Die e-Invoicing-Vorschriften der Vereinigten Arabischen Emirate: Geltungsbereich, Formate und Strafen

Auf einen Blick: VAE e-Invoicing-Vorschriften

Geltungsbereich: Obligatorisch für B2B- und B2G-Transaktionen

Steuerbehörde: Finanzministerium (MoF) / Bundessteuerbehörde (FTA)

Modell: Dezentrale kontinuierliche Transaktionskontrolle CTC, Peppol 5-Corner

Format: PINT AE (UBL 2.1)

Gesetzliche Archivierungsfrist: 7 Jahre

Strafen: 

• AED 5.000 pro Monat, wenn versäumt wird, das System zu implementieren oder einen ASP zu benennen. 
• 100 AED pro nicht-konformer Rechnung, mit einer Obergrenze von 5.000 AED/Monat. 
• 1.000 AED/Tag, wenn versäumt wird, Systemstörungen an die FTA innerhalb von 2 Geschäftstagen zu melden. 
• Bis zu 20.000 AED bei wiederholten Verstößen

Wichtige Termine:

November 2024: Elektronische Rechnungen gesetzlich anerkannt

1. Juli 2026: Start des Pilotprogramm und Beginn der freiwilligen Einführung

31. Juli 2026: Große Unternehmen (Umsatz ≥ 50 Mio. AED) müssen einen akkreditierten Dienstleister benennen.

1. Januar 2027: Obligatorisches e-Invoicing für große Unternehmen (≥ 50 Mio. AED).

31. März 2027: Kleinere Unternehmen (< 50 Mio. AED) müssen einen akkreditierten Dienstleister ernennen.

1. Juli 2027: Obligatorisch für alle verbleibenden umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

1. Oktober 2027: Regierungsbehörden gehen online
 

Das digitale Umsatzsteuer-Framework und die Vorgabe für e-Invoicing der VAE

Da das Pilotprojekt für e-Invoicing der VAE in wenigen Monaten bevorsteht, fragen sich die in der Region tätigen Unternehmen, was das für sie bedeutet, wie sie sich vorbereiten können und was geschieht, wenn sie es nicht tun. Was Sie wissen sollten.

Die VAE implementieren ein landesweites digitales Framework für Umsatzsteuer und e-Invoicing als Kernkomponente ihrer Steuermodernisierungsstrategie. Obligatorisches e-Invoicing wird durch Gesetzesänderungen Ende 2024 eingeführt und schrittweise ab 2026 implementiert. Das ist der letzte Schritt in den sich entwickelnden steuerlichen Rahmenbedingungen der VAE, nach der Einführung der Verbrauchssteuer in 2017, der Umsatzsteuer in 2018 und der Körperschaftssteuer in 2023.

e-Invoicing wird zunächst auf Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) angewendet, während Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) gegenwärtig nicht im Geltungsbereich liegen. Es gibt keine Ausnahmeregelung für bestimmte Branchen und die Einführung erfolgt schrittweise abhängig vom Steueraufkommen – das heißt, größere Unternehmen müssen zuerst nachweisen, dass sie konform sind.

Anstelle eines vollständig zentralisierten Freigabemodells haben die VAE einen dezentralen Ansatz der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) eingeführt, der auf einem Peppol-5-Corner-Exchange-Framework basiert. Bei diesem Modell werden Rechnungen zwischen Handelspartnern über akkreditierte Dienstleister (ASPs) ausgetauscht, während Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörde gemeldet werden. Dies bietet regulatorische Transparenz, ohne die Geschäftsabläufe zu unterbrechen. Unternehmen, die bereits in anderen Gerichtsbarkeiten e-Invoicing-Verpflichtungen verwalten, wird das Modell vertraut sein, es gelten jedoch spezifische Anforderungen für die VAE. 

Wie sieht der rechtliche Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in den VAE aus?

Im Zentrum des e-Invoicing-Systems der VAE steht ein staatlich vorgeschriebenes e-Invoicing-Framework, das durch Änderungen des Umsatzsteuergesetzes und des Steuerverfahrensgesetzes festgelegt und vom Finanzministerium und der staatlichen Steuerbehörde (FTA) implementiert wurde. Das Framework erkennt elektronische Rechnungen und Gutschriften formell als rechtsgültige Steuerdokumente an und führt ein landesweites e-Invoicing-System ein, das internationalen Standards entspricht.

