Warum E-Invoicing-Compliance nicht Bereitschaft bedeutet

„Ist Ihr Unternehmen bereit für e-invoicing?“  

Wenn Sie diese Frage hören, denken Sie dann, dass ich Sie frage: „Ist Ihr Unternehmen konform?“ Wenn dem so ist, sind Sie vielleicht weniger bereit, als Sie denken.  

Die weltweiten Veränderungen im Bereich e-invoicing zwingen Unternehmen dazu, ihre steuerlichen Verpflichtungen von Anfang an im Griff zu haben, da jede Rechnung so versendet werden muss, dass die Behörden sie in Echtzeit prüfen können, wodurch jede Rechnung zu einem Compliance-Ereignis in Echtzeit wird.  

Aber nur weil Sie die Regeln in den Ländern einhalten, in denen Sie tätig sind, heißt das nicht, dass Ihr Unternehmen für e-invoicing „bereit“ ist. Das liegt daran, dass die „Bereitschaft“ für e-invoicing kein Meilenstein ist, den man erreicht, weil man über ein konformes Systems verfügt. Es ist die interne Fähigkeit, auch dann konform zu sein, wenn sich die Regeln ändern oder wenn man in verschiedenen Gerichtsbarkeiten mit unterschiedlichen Systemen tätig ist.  

Ich habe diesen Punkt kürzlich mit meiner Kollegin Amy Vahey auf der „Tax Intelligence 2026“ in Frankfurt erörtert, einer Konferenz, auf der Steuerleiter, Verantwortliche für indirekte Steuern und Compliance-Experten aus ganz Europa zusammenkommen. Hier sind einige der wichtigsten Punkte.  

Was ist E-invoicing-Bereitschaft?  

Technische Compliance ist die Fähigkeit Ihres Systems, ein gültiges Rechnungsformat ohne Fehler zu erstellen. Aber was Ihnen das nicht sagt, ist, ob dieses System noch in großem Umfang, in mehreren Ländern und gemäß aktualisierter Validierungsregeln funktioniert. Und diese Regeln ändern sich ständig.  

Das Problem ist, e-invoicing bedeutet, dass Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen müssen und zwar jedes Mal. Und noch wichtiger ist, dass dies in der realen Welt geschieht, wo Fehler passieren und noch mehr zählen als beim Testen. Die Fehler nehmen in der Regel um das Zwei- bis Vierfache zu, wenn Unternehmen vom kontrollierten Testen zum Live-Betrieb übergehen. Wir wissen bereits, dass in Italien, wo e-invoicing-Vorgaben bereits in Kraft sind, die Ablehnungsquote bei Rechnungen bei 2 bis 5 % liegt. Rechnet man das hoch, ergibt sich eine beträchtliche Zahl.Ähnlich verhält es sich bei großen Unternehmen, die Peppol einführen: Hier liegt die anfängliche Fehlerrate meistens zwischen 3 und 7 % und geht erst nach einer Stabilisierungsphase unter 1 % zurück.  

Soweit ich sehen kann, behandeln die Unternehmen, die damit gut umgehen, Compliance nicht als einen Schalter, der umgelegt werden muss, oder als ein Ziel, das man erreicht. Sie bauen die Fähigkeit auf, bevorstehende Veränderungen kontinuierlich zu überwachen, damit sie Zeit haben, darauf zu reagieren.  

Wichtige Überlegungen zur E-invoicing-Bereitschaft  

Die Grundlage für die operative Bereitschaft besteht aus einigen wichtigen Dingen, die vor dem Go-live vorhanden sein müssen und nicht erst nach der ersten abgelehnten Rechnung nachgerüstet werden.  

Als wir das Publikum in Frankfurt nach ihren größten Problemen und Herausforderungen mit e-invoicing fragten, war „Daten“ jedes Mal die erste Antwort: Stammdaten müssen bereinigt und validiert sein. Das ist so wichtig.  

