Was ist eine Tax Engine? Wie sie funktioniert und warum Ihr Unternehmen eine benötigt

Was ist eine Tax Engine? Wie sie funktioniert und warum Ihr Unternehmen eine benötigt 

Bei mehr als 20.000 Steuergerichtsbarkeiten weltweit – jede mit eigenen Steuersätzen, Regeln und Reporting-Anforderungen, die sich häufig ändern können – kann es schwierig sein, die korrekte Steuer für jede Transaktion zu bestimmen. 

Die Ermittlung der korrekten Steuer wird noch anspruchsvoller, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Neue Produkte, neue Märkte und neue Systeme bedeuten oft mehr Steuerregeln, die verwaltet werden müssen. Was einst in einem einzigen System funktionierte, kann bei der Pflege über mehrere ERP-, E-Commerce-, Beschaffungs- und Finanzanwendungen hinweg schwierig werden. Manuelle Prozesse und isolierte Systeme können nicht mehr Schritt halten. 

Deshalb setzen viele Unternehmen auf eine Tax Engine. 

Was ist eine Tax Engine? 

Eine Tax Engine ist eine Software für die Automatisierung der Steuerfindung durch die Berechnung und Anwendung der korrekten indirekte Steuern– wie Verkaufssteuer, Consumer Use Tax, Umsatzsteuer oder GST – für/auf eine Transaktion. Dafür wertet sie Informationen aus, beispielsweise über das verkaufte Produkt, den Kundenstandort, die geltenden Steuerregeln und die Anforderungen der jeweiligen Gerichtsbarkeit. 

Die Steuerfindung ist häufig komplexer, als es scheint. Nehmen wir zum Beispiel ein KitKat. Da es eine Waffel enthält, klassifizieren es einige Gerichtsbarkeiten als Backware und wenden unterschiedliche Steuerregeln an. Oder denken Sie an eine Lotion für Gesicht oder Körper, die LSF enthält. An manchen Standorten kann sie für eine steuerliche Behandlung ähnlich wie ein Sonnenschutzmittel in Frage kommen. Diese Art von Nuancen gibt es für zahllose Produkten und in zahllosen Gerichtsbarkeiten. Die auf einen Kauf angewendete Steuer kann unterschiedlich sein, je nachdem, was Sie verkaufen, wo Sie es verkaufen, wer es kauft und welche lokalen Steuervorschriften gelten. Eine Tax Engine wertet diese Variablen automatisch aus und bestimmt die angemessenen Steuern. 

Wie funktioniert eine Tax Engine? 

Wenn eine Transaktion in einem System für ERP, E-Commerce, Beschaffung oder Finanzen erstellt wird, werden die Transaktionsdetails in Echtzeit an die Tax Engine gesendet. 

Die Tax Engine wertet die Informationen aus wie: 

• Produkt- oder Dienstleistungstyp 
• Kundeninformationen 
• Empfänger- und Rechnungsadressen 
• Anwendbare Steuerregeln und Steuersätze 
• Gerichtsbarkeit-spezifische Anforderungen 

Anhand dieser Informationen bestimmt die Tax Engine die angemessenen Steuern und sendet den berechneten Steuerbetrag an das Ursprungssystem zurück, damit die Transaktion abgeschlossen werden kann. 

Tax Engines werden meistens in Systeme für ERP, E-Commerce, Beschaffung und Finanzen integriert. Anstatt Steuerregeln und Berechnungen getrennt in mehreren Anwendungen zu verwalten, können Sie dies an einem Ort tun. 

Was sind die Vorteile bei der Nutzung einer Tax Engine? 

Eine Tax Engine trägt zur Vereinfachung der Steuerfindung bei, da sie Steuerregeln und Berechnungen an einem Ort zentralisiert. Anstatt die Steuern in mehreren Systeme zu verwalten, können Sie die Steuern effizienter in Ihrem gesamten Unternehmen anwenden.  

Zu den Hauptvorteilen gehören: 

• Verbesserte Steuergenauigkeit durch automatische Anwendung der entsprechenden Steuerregeln
• Geringeres Risiko und weniger Auditrisiken durch einheitlichere Steuerfindung und bessere Sichtbarkeit der Steuerentscheidungen  
• Weniger manueller Aufwand durch Automatisierung der Steuerberechnungen und Reduzierung von Nachbearbeitungen  
• Zentralisierte Kontrolle durch die Verwaltung von Steuerregeln und Berechnungen an einem Ort  
• Unterstützung für Unternehmenswachstum bei der Expansion in neue Märkte, Produkte, Kanäle und Systeme 

Ob Sie für Steuern, Finanzen oder IT verantwortlich sind, eine Tax Engine kann dazu beitragen, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Sichtbarkeit zu verbessern und einen Ansatz für die Verwaltung der Steuern im gesamten Unternehmen zu schaffen, der skalierbarer ist. 

