliche Effizienzgewinne freisetzen.

Erkunden Sie noch heute die Herausforderungen und Vorteile von e-Invoicing und bereiten Sie sich auf die Revolution der E-Rechnungsstellung vor.

What is e-invoicing and how is it different from traditional invoicing?

E-invoicing isn't just a buzzword - it's a groundbreaking whift in how businesses handle transactions. Unlike traditional invoices (paper or PDF), which often require manual intervention at multiple stages, e-invoices are fully automated. They're exchanged in a structured, machine-readable format, allowing for seamless integration with accounts payable (AP) systems without human input. 

Managing taxes can be a complex and time-consuming process, and Vertex understands the challenges and burdens businesses face in staying compliant. E-invoicing is designed to ease these difficulties by streamlining and automating workflows, helping you achieve greater efficiency and accuracy. 

  • It minimises delays in invoice processing by enabling real-time data capture and validation, improving cash flow and operational efficiency.
  • The automation e-invoicing brings means that VAT compliance is more easily maintained, even with high transaction volumes.
  • Because invoicing data becomes standardised across multiple regions, consistency and accuracy is improved and VAT reporting is simplified.
  • By reducing manual intervention, e-invoicing shortens processing times, decreases the likelihood of errors, and efficiently addresses complex compliance requirements, offering businesses greater reliability and scalability in managing their tax obligations. 

Why is e-invoicing so significant?

In countries like the UK, where VAT compliance is non-negotiable, e-invoices are helping improve data accuracy, reduce errors, and provide immediate access to tax-relevant information for authorities. This means streamlining audits and minimizing fraud risks. They transmit critical data, not just visual representations, making them faster, more precise, and highly effective for regulatory compliance. 

  • E-invoices stand out for their ability to integrate directly with accounting systems, eliminating manual data entry.
  • Globally, e-invoicing is on the rise, driven by regulations aimed at improving tax compliance and cutting fraud.
  • While offering automation, compliance and broader business benefits, e-invoicing also requires businesses to adapt processes and invest in the right technology.

As the EU and other nations adopt e-invoicing mandates, businesses must see more than just a technology upgrade. It's a strategic move towards automation, transparency, and successful compliance. Ready to future-proof your invoicing process? The time to act is now! 

So funktioniert e-Invoicing

Nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Buchhaltungssysteme, verbesserte Effizienz und Genauigkeit der Umsatzsteuermeldung. Der e-Invoicing Workflow von Vertex transformiert die herkömmliche Rechnungsstellung durch Automatisierung des gesamten Prozesses von der Erstellung bis zur Zahlung.

Vertex Cloud Data Integrity Data Validation

Erstellung

Der Workflow beginnt mit der Erstellung von E-Rechnungen aus Transaktionsdaten, deren Formatierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, d. h. Compliance von Anfang an.

We prepare, file, and pay your monthly compliance accurately and on-time, while still providing you with centralized transparency into the data, returns, communications, and reports.

Validierung

Vor der Einreichung werden die Rechnungsdaten im Hinblick auf Fehler oder fehlende Angaben geprüft, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.

Tax Data Vertex

Einreichung und Freigabe

E-Rechnungen werden sicher an Steuerbehörden oder Portale übermittelt, mit Echtzeit-Updates zu Genehmigungen oder Ablehnungen.

Improved Data Visibility

Nachverfolgung und Autorisierungsüberwachung

Eine zentrale Plattform verfolgt E-Rechnungen nach und vereinfacht das Überwachen des Genehmigungsstatus und der Autorisierung für jede Transaktion.

Every aspect of our compliance outsourcing service is managed in the US — nothing is offshored. You’ll speak directly with a dedicated Vertex representative handling your returns each month.

End-to-End-Schutz

Alle Daten werden über verschlüsselte, sichere Kanäle übertragen. Vertrauliche Daten sind vor Betrug oder Cyber-Bedrohungen geschützt.

Manage Reconciliations

Compliance und Archivierung

Genehmigte E-Rechnungen werden mit digitalen Signaturen elektronisch archiviert und je nach gesetzlichen Anforderungen bis zu 15 Jahre revisionssicher aufbewahrt.

