Verständnisfrage: Steuerkonforme Rechnungsstellung gegenüber elektronischer Rechnungsstellung

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In der sich ständig weiterentwickelnden Welt der Steuern werden zwei Konzepte häufig gleichbedeutend verwendet: Steuerkonforme Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsstellung. Obwohl sie einige Gemeinsamkeiten aufweisen, handelt es sich um unterschiedliche Praktiken mit einzigartigen Zielen. 

Wir untersuchen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen diesen beiden Rechnungsstellungsmethoden näher und geben Ihnen einen kurzen Tipp zur Unterscheidung.  

Beginnen wir mit den Ähnlichkeiten:  

  1. Beide enthalten Daten, die sowohl die kommerzielle Rechnungsstellung betreffen als auch die von den Steuerbehörden definierte.    
  2. Sowohl die steuerkonforme als auch die elektronische Rechnungsstellung verbessert die Genauigkeit und Effizienz von Finanzprozessen. Sie reduzieren die Fehlerwahrscheinlichkeit und gewährleisten eine reibungslose, unverzögerte Verarbeitung von Transaktionen.  

Steuerkonforme Rechnungsstellung bezieht sich auf die Praxis, Rechnungen zu erstellen, die den Steuervorschriften und -anforderungen einer bestimmten Gerichtsbarkeit entsprechen. Die entsprechenden Steuern werden auf Basis dieser Rechnungen berechnet, angezeigt und gemeldet. Steuerkonforme Rechnungsstellung kann digital oder in manchen Fällen sogar auf Papier erstellt werden. Außerdem sind die Rechnungen in der Regel auch dann lesbar, wenn sie nicht auf Papier sind.   

Steuerkonforme digitale Rechnungen können unabhängig von dem verwendeten Gerät einfach abgerufen, angezeigt und weitergegeben werden. Sie sind meistens tragbar und flexibel einsetzbar. Eine digitale steuerkonforme Rechnung sieht einer Papierrechnung sehr ähnlich, obwohl sie nur auf einem Computer oder Telefon eingesehen werden kann.  

Bei der elektronischen Rechnungsstellung hingegen handelt es sich um die Darstellung reiner Daten (meistens im Softwarecodeformat), die für das ungeübte Auge schwierig zu interpretieren, aber maschinenlesbar und für die automatisierte Verarbeitung strukturiert ist. Die elektronische Rechnungsstellung enthält steuerkonforme Daten, geht aber darüber hinaus, denn sie beinhaltet die Digitalisierung des gesamten Rechnungsstellungsprozesses und macht ihn effizienter und umweltfreundlicher. Die elektronische Rechnungsstellung kann verschiedene Formate umfassen, einschließlich elektronischer Dokumente und strukturiertem Datenaustausch, während die steuerkonforme Rechnungsstellung hauptsächlich die meisten kommerziellen und einige steuerliche Anforderungen erfüllt.  

Nach dieser einfachen Beschreibung sollten wir uns die Unterschiede zwischen den beiden genauer ansehen:  

1. Geltungsbereich und Zweck  

  • Es wird sichergestellt, dass die Bestandteile einer Rechnung korrekt und konform sind, obwohl auch Informationen für die kommerzielle Nutzung enthalten sind. Die Steuerbehörden interessieren sich in der Regel nicht für die Art der Zustellung oder Verteilung dieser Rechnungen.   
  • Die elektronische Rechnungsstellung umfasst den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung: von der Erstellung und Abgabe bis hin zur Meldung an die Steuerbehörden in einem maschinenlesbaren Format. Sie beinhaltet den elektronischen Austausch und die Automatisierung von Rechnungsstellungsverfahren. 

2. Regulatorische Anforderungen  

  • Bei der umsatzsteuerkonformen Rechnungsstellung werden Rechnungen für kommerzielle Zwecke auch an bestimmte Steuervorschriften und Anforderungen der lokalen Behörden angepasst. Sie wird hauptsächlich zur Unterstützung der steuerbezogenen Dokumentation und Meldung verwendet.  
  • Die elektronische Rechnungsstellung ist ein umfassenderes Konzept: Sie beinhaltet umsatzsteuerkonforme Funktionen und kommerzielle Daten, ist aber nicht darauf beschränkt. Dazu gehört die Erstellung in Übereinstimmung mit den von den Steuerbehörden bereitgestellten Schemas, die für die Automatisierung des Workflows zum Datenaustausch strukturiert sind.

