Der britische „Smart Second Mover“-Ansatz für die Anforderungen an e-Invoicing

Während Länder auf der ganzen Welt weiterhin gesetzlich vorgeschriebene Frameworks die e-Invoicing einführen, prüft das Vereinigte Königreich seinen eigenen Ansatz, der erhebliche Auswirkungen darauf haben könnte, wie Unternehmen in den kommenden Jahren die digitale Steuer-Compliance verwalten. 

Ich sprach vor kurzem über zentrale und dezentrale e-Invoicing-Modelle. Diese Modelle standen im Mittelpunkt der Beratung, herausgegeben von der britischen Steuerbehörde His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) im Februar, in der Steuerzahler eingeladen wurden, sich zu den standardisierten Regeln für die e-Invoicing zu äußern, die HMRC voraussichtlich im Herbst vorschlagen wird.

Obwohl das Vereinigte Königreich noch nicht Teil der ViDA-Initiative der EU ist, die umfassende Reformen der Umsatzsteuermeldung und der Echtzeit-E- Rechnungsstellung in allen Mitgliedstaaten vorschlägt, werden die Entwicklungen genau beobachtet und die Auswirkungen einer Angleichung an ähnliche Grundsätze bewertet.

In der Beratung werden sowohl zentrale als auch dezentrale Modelle von e-Invoicing eingehend untersucht, einschließlich der immer beliebter werdenden 4-Corner-Exchange-Architektur und wichtige Fragen an Unternehmen und Branchen-Stakeholder gestellt:

• Welches Modell (zentralisiert oder dezentralisiert) würde im aktuellen kommerziellen und regulatorischen Umfeld des Vereinigten Königreichs am besten funktionieren?
• Wie würde sich ein dezentrales 4-Corner-Modell auf Ihre Geschäftsabläufe auswirken?
• Welche Vorlaufzeit wäre notwendig, um sich auf ein potenzielles Mandat vorzubereiten?
• Welche Herausforderungen oder Hindernisse könnten Ihre Fähigkeit zur Einhaltung beeinträchtigen?
• Sollte die Echtzeit-Meldung gleichermaßen auf B2B- und B2G-Transaktionen angewendet werden?

Die Entscheidungen, die HMRC als Reaktion auf dieses Feedback trifft, werden nicht nur technische Anforderungen beeinflussen, sondern auch die Compliance- und operativen Strategien, die Unternehmen im Vereinigten Königreich einführen müssen.

Ein aktueller Umfragebericht von Sapio Research für Vertex bietet wertvolle Einblicke darin, wie sich globale Unternehmen auf diese Mandate vorbereiten. Basierend auf den Antworten von über 1.100 Führungskräften aus den Bereichen Steuern, Finanzen und IT zeigt der Bericht Folgendes:

• Die Unternehmen haben eine positive Einstellung zur verbreiteten Einführung der gesetzlich vorgeschriebenen e-Invoicing. Es wird erwartet, dass es die Datengenauigkeit verbessert, eine bessere politische Entscheidungsfindung erleichtert und Wirtschaftswachstum und globale Wettbewerbsfähigkeit steigert.
• Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen werden als wesentliche Vorteile der Einführung von e-Invoicing genannt. In den Märkten, in denen gesetzliches e-Invoicing noch nicht eingeführt wurde, geht man davon aus, dass Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen ebenfalls die größten Vorteile sein werden.
• Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen suchen eine zentrale globale Plattform zur Optimierung von Compliance und Berichterstellung.
• Unternehmen sind zur weiteren Stärkung ihrer e-Invoicing-Strategien bereit, durch Verbesserung der Integration separater Systeme, die an dem Verfahren beteiligt sind und Ausrichtung von e-Invoicing auf umfassendere technische Transformationen in den nächsten zwei Jahren.
• Eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen nutzt bereits KI zur Unterstützung von e-Invoicing, darunter ist die Akzeptanz in den nordischen Ländern am höchsten. Der bekannteste Anwendungsfall von KI ist der Kundensupport und die Beantwortung von Anfragen.

Mit dem Ansatz als „Second Mover“ erhält das Vereinigte Königreich die Möglichkeit, ein Framework für die e-Invoicing zu übernehmen und zu implementieren, das die globalen Best Practices widerspiegelt und viele der anfänglichen Fehltritte vermeidet, die in den „First Mover“-Ländern zu beobachten waren. Dazu gehören:

• Mehr Zeit für die Einbindung von Stakeholdern und Branchenberatungen
• Ein klarer Überblick in skalierbare technische Architekturen
• Die Fähigkeit zur Ausrichtung an sich weiterentwickelnde internationale Normen (z. B. EN16931, ViDA, Peppol)
• Eine Chance, eine breitere funktionsübergreifende Unterstützung zu erhalten, bevor die Umsetzung beginnt.

Allerdings bringt diese Position auch Verantwortungen und Risiken mit sich. Je länger das Vereinigte Königreich damit wartet, seine Position zu definieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass Unternehmen fragmentierte Lösungen entwickeln oder Investitionen in die Vorbereitung verzögern. Die Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass diese lange strategische Geduld nicht zu Trägheit führt.

Unabhängig davon, ob ein Mandat demnächst in Kraft tritt oder erst in einigen Jahren: Unternehmen im Vereinigten Königreich sind gut beraten, jetzt mit der internen Ausrichtung zu beginnen. Funktionsübergreifende Teams – Steuern, IT, Finanzen, Beschaffung, Recht, Compliance und Lieferkette – alle sollten frühzeitig an den Diskussionen teilnehmen. Ihre Beteiligung ist entscheidend, um die Auswirkungen zu verstehen, Systeme vorzubereiten und agile Prozesse zu entwickeln, die die Bereitschaft vom ersten Tag an sicherstellen.

HMRC hat zur Kenntnis genommen, was funktioniert hat und was nicht und ist in einer einzigartigen Position, ein zuverlässiges, effizientes System zu guten, das an internationalen Best Practices ausgerichtet ist. Als kluger „Second Mover“ kann das Vereinigte Königreich seinen Ansatz für die e-Invoicing so umgestalten, dass nicht nur die Compliance sichergestellt ist, sondern Innovation und Wirtschaftswachstum ebenfalls vorangetrieben werden. 

Wenn Sie ein britisches Unternehmen sind, empfehlen wir Ihnen, unseren Blog zu lesen: Wesentliche Vorbereitungen für die e-Invoicing-Compliance.