Sind Sie bereit, Ihren Rechnungsstellungsprozess zu optimieren und den regulatorischen Anforderungen einen Schritt voraus zu sein? Erfahren Sie mehr über e-Invoicing  von Vertex in unserem On-Demand-Webinar: Die Umstellung auf E-Rechnungsstellung meistern: Strategien für einen reibungslosen Übergang.

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Vorteile von e-Invoicing

Von verbesserter Effizienz bis hin zu besserer Compliance – die Vorteile von Vertex e-Invoicing machen sich im gesamten Unternehmen bemerkbar.

  • Höhere Effizienz: Übertragen Sie Daten über universelle APIs oder integrierte Konnektoren, um lokalen Vorgaben wie Peppol und SDI ohne manuelle Eingriffe zu entsprechen.
  • Cashflow-Management: Durch die Beschleunigung von Zahlungszyklen und die Verringerung von Forderungslaufzeiten (DSO).
  • Umsatzsteuer-Integration: Die nahtlose Integration mit der Umsatzsteuermeldung bietet Ihnen Sichtbarkeit und Transparenz bei jedem Schritt.
  • Regulatorische Compliance: Bleiben Sie über die sich entwickelnden Steuervorschriften auf dem Laufenden, verbessern Sie die Auditbereitschaft und archivieren Sie genehmigte Rechnungen sicher bis zu 15 Jahre lang.
MEHR ERFAHREN

E-Rechnungsstellung und Umsatzsteuer-Compliance

Die E-Rechnungsstellung spielt für die erfolgreiche Umsatzsteuer-Compliance eine zunehmend wichtigere Rolle. Die Zeiten, in denen man nach Daten suchen und die Umsatzsteuer manuell eingeben musste, sind vorüber. Durch die Automatisierung der Umsatzsteuerberechnungen, weniger manuelle Fehler und die Straffung des Rechnungsstellungsprozesses bietet die E-Rechnungsstellung einen transparenten, prüfbaren Nachweis der Transaktionen, den Steuerbehörden mühelos abrufen können.

Die E-Rechnungsstellung von Vertex wurde zur Vereinfachung des E-Rechnungsstellungsverfahrens entwickelt, um stets über die neuesten Steuervorschriften in mehreren Gerichtsbarkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Die Lösung generiert automatisch korrekte Umsatzsteuerdaten, validiert, ob sie konform sind und erfasst alle relevanten Details im erforderlichen Format.

Durch die Integration der E-Rechnungsstellung in Finanzsysteme können Unternehmen die Effizienz verbessern, Risiken im Zusammenhang mit manuellen Fehlern verringern und das Verfahren der Umsatzsteuermeldung beschleunigen. Dies bedeutet schnellere und genauere Umsatzsteuereinreichungen an die Behörden. Vertex unterstützt Unternehmen dabei, den regulatorischen Anforderungen einen Schritt voraus zu bleiben und ihre Finanzabläufe zu verbessern.

Transformieren Sie Ihre Steuerabteilung von einer Kostenstelle in eine strategische Ressource.

"Vorgeschriebene Prozessänderungen können eine Chance sein, eine Kostenstelle in einen Wertschöpfer zu transformieren. Die Integration der Steuermeldung in die E-Rechnungsstellung von Anfang an bringt Vorteile mit sich, die weit über die Compliance hinausgehen. Sie ermöglicht es Steuerteams, Probleme zu identifizieren, bevor sie eskalieren, die Genauigkeit zu verbessern und Risiken zu verringern. Dieser proaktive Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, Steuerrückstellungen mit mehr Genauigkeit zu prognostizieren. Dies steigert den Wert von Steuerteams. Darüber hinaus generiert die E-Rechnungsstellung wertvolle Dateneinblicke, die die Entscheidungsfindung vereinfachen und die Risiken von Zahlungsverzug und Bußgeldern verringern. Einen strategischen Ansatz bei der E-Rechnungsstellung zu verfolgen steigert nicht nur die operative Effizienz, sondern verstärkt auch Ihren Wettbewerbsvorteil und verhilft Ihrem Unternehmen im digitalen Zeitalter zum Erfolg."

Vorschriften zu e-Invoicing sind behördliche Regeln, die festlegen, wie Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, senden, empfangen und speichern müssen. Sie legen genehmigte Datenformate, erforderliche Felder, Möglichkeiten und Fristen zur Einreichung fest, damit die Steuerbehörden Transaktionen digital und in großem Umfang verifizieren können. 