Die wichtigsten Merkmale des e-Invoicing-Systems der VAE sind:

• Ein dezentrales Reporting-Modell:
  Elektronische Rechnungen werden zwischen Handelspartnern über akkreditierte Dienstleister (ASPs) ausgestellt und ausgetauscht und die Steuerdaten werden der FTA unter Verwendung des Peppol-5-Corner-Modells und nicht über ein zentralisiertes Freigabesystem gemeldet. 
• Ein standardisiertes Format:
  Alle elektronischen Rechnungen müssen PINT AE gemäß UBL 2.1 entsprechen, um strukturierte, maschinenlesbare Daten für die automatisierte Verarbeitung und Audit-Zwecke sicherstellen. Papierrechnungen, PDFs und gescannte Kopien gelten nach dem neuen Framework nicht als konforme elektronische Rechnungen.
• Breite Transaktionsabdeckung:
  Die Vorgabe wird auf B2B- und B2G-Transaktionen angewendet, einschließlich der Selbstfakturierung und der Rechnungsstellung durch Dritte. Exportrechnungen müssen gemeldet werden, sie werden aber nicht über Peppol übermittelt. B2C-Transaktionen sind derzeit bis zur Ankündigung einer späteren Phase ausgeschlossen.
• Schrittweise obligatorische Einführung:
  Unternehmen werden in Phasen basierend auf Umsatzschwellen aufgenommen. Ein Pilotprogramm und eine freiwillige Einführung beginnen am 1. Juli 2026. Große Unternehmen (Umsatz ≥ 50 Mio. AED) müssen bis zum 31. Juli 2026 einen ASP benennen und e-Invoicing bis zum 1. Januar 2027 einführen. Kleinere Unternehmen müssen bis zum 31. März 2027 einen ASP benennen und bis zum 1. Juli 2027 online gehen. Behörden müssen die Vorgaben bis zum 1. Oktober 2027 erfüllen.
• Archivierung und Strafen:
  Elektronische Rechnungen müssen sieben Jahre lang elektronisch archiviert werden. Zu den Bußgeldern für Nicht-Konformität gehören 5.000 AED pro Monat, wenn versäumt wird, das System zu implementieren oder einen ASP zu ernennen, 100 AED pro nicht konformer Rechnung (mit einer Obergrenze von 5.000 AED monatlich) und 1.000 AED pro Tag, wenn versäumt wird, Systemstörungen innerhalb von zwei Geschäftstagen an die FTA zu melden. Bei wiederholten Verstößen erhöhen sich die Bußgelder auf bis zu 20.000 AED.

In diesem Framework ist e-Invoicing ein grundlegender Bestandteile des Umsatzsteuer-Compliance Modells der VAE, das die Transparenz auf Transaktionsebene verbessert, die Audit-Kontrollen stärkt und die umfassendere steuerliche Transformationsagenda der Regierung unterstützt.
 

Praktische Schritte für die e-Invoicing-Compliance in den VAE

Angesichts der schrittweisen Einführung und der Anforderungen an die Berichterstattung nahezu in Echtzeit des dezentralisierten CTC-Modells der VAE profitieren Unternehmen von einer frühzeitigen und strukturierten Vorbereitung. Die Bereitschaft hängt von Datengenauigkeit, Systemintegration und der funktionsübergreifenden Koordination zwischen den Teams für Steuern, Finanzen und IT ab. Eine frühzeitige Vorbereitung auf die vorgeschriebenen Onboarding-Termine ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu entwickeln, die einen konformen Rechnungsaustausch und die rechtzeitige Meldung an die Steuerbehörde unterstützen. Da die erste Frist für die Benennung eines ASP am 31. Juli 2026 endet, sollten Unternehmen der ersten Welle bereits jetzt ihre Optionen prüfen.

Automatisierung spielt eine zentrale Rolle, um die Compliance in großem Umfang zu erreichen. Die Systeme sollten in der Lage sein, strukturierte PINT AE-Rechnungen zu generieren, sie über Peppol-Zugangspunkte zu übermitteln und Reporting-Workflows ohne manuelles Eingreifen zu verwalten. Da Peppol-Konnektivität die Grundlage des Austauschmodells bildet, ist die Auswahl eines akkreditierten und zuverlässigen Zugangspunktanbieters eine wichtige operative Entscheidung. Unternehmen sollten beachten, dass sowohl der Verkäufer als auch der Käufer bei einem ASP registriert sein müssen, um elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk auszustellen und zu empfangen. Zuverlässigkeit bei Fehlerbearbeitung und Monitoring sind ebenfalls unerlässlich, um die Kontinuität bei steigenden Datenmengen aufrechtzuerhalten.

Eine detaillierte Bewertung der bestehenden Rechnungsstellungsprozesse kann dazu beitragen, Lücken in Bezug auf die VAE-spezifischen Anforderungen zu identifizieren, einschließlich der Dokumententypen, des Transaktionsumfangs und der Meldefristen. Die Validierung und Standardisierung von Stammdaten unterstützt einen reibungslosen Onboarding-Prozess und reduziert spätere Compliance-Probleme. Der Aufbau von internem Know-how in Bezug auf die Vorgabe der VAE ermöglicht es Unternehmen, eine schrittweise Einführung zu steuern, auf regulatorische Updates zu reagieren und sicher zu arbeiten, während e-Invoicing in den Lebenszyklus der Umsatzsteuer-Compliance integriert wird.

