Wie man eine Roadmap für E-Invoicing 2027 erstellt

Wenn das Thema 2025 war, sich auf die nächste Welle der Vorgaben für e-invoicing vorzubereiten, ist 2026 das Jahr der Beschleunigung dieser Welle. Da 2027 bereits in Sicht ist, muss gehandelt werden. Und wenn Sie noch nicht herausgefunden haben wie, dann sind Sie nicht allein.

Aus vielen meiner Gespräche in der Branche geht hervor, dass Unternehmen IT-geleitete, länderspezifische Antworten auf die Vorgaben für e-invoicing vorbereiten. Aber ​​​​​​ ​wie ich bereits erwähnte, muss sich dieser Ansatz weiterentwickeln. In seiner jetzigen Form führt er zu Lücken: Die Teams sind nicht aufeinander abgestimmt, die Datenqualität wird häufig übersehen und die daraus resultierenden Systeme sind starr, fest codiert und lassen keinen Raum für Anpassungen, wenn sich die Regeln ändern.

Wenn Sie eines dieser Unternehmen sind, haben Sie weniger als ein Jahr Vorbereitungszeit, bevor die nächste Welle von Vorgaben im Januar 2027 in Kraft tritt. Das ist weniger Zeit, als man denkt.

So würde ich es diesmal angehen.

Der Aktionsplan für E-Invoicing

Ein kurzer Hinweis auf das Folgende: Dies ist eine Handlungsempfehlung, kein allgemeingültiger Zeitplan.  

Ihre eigene Roadmap wird anders aussehen, anhängig von Ihren Vorgaben, Ihren vorhandenen Systemen, der Komplexität Ihres ERPs und woran Sie bereits arbeiten. Verwenden Sie die nachstehende Struktur als Referenz, nicht als Zeitplan.

Zuerst würde ich sicherstellen, dass jede juristische Person in Ihrer Organisation den für sie geltenden e-invoicing-Vorgaben zugeordnet ist. Ich würde das Land für Land machen. Es ist ein unkomplizierter Prozess, aber er zeigt auch, wie komplex die Sache tatsächlich ist.  

Verschiedene Einheiten haben unterschiedliche Zeitpläne. In einigen europäischen Länder wie Italien, Belgien und Polen sind die Vorgaben bereits in Kraft getreten. Deutschland befindet sich in der Empfangsphase vor der Ausgabefrist 2027. Frankreich startet im September mit einem schrittweisen Ansatz, der nuancierter ist als die meisten: Größenschwellenwerte sind wichtig, aber auch ob Sie senden oder empfangen, ob Sie unter die Definition der konsolidierten Gruppe fallen oder nicht und wie Ihre französische Niederlassung für Umsatzsteuerzwecke strukturiert ist. Und mit Blick auf 2027 steht Deutschland im Mittelpunkt – aber Slowenien und die Slowakei haben das gleiche Zeitfenster, während andere noch bestätigt werden müssen.  

Solange Sie noch nicht zugeordnet haben, inwieweit Sie betroffen sind, wird jede nachfolgende Entscheidung ohne das Gesamtbild getroffen. Wenn Sie es bereits getan haben, haben Sie einen Vorsprung. Wenn nicht, ist dies der Ausgangspunkt.

Stellen Sie Ihr Team zusammen

Sobald Sie das Problem erfasst haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan zu dessen Bewältigung zu erstellen. Und die erste Entscheidung, die zu treffen ist, betrifft die Frage, wer intern für dieses Programm verantwortlich ist.

Dies ist die schwierigste Frage bei e-invoicing. Das Thema betrifft Steuern, IT und Finanzen, aber in den meisten Unternehmen liegt das Projekt nur bei einem dieser Teams. Ohne die Einbeziehung aller Beteiligten besteht die Gefahr, dass wir am Ende eine IT-Lösung für ein steuerliches Problem haben.

