Vertex hilft Ubisoft bei der Automatisierung der Compliance in Bezug auf internationale indirekte Steuern

Über Ubisoft

Ubisoft ist ein führender Entwickler, Publisher und Vertriebshändler im Bereich interaktiver Unterhaltungsprodukte und Dienstleistungen mit einem umfangreichen Portfolio weltbekannter Marken, darunter Assassin's Creed, Far Cry, For Honor, Just Dance, Watch Dogs sowie die Tom Clancy-Videospielreihe inklusive Ghost Recon, Rainbow Six und The Division. Die Teams innerhalb des weltweiten Netzwerks der Studios und Niederlassungen von Ubisoft haben es sich zur Aufgabe gemacht, originelle und unvergessliche Spielerlebnisse für alle gängigen Plattformen zu schaffen, einschließlich Konsolen, Mobiltelefonen, Tablets und PCs. Ubisoft ist ein preisgekröntes und überaus erfolgreiches Unternehmen, das immer wieder Auszeichnungen für seine Innovationskraft und seine Fähigkeit erhält, den brennenden Wunsch seiner Kunden nach Spielinhalten zu erfüllen.

Die Herausforderung

Der Verkauf seiner Videospielprodukte und -dienstleistungen an eine zunehmend globale, digitale Zielgruppe bedeutete, dass Ubisoft eine wachsende Anzahl unterschiedlicher steuerlicher Verpflichtungen und Verbindlichkeiten in allen Ländern, in denen die Kunden des Unternehmens einkaufen, einhalten musste. Da die Umsatzzahlen des Ubisoft-Abonnementmodells in die Höhe schnellten und sich der Kundenstamm immer weiter auf neue internationale Gebiete ausweitete, gestaltete sich die Verwaltung der indirekten Steuern immer zeitaufwendiger.

Eine entscheidende Anforderung für Ubisoft war auch die Schaffung eines nahtlosen Erlebnisses Kunden in allen Phasen des Kaufprozesses. Der Steuererhebungs- und -abführungsprozess von Ubisoft wurde über mehrere Systeme und Excel-Tabellen hinweg verfolgt und verwaltet – ein Ansatz, der lange Zeit gut funktioniert hatte. Als das Volumen der internationalen Transaktionen jedoch zunahm, zeigte sich, dass das bestehende System immer arbeitsintensiver werden würde und ein automatisiertes System implementiert werden musste.

Mit jedem neuen Land, das hinzukam, mit jedem neuen Schwellenwert, der in verschiedenen Gebieten erreicht wurde, und mit den sich ständig ändernden Compliance-Anforderungen in bestehenden Regionen wurde die wertvolle Zeit des Finanzteams für manuelle Steuerverwaltungsprozesse in Anspruch genommen.

Ubisoft erkannte, dass die manuelle Verwaltung dieser zusätzlichen steuerlichen Komplikationen nicht effizient war. Françoise Thomas, Accounting Director bei Ubisoft, erklärt: „Die Spieleindustrie boomt und um unseren Kunden weiterhin das beste Erlebnis zu bieten, müssen wir unser Angebot entsprechend ihren Bedürfnissen weiterentwickeln.“

„Angesichts unseres neuen Abonnementmodells und der erfolgreichen Einführung unserer Marke in neuen Gebieten mussten unsere bestehenden manuellen Prozesse aktualisiert werden, um künftiges Wachstum und zukünftige Geschäftsmodelle effizient zu verwalten. Es war klar, dass wir einen Weg finden mussten, um die Berechnungen der indirekten Steuern und die Einhaltung der Vorschriften bei allen Verkäufen zu optimieren und zu automatisieren.“

Warum Vertex?

Nachdem Ubisoft zunächst in Erwägung gezogen hatte, eine eigene Steuerlösung zu entwickeln, beschloss das Unternehmen, auch die führenden Lösungen für indirekte Steuern auf dem Markt zu prüfen. Dabei stieß das Unternehmen auf Vertex. Von Anfang an war Ubisoft beeindruckt von dem auf Steuerautomatisierung spezialisierten Unternehmen und seiner Herangehensweise an die Analyse der einzigartigen Geschäftsanforderungen von Ubisoft.