Wir wissen, dass viele Fehler bei e-invoicing auf Probleme mit den Stammdaten zurückzuführen sind. Das bedeutet, Produktklassifizierungen, Kundendatensätze und Steuerfindungen, die nicht zeitnah geprüft wurden, sind bereits ein Risiko.  

Der nächste Punkt ist die interne Abstimmung, die mit der Frage der Stammdaten zusammenhängt. Wie ich bereits in der Vergangenheit argumentiert habe, müssen auch die Finanz-, Steuer- und IT-Abteilungen in den Prozess einbezogen werden. Ein Fehler, den wir allzu oft beobachten, ist, dass entweder niemand die Verantwortung für die Vorbereitung auf die elektronische Rechnungsstellung trägt oder dass eine Abteilung die alleinige Verantwortung trägt und es kein funktionsübergreifendes Team gibt, das sich mit diesem Thema befasst. Das führt dazu, dass Nuancen übersehen und Fehler gemacht werden.  

Schließlich sind Ausnahme-Workflows ein weiteres echtes Problem. Wenn eine Rechnung abgelehnt wird oder sich eine Validierungsregel ändert, ist die Standardreaktion in den meisten Unternehmen eine manuelle, fallweise Korrektur, die von der Person durchgeführt wird, die dem Problem am nächsten ist.  

Dies ist nicht nur eine umständliche Lösung, besonders bei der Bearbeitung von vielen Rechnungen, sondern sie beruht auch auf institutionellem Wissen im Kopf einer Person, anstatt im Prozess selbst vorhanden zu sein. Eine echte Bereitschaftsfähigkeit bedeutet, dass diese Szenarien zugeordnet, verantwortet und dokumentiert werden, bevor sie auftreten. 

Warum E-invoicing-Bereitschaft mehr ist als nur ein Kästchen, das man ankreuzt.  

Der Grund, warum Fähigkeit wichtiger ist als Meilenstein-Compliance, wird deutlich, wenn man sich ansieht, wie schnell sich die regulatorische Landschaft tatsächlich verändert. Allein im Februar 2026 kündigten 11 Länder wesentliche Aktualisierungen ihrer e-invoicing-Vorgaben an.  

In bereits aktiven Märkten zeichnen sich Muster ab, auch wenn die Details unterschiedlich sind. Polen hat beispielsweise seine Vorgabe verschoben, die ursprünglich 2024 eingeführt werden sollte, aber stattdessen Anfang 2026 in Kraft trat. Dies bedeutete, einige Unternehme behandelten die letzten zwei Jahre eher wie eine Atempause und nicht als Vorbereitungszeit, aber sie erreichten das Ende der Frist nicht besser vorbereitet, als sie vorher waren.  

In Rumänien ist e-Factura live und wir können bereits feststellen, dass man das Problem der ausländischen Steuerpflichtigen im Geltungsbereich weitgehend übersieht. Selbst in Italien, wo die E-Rechnungsplattform SDI (Sistema di Interscambio) seit 2022 in Betrieb ist, haben Unternehmen nach wie vor Schwierigkeiten mit der Archivierung, der Selbstfakturierung und grenzüberschreitenden Aspekten.  

Was wir daraus lernen, ist, dass Unternehmen ohne eine Fähigkeit für Live-Monitoring, ohne ein sachkundiges Team und ohne die Kontrolle über alle Aspekte ihrer Stammdaten immer nur reagierten und Gefahr liefen, überrascht zu werden.  

Letztlich ist e-invoicing-Compliance kein Ziel, sondern eine Fähigkeit, die jedes Unternehmen als Teil seiner Steuerdateninfrastruktur benötigt.  

Die Frage lautet also nicht: „Ist mein Unternehmen e-invoicing-konform?“ Die Frage ist: „Hat mein Unternehmen die Fähigkeit, die e-invoicing-Änderungen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten in großem Maßstab zu bearbeiten?“ und das ist weit mehr als nur eine reine Formalität.