Stakeholder vom Erwerb einer Tax Engine überzeugen: wie Sie die Vorteile hervorheben können

Eine Tax Engine zur Umsatzsteuerermittlung ist für viele Unternehmen eine solide Investition. Und dennoch müssen Ihre Stakeholder möglicherweise erst noch davon überzeugt werden. Deshalb sollten Sie sich die strategische Agenda Ihres Unternehmens, die operativen Herausforderungen und die Risikobereitschaft sowie die aktuellen Kosten genauer ansehen. 

Ein entscheidender Teil Ihres Business Case ist die Berechnung der quantitativen und qualitativen Vorteile, die durch den Erwerb einer Tax Engine entstehen.

Die quantitativen Vorteile können in zwei Kategorien unterteilt werden: geringere Umsatzsteuerrisiken sowie Effizienzsteigerungen. Konzentrieren Sie sich bei der Darstellung der Risikoreduzierung auf die konkreten Ergebnisse vergangener Steuerprüfungen und achten Sie darauf, dass Sie die Beratungskosten für diese Prüfungen einbeziehen. Bedenken Sie, dass Steuerbehörden bei künftigen Prüfungen neue Technologien und Datenanalysen einsetzen könnten, um alle Transaktionen und nicht nur Stichproben zu prüfen.

Bei der Analyse von Effizienzsteigerungen ist Folgendes zu beachten:

• Procure-to-Pay: Eine Tax Engine kann zu Zeitersparnissen sowie einer Qualitätssteigerung bei der Rechnungsbearbeitung führen. Auf diese Weise ermöglicht ihr Einsatz einen erhöhten Vorsteuerabzug bei komplexen Rechnungen, beschleunigt den Gesamtprozess und reduziert den allgemeinen Schulungsaufwand für indirekte Steuern.
• Order-to-Cash: Durch die Automatisierung der Umsatzsteuerermittlung von Rechnungen blockiert bzw. verfolgt die Tax Engine manuelle Manipulationen der umsatzsteuerlichen Behandlung. Somit entfällt bzw. verringert sich der Schulungsbedarf für Debitoren- und Kundendienstabteilungen.
• Record-to-Report: Die Automatisierung kann bei der Analyse von Transaktionen und der Datenbereinigung, die für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung erforderlich ist, viel Zeit und Aufwand sparen. Zudem sorgt die Umsatzsteuer-Automatisierung für eine auf Anhieb korrekte Verarbeitung von Transaktionen für die Umsatzsteuer, was die Berichterstattung und Rechnungsfreigabe in Echtzeit erleichtert.
• Vorteile für die IT-Abteilung: Durch die Implementierung einer Tax Engine lässt sich der Aufwand für die folgenden IT-bezogenen Aufgaben reduzieren: Einbettung und Testen von Umsatzsteuersätzen und -regeln in Konditionssätzen bei der Installation eines ERP-Systems; Verwaltung der Umsatzsteuereinstellungen im System; Integration anderer Transaktionssysteme wie E-Commerce-Plattformen.
• Vorteile für die Steuerabteilung: Die Einsparungen für die Steuerabteilung umfassen Folgendes: Zentrale Steuerung und Überwachung von Steuereinstellungen; Verringerung der Transaktionsfragen, mit denen sich die Steuerabteilung befassen muss; reduzierter Zeit- und Arbeitsaufwand bei der kontinuierlichen Übernahme von Steuerregelungen, die in das System eingebettet werden müssen; mehr Zeit für die Ermittlung von Steueroptimierungsmöglichkeiten sowie eine effizientere Steuer- und Finanzprüfung.

Die qualitativen Vorteile lassen sich nicht so einfach definieren, sind aber möglicherweise weniger umstritten. Eine Tax Engine für die Umsatzsteuer ermöglicht Unternehmen Folgendes:

Reputationsschäden vermeiden: Die fristgerechte Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen hilft, die Beziehung zu den Lieferanten zu verbessern. Außerdem ist es weniger wahrscheinlich, dass Verkaufsrechnungen Fehler enthalten, was zu weniger Beschwerden von Kunden führt. Und schließlich mindert eine Tax Engine die Wahrscheinlichkeit größerer Steuerkorrekturen und Strafen, die von den Medien aufgegriffen werden könnten.

• Die Beziehung zur Steuerbehörde verbessern: Die Umsatzsteuerverwaltung mithilfe einer zuverlässigen Tax Engine signalisiert den Behörden, dass ein Unternehmen seine Steuerprozesse im Griff hat und führt zu weniger Fragen und Prüfungen.
• Die gesamtheitliche Qualität verbessern: Durch den Einsatz von Automatisierung wird sichergestellt, dass jeder Schritt der Umsatzsteuerermittlung ordnungsgemäß und konsistent durchgeführt wird. Dies wiederum vermittelt der internen Revisionsabteilung sowie allen anderen Beteiligten im Umsatzsteuerprozess Zuversicht.
• Weitere Projekte leichter einführen: Eine Tax Engine erleichtert die Einführung von Projekten wie berührungslose Kreditorenbuchhaltung, Spesenmanagement-Tools, E-Commerce-Plattformen, Beschaffungssysteme und Konsolidierung oder neue ERP-Systeme wie SAP S/4 HANA. Zudem kann sie das Outsourcing oder Offshoring von Kreditorenbuchhaltungsprozessen vereinfachen.
• Unerwünschte Überraschungen bei der Beschaffung vermeiden: Eine Tax Engine kann die Umsatzsteuerkosten bereits in der Anforderungsphase offenlegen, was die Projektbudgetierung und Cashflow-Optimierung erleichtert. 
• Die Herausforderung der Echtzeit-Berichterstattung meistern: Viele Steuerbehörden gehen zur Echtzeit-Berichterstattung über oder wechseln zu Rechnungsfreigabeanforderungen, wodurch weniger Zeit für traditionelle Prüfungen und Korrekturen im Umsatzsteuermeldeprozess bleibt. Die Tax Engine ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für eine auf Anhieb korrekte Verarbeitung der Umsatzsteuer für eingehende sowie ausgehende Rechnungen.