Warum eine korrekte Steuerberechnung von Vornherein wichtig ist 

Die richtigen Steuern am Beginn einer Transaktion sind wichtig. Wenn die Steuern falsch berechnet werden, hat das Auswirkungen. Fehler können zusätzliche Arbeit später im Prozess verursachen, was zu Reporting-Problemen, Compliance-Herausforderungen, Prüfungsrisiko und kostspieligen Korrekturen führt.

Die Vorteile einer korrekten Steuerfindung gehen weit über die eigentliche Transaktion hinaus. Sie unterstützt Reporting, Audits, Compliance und die umfassenderen Steuer- und Finanzabläufe. Angesichts der zunehmenden Steuerkomplexität benötigen Unternehmen eine zuverlässige Möglichkeit, die Steuern im gesamten Unternehmen einheitlich und korrekt anzuwenden.

Ohne einen zentralisierten Ansatz zur Steuerfindung kann Folgendes auf Sie zukommen: 

• Finanzielle Risiken durch Unterzahlungen, Überzahlungen, Strafen, Zinsbescheide und kostspielige Korrekturmaßnahmen
• Operative Ineffizienzen aufgrund von manuellen Überprüfungen, Abstimmungen, Ausnahmebearbeitungen und Nachbearbeitungen  
• Technologieherausforderungen im Zusammenhang mit der Beibehaltung der Steuerlogik in mehreren Systemen und der Aktualisierung von Steuerregeln
• Geringeres Vertrauen in die Steuergenauigkeit, wenn verschiedene Systeme auf unterschiedlicher Steuerlogik oder veralteten Regeln basieren

Worauf sollten Sie bei einer Tax Engine achten? 

Nicht alle Tax Engines sind gleich. Wenn Sie Lösungen evaluieren, sollten Sie berücksichtigen, ob diese Ihr Unternehmen heute unterstützen und sich gleichzeitig an zukünftiges Wachstum und regulatorische Änderungen anpassen können. 

Wenn Sie Lösungen vergleichen, sollten Sie auf einige Funktionen achten: 

• Genaue und aktuelle steuerliche Inhalte, die mit sich ändernden Vorschriften und den Anforderungen der Gerichtsbarkeiten Schritt halten.
• Integration in Ihre Geschäftssysteme, einschließlich Anwendungen für ERP, E-Commerce, Beschaffung und Finanzen.
• Zentralisierte Kontrolle von Steuerregeln und -berechnungen, damit die Steuern übereinstimmend in Ihrem gesamten Unternehmen verwaltet werden können.
• Skalierbarkeit zur Unterstützung des Wachstums, einschließlich neuer Gerichtsbarkeiten, Produkte, Kanäle, Systeme und Geschäftsmodelle.
• Sichtbarkeit und Bereitstellung der Daten, mit klarem Reporting und Einblick darin, wie Steuerentscheidungen getroffen werden.  
• KI-gestützte Produktivitätstools, die zur Automatisierung komplexer Steueraufgaben und Effizienzverbesserungen beitragen.  
• Unterstützung für den umfassenderen Steuerlebenszyklus, einschließlich der dazugehörigen Prozesse für Steuern, Compliance, Reporting und Freistellungsverwaltung.  
• Flexibilität bei der Bereitstellung, um sie auf die Anforderungen an Leistung, Sicherheit und Betrieb in Ihrem Unternehmens auszurichten.

Eine Tax Engine sollte mehr können, als Berechnungen zu automatisieren. Sie sollte Sie dabei unterstützen, einen Ansatz für die Steuerfindung zu schaffen, der skalierbarer und nachhaltiger ist, wenn die Komplexität zunimmt. 

Ist es an der Zeit, in eine Tax Engine zu investieren? 

Es kann der Punkt kommen, an dem Ihr aktueller Ansatz für die Verwaltung der Steuern nicht mehr mit Ihrem Unternehmen Schritt halten kann. Wenn Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt vorkommt, kann es an der Zeit sein zu prüfen, ob eine Tax Engine helfen kann: 

• Expansion in neue Regionen oder Gerichtsbarkeiten
• Verwaltung der Steuer in mehreren Systemen oder ERPs
• Bewältigung wiederkehrender Audit- oder Compliance-Herausforderungen
• Bearbeitung steigender Transaktionsvolumina
• Vorbereitung auf ERP-Modernisierungsinitiativen
• Einführung neuer Modelle für E-Commerce oder digitale Geschäfte  

Wenn Ihnen mehrere dieser Herausforderungen bekannt vorkommen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihr aktueller Ansatz zur Steuerfindung nicht mehr mit Ihrem Geschäft Schritt hält.

Erfahren Sie, wie Vertex die Steuerfindung automatisiert 

Sie müssen nicht warten, bis die Steuern zum Engpass werden, bevor Sie eine Tax Engine evaluieren.  

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