Wenn die richtigen Leute früh einbezogen werden, können Sie eine strukturierte Beurteilung ausführen, ob das ERP- oder Finanzsystem Rechnungen in den von den Vorschriften geforderten strukturierten Formaten erstellen kann. Das kann nicht bis zum dritten Quartal warten.​​     ​​

Treffen Sie die Entscheidungen jetzt gemeinsam und nicht parallel, denn im Januar 2027 werden nur jene Teams bereit sein, die von Anfang an aufeinander abgestimmt waren.

Bauen Sie das System auf

Bis zum dritten Quartal sollten Sie intern gut aufgestellt sein, um die wichtigen Entscheidungen zu treffen, die Sie vor dem Inkrafttreten der Vorgaben benötigen. Für alle, die Vorgaben für 2026 erfüllen müssen, hätten viele dieser Arbeiten früher im Jahr durchgeführt werden müssen, aber für Unternehmen, die sich auf die Fristen im Jahr 2027 vorbereiten, ist jetzt der richtige Moment.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Lösungen für e-invoicing, elektronische Berichterstattung und elektronische Archivierung auszuwählen und einzuführen oder diese Funktionen intern aufzubauen. Sie müssen sich vernetzen und mit dem regulatorischen Wandel Schritt halten – der, wie wir festgestellt haben, nie aufhört. Die Umsetzung bis zum dritten Quartal 2026 gibt Ihnen Zeit, um sicherzustellen, dass das System funktioniert, bevor die Regulierungsbehörde es für Sie testet.

Als Nächstes würde ich anfangen, mit den Geschäftspartnern zu sprechen. E-invoicing findet nicht in einem Vakuum statt. Ihre Lieferanten müssen in der Lage sein, konforme Rechnungen mit Ihnen auszutauschen und bis zum dritten Quartal sollten Sie bereits einen klaren Überblick darüber haben, wo die Lücken in Ihrer Lieferkette liegen und sich über einen Plan geeinigt haben, bevor die Vorgaben (und Strafen) in Kraft treten.

Überprüfen und Verfeinern

Bis zum vierten Quartal sollten Sie Ihr internes Team aufgestellt, Ihr System am Laufen und Ihre Lieferanten an Bord haben. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre offizielle Überprüfung der Bereitschaft mit den Führungskräften aus den Bereichen Steuern, Finanzen und IT durchführen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Konfiguration anhand der tatsächlichen Regeln jeder Gerichtsbarkeit, in der Sie tätig sind, einem Stresstest zu unterziehen.

Das bedeutet, E-Rechnungen in einer Sandbox-Umgebung zu testen, zu bestätigen, dass sie die Validierung im Format jeder Gerichtsbarkeit bestehen, und zu überprüfen, ob Ihr Setup für Archivierung und Audit-Trail die lokalen Anforderungen erfüllt. Es bedeutet auch sicherzustellen, dass Ihr internes Team einen klaren Plan für das Inkrafttreten und die Zeit unmittelbar danach hat, in der die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass Probleme auftreten werden.

Entscheidend ist, das vierte Quartal nicht als hektischen Endspurt zur Einhaltung der Vorschriften zu betrachten. Es ist der Unterschied zwischen dem Go-live zu Ihren eigenen Bedingungen und dem Go-live zu den Bedingungen der Aufsichtsbehörde.

Der bei Weitem wichtigste Indikator dafür, ob Ihr Programm ein Erfolg wird, ist, wie früh Sie die richtigen Leute zusammenbringen. Steuern, IT und Finanzen arbeiten von Anfang an zusammen. Nicht parallel. Nicht nacheinander. Zusammen.

Zum Schluss noch ein Gedanke: Unternehmen, die ihren Compliance-Ansatz auf einer zentralisierten Strategie aufbauen, werden für das Jahr 2027 gerüstet sein. Aber mehr noch: Sie werden ein System aufbauen, das problemlos das nächste Mandat aufnehmen, sich an die nächste Gesetzesänderung anpassen und mit ihrem Geschäft mitwachsen kann, egal in welches Land es als Nächstes expandiert.

Denn die Vorgaben kommen auf jeden Fall. Die einzige wirkliche Entscheidung ist, ob Sie ihnen vorbereitet oder reaktiv begegnen.

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