Diese Regeln sollen die Steuer-Compliance verbessern, die digitale Transformation beschleunigen und Betrug und Fehler durch strukturierte, maschinenlesbare Daten reduzieren. Zu den gemeinsamen Merkmalen gehören die obligatorische Verwendung (für B2G, B2B oder beides), Standardformate wie UBL oder UN/CEFACT CII, Freigabe oder Meldung in Echtzeit oder nahezu Echtzeit, strenge Sicherheits- und Authentizitätskontrollen, rechtskonforme Langzeitarchivierung und grenzüberschreitende Interoperabilität über Netzwerke wie PEPPOL.

Wenn Unternehmen dies nicht einhalten, können Rechnungen abgelehnt und Zahlungen verzögert werden, was zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursacht. Dies kann Strafen und Zinsen sowie verschärfte Steuerprüfungen und Reputationsschäden bei Kunden, Lieferanten und Steuerbehörden nach sich ziehen.

Vertex hilft mit der Bereitstellung einer skalierbaren Verbindung zur Verwaltung von unterschiedlichen Anforderungen mehrerer Länder. Die Lösung liefert kontinuierlich aktualisierte Regeln, vorgefertigte ERP-Integrationen und automatisierte Validierung, um Ablehnungen zu reduzieren und sichere Zustellung und Nachverfolgung (einschließlich PEPPOL, soweit zutreffend) und eine rechtskonforme Langzeitarchivierung mit vollständigen Prüfprotokollen, die den Steuer- und Finanzteams klare Sichtbarkeit und Kontrolle geben.

e-Invoicing Mandate sind die vorgeschriebenen gesetzlichen Anforderungen, die angeben, wann und wie Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, einreichen, empfangen und speichern müssen. Sie sind der durchsetzbare Teil der umfassenderen e-Invoicing Regeln und machen aus Leitlinien obligatorische Verpflichtungen. 

Vorschriften hingegen legen das allgemeine Richtlinien-Framework und die technischen Standards fest. Aufgrund der Mandate sind Teile dieses Frameworks rechtsverbindlich, mit definiertem Geltungsbereich, Formaten, Kanälen, Go-Live-Terminen und Strafen. Ein Land kann Vorschriften ohne ein Mandat haben, aber wenn eines in Kraft ist, ist die Compliance nicht länger optional.

In Ländern wie Italien, Indien und Mexiko und in vielen EU-Mitgliedstaaten gibt es bereits Mandate für B2G (und zunehmend auch für B2B). Der Geltungsbereich unterscheidet je nach Markt und kann B2G-, B2B- und öffentliche Einrichtungen abdecken, häufig nach Unternehmensgröße oder Umsatzschwellen gestaffelt.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen E-Rechnungen im erforderlichen Format ausstellen, sie über vorgegebene Plattformen für Freigabe oder Meldung in Echtzeit einreichen, Authentizität und Integrität sicherstellen (z. B. durch digitale Signaturen) und Rechnungen in einem rechtskonformen Archiv aufbewahren. Fristen sind wichtig: Vorgaben sind mit festgelegten Go-Live-Terminen und Strafen bei Nichtkonformität verbunden.

Vertex reduziert die Komplexität und das Risiko durch automatisches Erkennen von Vorgaben, Integrationen mit Behördenportalen und -netzwerken (einschließlich PEPPOL, sofern zutreffend), Aktualisierung von Regeln in Echtzeit, Validierung vor der Einreichung, durchgängige Statusverfolgung und die rechtskonforme Archivierung. Es bietet einen einzigen, skalierbaren Pfad, um konform zu bleiben, wenn weitere Vorgaben folgen.

e-Invoicing Herausforderungen

Die Einführung von e-Invoicing kann einige Hürden mit sich bringen, aber der richtige Ansatz kann vieles bewirken. 

Flexible Pricing Plans

Anfängliche Einrichtungskosten

Die Einführung des e-Invoicing kann eine erhebliche finanzielle Investition bedeuten. Mit der skalierbaren SaaS-Plattform von Vertex können Unternehmen jedoch Kosten verwalten und eine schnelle Kapitalrendite erzielen. 

