e-Invoicing: Ein Auffrischungskurs zur elektronischen Rechnungsstellung

Ist die elektronische Rechnungsstellung dasselbe wie die digitale Rechnungsstellung? 

Wenn Sie nicht sofort die richtige Antwort auf diese Frage wissen, sind Sie sicher nicht allein. Noch vor wenigen Jahren berichtete die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD), dass einem Viertel der Steuerverwaltungsbeamten die Unterschiede zwischen einem digitalen Dokument und einem Bild eines Papierdokuments und einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) nicht klar waren. 

Steuerfachkräfte in Unternehmen, die keine Geschäfte in Ländern mit Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung tätigen – wie Brasilien, Mexiko, Taiwan, Italien und Indien – sollten erwägen, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen, da immer mehr Länder neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einführen. Der Vorschlag der Europäischen Union zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) sieht ein Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung als eine seiner drei Säulen vor, wie mein Kollege Peter Boerhof, Director of VAT bei Vertex, Anfang dieses Jahres berichtete.  

So unterscheiden sich elektronische Rechnungen von digitalen Rechnungen

Wie alle Steuerprofis wissen, enthalten Papierrechnungen wichtige Daten (Produktpreise, Beschreibungen und Mengen) auf einem gedruckten Papier, das manuell abgelesen wird. Aufgrund der physischen Beschaffenheit der Papierrechnung muss die Rechnung manuell vom Lieferanten gesendet und vom Käufer manuell empfangen werden. 

Digitale Rechnungen in Form von PDFs und anderen digitalen Formaten ersetzen die physische Form von Papierrechnungen durch digitale Bilder. Dies ermöglicht zwar eine effizientere Verwaltung und Speicherung von digitalen Rechnungen, aber diese Form erfordert jedoch immer noch manuelle Eingriffe. Das Senden und Empfangen von Prozessen sind teils automatisiert und teils manuell und der Käufer muss die Daten einer digitalen Rechnung selbst lesen und in ein Kreditorenbuchhaltung-System (AP-System) eingeben. 

Elektronische Rechnungen ermöglichen einen stärker automatisierten Austausch. Eine strukturierte elektronische Rechnung enthält Daten vom Lieferanten in einem maschinenlesbaren Format, die ohne manuellen Eingriff automatisch in das AP-System des Käufers importiert werden können. Diese Übertragung enthält keine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten. Dabei geht es in erster Linie um Genauigkeit und Effizienz und nicht um die Einsichtnahme in die Rechnungen (die in bestimmten Fällen von erforderlichen manuellen Überprüfungen vorgenommen werden kann). 

Auch wenn die spezifischen Regeln unterschiedlich sind, besteht das primäre Regulierungsziel der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung darin, dass die zuständigen Steuerbehörden unmittelbaren (oder nahezu unmittelbaren) Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten der Rechnungen erhalten. Dieser Ansatz erhöht die Effizienz der Steuerverwaltung, gewährleistet die Compliance-Genauigkeit und verringert Steuerbetrug. Die Steuerbehörden neigen dazu, diese Vorteile hervorzuheben, wenn sie neue Regeln für die elektronische Rechnungsstellung vorschlagen. 

Regeln und Anforderungen in Bezug auf elektronische Rechnungsstellung

Für Unternehmen und ihre Steuergruppen sind die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung ein zweischneidiges Schwert. Zu den potenziellen Vorteilen gehören eine verstärkte Digitalisierung, Möglichkeiten einer schnelleren Einführung von automatisierter Debitoren-(AR) und Kreditorenbuchhaltung (AP), größere Sicherheit hinsichtlich der Umsatzsteuerabzüge und weniger aufwändige Steuer-Compliance-Prüfungen. Zu den Nachteilen gehören die Einbindung der Prozesse und Anforderungen der Steuerbehörden in den Verkaufszyklus von Vornherein, Nachverfolgung von Gutschriften und Lastschriften, Implementierungs- und Wartungskosten und die Tatsache, dass etwaige Fehler für die Steuerbehörden sofort sichtbar werden.

Indirekte Steuergruppen, deren Unternehmen in Gerichtsbarkeiten tätig sind, in denen die elektronische Rechnungsstellung geplant (oder bereits vorhanden ist), sollten ihr Wissen über die Implikationen im Hinblick auf die Compliance vertiefen.  

In dieser Hinsicht ist ein weiterer wichtiger Punkt von entscheidender Bedeutung.In seinem kürzlich erschienenen Artikel in International Tax Review „The Domino Effect of E-Invoicing“ (Der Dominoeffekt der elektronischen Rechnungsstellung) unterstreicht Boerhof, dass die Einhaltung dieser Regeln eine strategische Geschäftspriorität darstellt, die über den Rahmen eines Technologieprojekts oder einer technologiegestützten Steuerinitiative hinausgeht. Elektronische Rechnungsstellung, betont Boerhof, „sollte als strategisches Thema für jedes Unternehmen betrachtet werden, denn es ist unerlässlich, in ein System zu investieren, das mehrere Modelle unterstützt, da die elektronische Rechnungsstellung für die Umsatzerhebung und -beschaffung von zentraler Bedeutung ist.“ 

Wenn Sie mehr über die Zukunft elektronischer Rechnungsstellung erfahren möchten, empfehle ich, dass Sie meinen kürzlich n ITR erschienenen Artikel, „Reimagining Invoices for the 2020s“, lesen. Bleiben Sie hinsichtlich Inhalten von Vordenkern zu diesem sehr aktuellen und sich weiterentwickelnden Thema am Ball.