Fünf Überlegungen zur Auswahl einer Lösung für die E-invoicing

Die Implementierung einer Lösung für die E-invoicing-Compliance ist zwar eine beachtliche Initiative, bietet aber auch erhebliche Vorteile.  Durch ihre Forschung hat meine Firma Billentis herausgefunden, dass Organisationen etwa 10 bis 20 Dollar pro Rechnung sparen können, wenn sie von Papier auf E-invoicing umsteigen.

Diese Art von Effizienzgewinn erklärt, warum gesetzliche Vorgaben nicht der einzige Grund dafür sind, das Unternehmen E-invoicing-Fähigkeiten einführen. Immer mehr Unternehmen gehen freiwillig von Papierrechnungen zur elektronischen Rechnungsstellung über, teilweise weil immer mehr ihrer Handelspartner das gleiche tun. Darüber hinaus betreiben Unternehmen einen „integrierten digitalen Handel“, der Systeme für Beschaffung, Debitoren, Kreditoren, Buchhaltung und Steuern zwischen Käufern und Verkäufern verknüpft, um die Einkaufs- und Zahlungseffizienz zu steigern und gleichzeitig die Geschäftsagilität zu verbessern.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen die E-invoicing freiwillig oder aufgrund eines Mandats der Steuerbehörden einführt, sollten die Steuer-, Finanz- und IT-Teams die folgenden Punkte beachten:

1. Compliance-Anforderungen betreffen eingehende und ausgehende Prozesse: Vorgaben zu E-invoicing und E-Meldung wirken sich sowohl auf ausgehende als auch auf eingehende Rechnungsstellungsprozesse aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die sowohl die Compliance als auch die Effizienzsteigerung unterstützt.
2. Compliance erfordert funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Neben Beschaffungsaktivitäten, Debitorenprozessen und anderen Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten betrifft die E-invoicing auch Steuerabteilungen, Rechts- und Compliance-Teams und IT-Abteilungen, die für die Verwaltung von Systemintegrationen verantwortlich sind.
3. Systemintegrationen sind wichtig: Wenn Sie nach einer Lösung für die E-invoicing suchen, sind Integration und Flexibilität von entscheidender Bedeutung. Die Lösung muss sich in das ERP-System integrieren. Sie muss auch mit Beschaffungsplattformen und anderen Buchhaltungsanwendungen verbunden werden. Außerdem haben größere Unternehmen oft mehrere Versionen dieser Systeme. „Möglicherweise verwenden Sie unterschiedliche Quellsysteme für verschiedene Kunden, Transaktionstypen, Lieferanten oder Märkte“, schreibt Chris Hall, Senior Tax Officer im Chief Strategy Office von Vertex. „Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung zur Automatisierung von E-invoice all diese Faktoren abdeckt.“
4. Skalierbarkeit ist ebenfalls wichtig: Flexibilität und Skalierbarkeit sind aus mehreren Gründen wichtige Eigenschaften einer E-invoicing lösung. Erstens entwickeln sich die Regeln für E-invoicing ständig weiter. Zweitens wachsen Unternehmen weiter. Wenn dieses Wachstum Unternehmen dazu verpflichtet, in einem neuen Land oder einer neuen Steuergerichtsbarkeit Anforderungen an die E-invoicing zu erfüllen, kann sich eine effektive Lösung problemlos an diese Regeln anpassen.
5. Selbstentwickelte Lösungen haben ihre Grenzen: Intern entwickelte Lösungen können in einem Land perfekt funktionieren, jedoch nicht so gut in anderen Ländern, in denen die Steuerbehörden individuelle Anforderungen an die Datenübermittlung haben. Deshalb empfehlen wir Unternehmen, sich E-invoicing lösungen von Drittanbietern anzusehen.

Schließlich sollten Sie bedenken, dass aus der Perspektive der Technologieimplementierung nicht alles auf einmal durchgeführt werden muss. Rollouts in großem Umfang sind häufig zeitaufwendiger, störender und teurer. Suchen Sie nach einer E-invoicing lösung, die Sie relativ schnell implementieren und dann skalieren können, wenn sich Ihre Compliance-Anforderungen weiterentwickeln.