Für Unternehmen, die bereits e-Invoicing-Verpflichtungen in Gerichtsbarkeiten wie Italien, Saudi-Arabien oder im Rahmen der EU-ViDA-Initiative verwalten, ist ein Großteil der operativen Grundlagen wie ERP-Integration, strukturierte Daten-Workflows und Anbietermanagement übertragbar. Allerdings erfordern die spezifischen Formatvorgaben der VAE (PINT AE), das ASP-Akkreditierungsmodell und der gestaffelte Onboarding-Zeitplan eine spezielle Bewertung und Konfiguration.
 

Vertex e-Invoicing für die Anforderungen der VAE.

Vertex e‑Invoicing wurde entwickelt, um Unternehmen zu unterstützen, die sich darauf vorbereiten, gemäß des obligatorischen e-Invoicing-Frameworks der VAE und der schrittweisen Einführung zu arbeiten. Die Lösung unterstützt strukturiertes e-Invoicing, Peppol-basierten Austausch und Transaktionsmeldung-Workflows, die auf die Vorgaben der VAE ausgerichtet sind. So können Unternehmen den manuellen Aufwand reduzieren, operative Risiken verwalten und die Compliance aufrechterhalten, während neue Anforderungen eingeführt und erweitert werden.

Vertex e-Invoicing unterstützt die Compliance in den VAE durch:

• Unterstützung des Peppol-basierten Austauschs elektronischer Rechnungen
  Ermöglichung des elektronischen Rechnungsaustauschs über ein Peppol-Netzwerk mit zertifizierten Zugangspunkten, ausgerichtet auf das dezentrale Austauschmodell der VAE und die Peppol-basierte Architektur.
• Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen in den von den VAE vorgeschriebenen Formaten
  Unterstützung der strukturierten elektronischen Rechnungsformate, die den Anforderungen der VAE entsprechen, einschließlich der PINT-basierten UBL-Standards, wodurch maschinenlesbare Rechnungsdaten ermöglicht werden, die für die automatisierte Verarbeitung und Berichterstattung geeignet sind.
• Integration mit ERP-Systemen für Debitorenbuchhaltung- und Kreditorenbuchhaltung-Prozesse
  Die Verbindung von ERP-Finanz- und Abrechnungssystemen mit der Vertex e-Invoicing-Plattform über APIs und Standardintegrationen unterstützt sowohl ausgehende (Debitorenbuchhaltung) als auch eingehende (Kreditorenbuchhaltung) e-Invoicing-Workflows, die für die Vorgabe der VAE relevant sind.
• Bereitstellung der Sichtbarkeit von Transaktionen und Monitoring von Ausnahmen
  Zentralisiertes Monitoring der Übermittlung von elektronischen Rechnungen und deren Status, einschließlich der Sichtbarkeit von Validierungsproblemen, Weiterleitungsfehlern und Ablehnungen, ermöglicht es Unternehmen, Ausnahmen zu behandeln, ohne den Kerngeschäftsbetrieb zu unterbrechen.
• Unterstützung von schrittweisem Onboarding und länderspezifischer Konfiguration
  Ermöglichung einer VAE-spezifischen Konfiguration und eines Onboardings, ausgerichtet auf die schrittweise Einführung der Vorgabe und unterstützt durch länderspezifische Compliance-Inhalte und Planung der Einführung.
• Ermöglichung der elektronischen Archivierung und der Erfüllung der Anforderungen von Betriebsprüfungen und Audits
  Bereitstellung der sicheren Speicherung von elektronischen Rechnungsdaten und den zugehörigen Artefakten, um das Erfüllen der Anforderungen von Betriebsprüfungen und Audits und die langfristigen Compliance-Anforderungen gemäß den Anforderungen der VAE an sieben Jahre Archivierung zu unterstützen.
• Unterstützung der Compliance in mehreren Ländern vor einer zentralen Plattform aus 
  Für Unternehmen, die ihre e-Invoicing-Verpflichtungen in mehreren Gerichtsbarkeiten erfüllen müssen, bietet Vertex e-Invoicing eine vereinheitlichte Plattform, die neben den bestehenden Vorgaben in Europa, Lateinamerika und im asiatisch-pazifischen Raum auch die VAE unterstützt. Dies reduziert die Komplexität und ermöglicht weltweit einheitliche Compliance-Workflows.

Da die VAE eine digitale Aufsicht auf Transaktionsebene einführen – durch strukturiertes e-Invoicing und Peppol-basierten Austausch – sind automatisierte e-Invoicing-Lösungen ein unerlässlicher Bestandteil der skalierbaren Compliance. Vertex e-Invoicing ermöglicht es Unternehmen, die Anforderungen der VAE mithilfe einer zentralen Plattform für mehrere Länder zu erfüllen, die entwickelt wurde, um sich an aufkommende Vorgaben anzupassen.

Sind Sie bereit, Ihre VAE e-Invoicing-Compliance zu stärken? Kontaktieren Sie Vertex, um zu erfahren, wie unsere e-Invoicing-Lösung Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, innerhalb des PEPPOL basierten e-Invoicing-Frameworks der VAE sicher zu arbeiten, oder sehen Sie sich unser Webinar an, um mehr über die Vorgabe der VAE zu erfahren.