Vertex hob sich von anderen Anbietern von Steuerlösungen ab, indem das Unternehmen sein Verständnis für die Komplexität der internationalen Gesetzgebung im Bereich der indirekten Steuern sowie sein ausgeprägtes Fachwissen bezüglich der europäischen Steuervorschriften unter Beweis stellte. Als Experte für internationale Steuern war sich Vertex der Herausforderungen voll und ganz bewusst, die Ubisoft im Bereich der indirekten Steuern beim Verkauf von digitalen und physischen Gütern zu bewältigen hatte, und konnte aufzeigen, wie dieser Transaktionsprozess von Vertex unterstützt werden konnte.

Vertex konnte zudem die Anforderung von Ubisoft bezüglich einer nahtlosen Integration mit Zuora, der Software hinter dem Abonnementmodell des Unternehmens, erfüllen. Darüber hinaus war Ubisoft von der Benutzerfreundlichkeit von Vertex und der Zugänglichkeit des Dashboards beeindruckt, das den Echtzeit-Zugriff auf Verkaufs- und Steuerdaten ermöglicht.

Françoise Thomas fährt fort: „Das Team von Vertex hat sich die Zeit genommen, unser Geschäftsmodell und unsere Herausforderungen bei der Verwaltung von indirekten Steuern zu verstehen. Im Kontext unserer Expansion in neue Gebiete war das Fachwissen von Vertex im Bereich der internationalen Steuern von unschätzbarem Wert. Das Team von Vertex ist von Anfang an hervorragend auf unsere Anforderungen eingegangen und ist ein echter Geschäftspartner, der uns bei der Erfüllung unserer aktuellen und zukünftigen Anforderungen in steuerlicher Hinsicht unterstützt.“

Geschäftlicher Nutzen und Ergebnisse

Vertex verwaltet nun die Einhaltung der Vorschriften für die internationalen indirekten Steuern von Ubisoft in der EMEA-Region. Zur Optimierung und Vereinfachung des Prozesses wendet Vertex bei jedem Transaktionsabschluss eine Logik zur Bestimmung des Kundenstandorts an.

Über das Dashboard von Vertex sind alle Steuerschwellenwerte nachverfolgbar und sichtbar. Außerdem bietet es einen Audit-Pfad, der genau zeigt, wie die indirekten Steuern in jedem Land berechnet werden.

Mit dem Echtzeit-Zugriff auf alle Informationen zur Verwaltung der indirekten Steuern an einem zentralen Ort kann Ubisoft alle Verkaufs- und Steuerinformationen im Portal von Vertex archivieren und so einen umfassenden Audit Trail für alle Online-Verkäufe erstellen. Die nahtlose Integration von Vertex mit Zuora ermöglichte Ubisoft eine sehr schnelle Einführung seines Abonnementmodells. Wenn ein Kunde nun sein Monatsabonnement auf- oder abstuft, werden alle Auswirkungen auf die indirekten Steuern automatisch als Teil des Kaufprozesses berechnet, was zu einem nahtlosen Kundenerlebnis führt.

Samy Toupet, IT Project Manager ERP bei Ubisoft, sagte: „Nicht nur unser Geschäft wächst rasant, auch unser Ansatz, unseren Kunden Spielinhalte bereitzustellen, entwickelt sich weiter. Vertex konnte schnell in unser E-Commerce-Ökosystem integriert werden, um unser sich veränderndes Geschäft zu unterstützen.“

„Die Automatisierung dieses gesamten Prozesses bedeutet, dass das Finanzteam nun mehr Zeit für andere Projekte hat und einen größeren Mehrwert für das Unternehmen erbringen kann. Mit dem Dashboard von Vertex haben wir in Echtzeit Zugriff auf die Verkaufsdaten an einem Ort und können unsere Finanzprognosen sowie unsere Planungs- und Berichtsprozesse optimieren. Wir sind ein dynamisches, schnell wachsendes und sich rasch entwickelndes Unternehmen, und Vertex ist die Lösung für alle unsere Anforderungen an Automatisierung, Skalierbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Compliance im Bereich der indirekten Steuern.“