Integrations

Komplexe Integration

Vertex vereinfacht dies mit integrierten Konnektoren, die eine nahtlose Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglichen.

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Regulatorische Variabilität

Unterschiedliche Länder haben unterschiedliche Vorschriften für e-invoicing. Vertex hält Sie mit automatisierten Aktualisierungen auf dem Laufenden, für eine erfolgreiche Compliance in allen Gerichtsbarkeiten. 

Vertex Inc.

Widerstand gegen Veränderungen

Mitarbeitende stehen neuen Technologien vielleicht zögerlich gegenüber. Die anwenderfreundliche Plattform und der Support von Vertex erleichtern eine reibungslose Einführung.

Accountants Console Resources

Change Management

Die Umstellung zu verwalten kann überfordern. Vertex bietet umfassende Schulungen und Support, um Unternehmen bei jedem Schritt zu unterstützen.

Wie wird e-Invoicing implementiert? 

  1. Compliance-Verpflichtungen kennen
    Identifizieren Sie die Länder im Geltungsbereich, Transaktionstypen (B2G, B2B, B2C), Formate, Einreichungsmöglichkeiten (Freigabe, Echtzeit-Meldung, PEPPOL) und Aufbewahrungsfristen. Priorisieren Sie Märkte mit bevorstehenden Go-Live-Terminen.
  2. Aktuellen Rechnungsstellungsprozess bewerten
    Dokumentieren Sie Workflows in der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Datenquellen und Ausnahme-Hotspots. Definieren Sie Integrationspunkte und KPI wie Akzeptanz beim ersten Durchgang, Zykluszeit und Archivierungsbereitschaft.
  3. Nahtlose Integration in bestehende Systeme
    Verbinden Sie ERPs und Finanzanwendungen über vorgefertigte Konnektoren oder APIs. Nutzen Sie Lösungen wie Vertex e-invoicing als eine einzige Verbindung zu Behördenplattformen und genehmigten Netzwerken, um länderspezifische Anpassungen zu vermeiden.
  4. Automatisierte Rechnungserstellung und -zustellung
    Automatisieren Sie Erstellung, Validierung, Schematransformation, digitale Signatur, Übermittlung an Portale/Netzwerke und konforme elektronische Archivierung. Zielen Sie auf eine durchgehende Verarbeitung ab.
  5. e-Invoicing Workflow testen und validieren
    Führen Sie durchgängige Tests pro Land aus, einschließlich Behördenantworten und Fehlerbearbeitung. Verwenden Sie Feedback zu Status und Fehlern, um Probleme vor der Umstellung zu beheben.
  6. Schulung und Unterstützung für Ihr Team
    Bieten Sie rollenbasierte Schulungen und Betriebshandbücher für Ausnahmen, erneute Einreichungen und Audits an. Etablieren Sie ein Unterstützungsmodell für Steuern, Finanzen und IT.
  7. Live gehen und Partner einbeziehen
    Phasenweise Inbetriebnahme nach Einheit oder Land, je nach Terminen der Mandate. Kommunizieren Sie Anforderungen an Kunden und Lieferanten und überwachen Sie die Abnahme im ersten Durchgang mit vorbereiteten Notfallplänen.
  8. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
    Verfolgen Sie KPI, Ablehnungsgründe und Zahlungsverzögerungen nach. Korrigieren Sie Upstream-Daten und optimieren Sie Validierungen. Sie können sich außerdem auf die Echtzeit-Updates von Vertex verlassen, um ohne Nachbearbeitung konform zu bleiben, wenn es zu weiteren Mandaten kommt.

Vertex e-Invoicing ermöglicht es Unternehmen, die E-Rechnungsstellung zu navigieren und Vorteile freizusetzen, die weit über die Compliance hinausgehen. 

Bringen Sie die Umsatzsteuer-Compliance mit den Lösungen von Vertex zu e-Invoicing auf den nächsten Level.

Unsere Plattform optimiert Prozesse und steigert die Effizienz für eine erfolgreiche Umsatzsteuer-Compliance in mehreren Steuergerichtsbarkeiten und Regionen. Vereinfachen Sie Ihre Abläufe, erzielen Sie Transparenz in Echtzeit und bleiben Sie gleichzeitig den sich entwickelnden regulatorischen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung voraus.

Bereit, nahtloses e-Invoicing zu erleben?