Steuerplanung von Anfang an: Die Bedeutung von Timing bei der ERP-Modernisierung

In vielen ERP-Programmen wird die Steuer einfach zu spät eingbezogen. In einem Whitepaper des Harvard Business Review Analytic Services mit dem Titel Steuerfindung in die ERP-Modernisierung integrieren wird festgestellt, dass die Steuern trotz ihrer direkten Auswirkungen auf die Systemleistung und die Geschäftsergebnisse immer noch zu häufig nachfolgend berücksichtigt und nicht als zentrale Planungsvoraussetzung behandelt werden.  

Bis man die steuerlichen Anforderungen vollständig verstanden hat, wurden die grundlegenden Entscheidungen über das System bereits getroffen, von den Datenstrukturen bis hin zu Integrationen und Workflows. An diesem Punkt wird aus dem, was man bereits in die Grundlagen integrieren konnte, etwas, das die Teams nachträglich einbauen müssen. Mit dieser Verschiebung – von der Planung zur Nachrüstung – beginnt die Komplexität. Sie resultiert in Überarbeitungen, Projektverzögerungen und steigenden Kosten, wenn die Teams versuchen, Systeme anzupassen, die ursprünglich nicht darauf ausgelegt waren, steuerlichen Anforderungen zu entsprechen.

Steuern sind eine Planungsentscheidung, keine sekundäre Anforderung.

Steuern sind darin eingebunden, wie Transaktionsdaten im gesamten Unternehmen strukturiert, verarbeitet und geregelt werden. Jede finanzielle Transaktion bringt eine steuerliche Auswirkung mit sich. Das bedeutet, die Entscheidungen über Datenmodelle, Integrationen und Workflows beeinflussen direkt, wie die Steuern zum Zeitpunkt der Transaktion angewendet werden. Wenn die zugrunde liegenden Daten und die Logik nicht korrekt strukturiert sind, können die Steuer nicht übereinstimmend oder genau berechnet werden.

Compliance baut auf diesem Fundament auf. Reporting, Meldung und das Erfüllen der Anforderungen von Betriebsprüfungen und Audits hängen alle davon ab, ob die Steuern von vornherein korrekt ermittelt wurden. Wie im Harvard Business Review Analytic Services Whitepaper hervorgehoben wird, erzeugen die zunehmende regulatorische Komplexität und die Anforderungen an Reporting in Echtzeit einen neuen Druck auf die Berechnung und Verwaltung der Steuern in den Kernsystemen. Die Auswirkungen werden unter den Voraussetzungen für Echtzeit-Compliance und e-Invoicing noch deutlicher. Von Unternehmen wird nun erwartet, dass sie steuerlich relevante Daten in Echtzeit übermitteln. Vorausgesetzt werden schnelle, korrekte und einheitliche Transaktionsdaten, häufig in hohen Volumen und mit niedriger Fehlertoleranz. Wenn Ihre ERP-Umgebung nicht unter Berücksichtigung der Steuern konzipiert wurde, können sogar geringfügige Inkonsistenzen in den Daten oder der Logik zu fehlerhaften Steuerberechnungen, Verarbeitungsverzögerungen oder Compliance-Lücken führen.  

Wie sich Steuerverzögerungen auf Teams auswirken

Timing-Probleme sind kein Einzelfall. In vielen Unternehmen arbeiten Steuer-, IT- und Finanzabteilungen mit unterschiedlichen Prioritäten, Zeitplänen und Definitionen von Erfolg. Ohne eine frühe Ausrichtung treten steuerliche Anforderung erst dann auf, wenn die wichtigen Entscheidungen bereits getroffen wurden. Diese Diskrepanz spiegelt sich in der Untersuchung von Vertex wider Wie die Fehlausrichtung von IT, Steuern und Finanzen den Umsatz gefährdet, in der 31 % der Unternehmen angeben, dass mangelhafte Zusammenarbeit zu Datenproblemen, verschwendeten Ausgaben oder verminderter geschäftlicher Agilität führt. In diesem Fall sind die Steuern nicht mehr an der Gestaltung des Systems beteiligt. Sie werden an die Planungsentscheidungen angepasst, die ohne einen kompletten Einblick in die Compliance-Anforderungen getroffen wurden. Dies erzeugt später einen Druck auf die Teams und wirkt sich auf die Genauigkeit der Rechnungsstellung aus, führt zu mehr manuellen Workarounds und bringt Risiken für die Umsatz- und Berichtsprozesse mit sich.

Was dies für Ihre ERP-Modernisierungsstrategie bedeutet

Die Steuerabteilung arbeitet nicht länger neben Finanzen und IT als separate nachgelagerte Funktion. Sie wird Teil des digitalen Kerns und prägt die Gestaltung der Systeme und wie die Datenfluss in dem gesamten Unternehmen fließen. (Diese Perspektive habe ich vor kurzem in einem Blog behandelt: Warum CFOs Steuertechnologie als Kerninfrastruktur des Finanzwesens betrachten sollten.) Für Sie bedeutet es, dass der ERP-Erfolg nicht nur von der Auswahl der richtigen Plattform oder dem Erreichen von Implementierungsmeilensteinen abhängt. Er hängt davon ab, ob die Steuern in Ihre Planungsentscheidungen eingebunden sind, bevor kritische Elemente finalisiert werden.

Die Studie von Harvard Business Review Analytic Services zeigt, zu welchen Veränderungen es kommt, wenn die Steuern früh in die Planung einbezogen werden, im Vergleich zu den Risiken für Unternehmen, wenn es nicht der Fall ist. Sehen Sie sich die Ergebnisse in Integration der Steuerfindung in die ERP-Modernisierung an, um zu erfahren, wie frühe Planungsentscheidungen Sie dabei unterstützen können, Risiken zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern und mit Zuversicht zu skalieren.