3. Effizienz und Kosten

  • Es besteht die Möglichkeit, dass eine steuerkonforme Rechnungsstellung dazu beitragen kann, steuerbezogene Prozesse zu rationalisieren, aber sie bietet möglicherweise nicht das gleiche Maß an Effizienz und Kosteneinsparungen wie die elektronische Rechnungsstellung.  
  • Die elektronische Rechnungsstellung bietet das Potenzial für erhebliche Einsparungen durch die Reduzierung der manuellen Arbeit und des Papierverbrauchs. Sie kann den gesamten Workflow der Rechnungsstellung verbessern, nicht nur die Aspekte der Steuer-Compliance und Meldung.   

Diese beiden Konzepte werden oft verwechselt, weil die elektronische Rechnungsstellung häufig Funktionen zur Steuer-Compliance beinhaltet. Viele Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung verfügen über die notwendigen Funktionen, Rechnungen unter Einhaltung von lokalen Steuervorschriften zu erstellen. Folglich können Unternehmen fälschlicherweise davon ausgehen, dass sie gleichbedeutend sind. Es ist wichtig zu verstehen, dass die beiden Begriffe nicht austauschbar sind.  

Ein hilfreicher Tipp: Unterscheiden Sie zwischen Steuer-konformer Rechnungsstellung und elektronischer Rechnungsstellung

Die Unterschiede zwischen steuerkonformer Rechnungsstellung und elektronischer Rechnungsstellung zu verstehen, ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse verbessern möchten.  Am einfachsten lässt sich der Unterschied feststellen, indem man herausfindet, worauf sich das System konzentriert.   

Wenn es sich auf umsatzsteuerliche Aspekte konzentriert, die insbesondere die Einhaltung von Steuervorschriften unterstützen, handelt es sich um steuerkonforme Rechnungsstellung.  

Wenn das System den gesamten Rechnungszyklus abdeckt und eine breitere Palette von Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung mit strukturierten Daten und maschinenlesbaren Formaten bietet, einschließlich Erstellung, Abgabe und Meldung, handelt es sich um elektronische Rechnungsstellung.  

Für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse verbessern möchten, ist es von entscheidender Bedeutung, die Unterschiede zwischen den beiden Konzepten zu verstehen. Sie haben zwar gemeinsame Elemente, aber der Geltungsbereich und Zweck dieser Praktiken unterscheiden sich erheblich.  

Bitte beachten Sie, dass der Blog zu Steuerangelegenheiten Informationen zu Bildungszwecken bietet, jedoch keine spezifische Steuer- oder Rechtsberatung. Konsultieren Sie immer einen qualifizierten Steuer- oder Rechtsberater, bevor Sie Maßnahmen basierend auf diesen Informationen ergreifen. Die im Blog zu Steuerangelegenheiten geäußerten Ansichten und Meinungen sind die der Autoren und spiegeln nicht notwendigerweise die offizielle Richtlinie, Position oder Meinung von Vertex Inc. wider.

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Gunjan Tripathi

EMEA Director of Solutions Marketing

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Gunjan Tripathi ist Director of Solutions Marketing bei Vertex. In ihrer Rolle hilft sie bei der Gestaltung des strategischen Messagings und des Kurses für die indirekten Steuerangebote von Vertex. Sie ist eine erfahrene Steuerberaterin, die sich auf die europäische Umsatzsteuer spezialisiert hat. Ihre beruflichen Erfahrungen im Steuerbereich umfassen die Beratung bei EY, die Leitung der Compliance im European Shared Service Centre von SC Johnson, den Global Umsatzsteuer Manager bei Endeavor und den Umsatzsteuer Proposition Lead bei Thomson Reuters. Sie hat einen Bachelor of Honours in Wirtschaftswissenschaften von der University of Delhi, Indien, und einen Master of Science in Entwicklungsstudien von der School of Oriental & African Studies der University of London. Sie ist Stipendiatin des Executive MBA an der Warwick Business School und Mitglied des Chartered Institute of Taxation.

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