Anforderungen an die E-Invoicing: Was Sie jetzt wissen müssen

Wenn Führungskräfte für Steuern, Finanzen und IT die aktuellen Entwicklungen der e-Invoicing-Compliance bewerten, ist es nützlich, zunächst einen umfassenden Überblick zu gewinnen.

E-Invoicing ist ein globales Phänomen. Von den heute jährlich etwa 560 Milliarden verarbeiteten Rechnungen (Tendenz steigend), sind nur etwa 16% wirklich papierlos. Es gibt enorme Mengen an Papierrechnungen, die in digitale Formate konvertiert werden müssen. Steuerbehörden weltweit arbeiten intensiv an dieser Umstellung, obwohl auch andere Kräfte im Spiel sind.

Die umfassende Reform der Europäischen Union [EU] zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) enthält als eine ihrer drei Säulen die Anforderungen an das e-Invoicing. Diese Überarbeitung, zielt darauf ab, die Compliance-Anforderungen der EU-Mitgliedstaaten für die e-Invoicing zu vereinheitlichen. Sie findet statt, während die meisten Länder ihre eigenen e-Invoicing Vorschriften einführen – jedes mit unterschiedlichen Anforderungen an Datenformatierung und Reporting. Die Europäische Kommission betreibt eine Website mit den wichtigsten Informationen zu den sich entwickelnden e-Invoicing Regeln der einzelnen Länder.

Es ist wichtig zu beachten, dass es einen Unterschied zwischen e-Invoicing und e-Reporting gibt, die auch als Echtzeit-Reporting und nahezu Echtzeit-Reporting bezeichnet wird. Viele, wenn auch nicht alle länderspezifischen Regeln verknüpfen die Anforderungen an e-Invoicing mit den Anforderungen an das e-Reporting.

Bemerkenswerterweise haben diese Compliance-Anforderungen ihren Ursprung in Lateinamerika, wo Clearingsysteme mit e-Reporting es den Steuerbehörden ermöglichen, Rechnungen über eine zentrale Plattform zu genehmigen, bevor sie den Kunden erreichen. Die EU und Asien haben vor Kurzem mit anderen Modellen als in Lateinamerika mit ihren Vorgaben zu e-Invoicing und e-Reporting nachgezogen. In den USA gibt es kein Framework für e-Invoicing und es scheint unwahrscheinlich, dass sich das bald ändern wird.

In Bezug auf die Compliance von e-Invoicing haben größere Unternehmen im Vergleich zu kleineren und mittelgroßen globalen Unternehmen mehr Fortschritte bei der Entwicklung dieser Fähigkeit gemacht. Es ist nicht überraschend, dass die Erfüllung der Anforderungen an e-Invoicing eine umfassende Compliance-Fähigkeit erfordert, bei der zahlreiche Unternehmensbereiche (Steuern, Finanzen und Buchhaltung, IT, Beschaffung, Recht usw.) zusammenarbeiten und sich abstimmen. Viele, wenn nicht die meisten, Unternehmen müssen neue unterstützende Automatisierungslösungen einführen.

Steuergruppen spielen natürlich eine zentrale Rolle bei der Entwicklung einer e-Invoicing Compliance Lösung. Jedes Jahr ändern sich die Regeln und Steuersätze im globalen Steuerumfeld und diese Änderungen müssen akkurat auf den e-Invoice wiedergegeben werden.

In meinem nächsten Beitrag werde ich führende Praktiken und entscheidende Überlegungen zur Bewertung und Implementierung von e-Invoicing lösungen hervorheben.