Globale Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im Überblick

Warum es nun wichtig ist, e-invoicing wirklich zu verstehen

Mehr als 50 Länder haben Vorschriften zu e-invoicing erlassen und weitere werden folgen. Die Vorgaben sind sehr unterschiedlich. In Deutschland trat die Standardregelung für e-invoicing am 1. Januar in Kraft, in Frankreich ist der Zieltermin September 2026, und Polen verfügt über sein KSeF-System. Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt auf eine langfristige Vereinheitlichung in allen Mitgliedstaaten ab, doch diese Vereinheitlichung ist noch Jahre entfernt. In der Zwischenzeit erhöht jede Rechtsordnung, in der Ihr Unternehmen tätig ist, die Komplexität der Compliance-Anforderungen.

Was macht globales E-Invoicing so schwierig

Bei der herkömmlichen Steuer-Compliance hatten die Teams für indirekte Steuern einen Puffer: Fehler in regelmäßigen Steuererklärungen konnten vor der Einreichung erkannt und korrigiert werden. E-invoicing schafft diese Marge ab. Die Steuerbehörden erhalten in Echtzeit einen Überblick über Ihre Transaktionen, Steuerfindungen und Berechnungen. Jeder Fehler ist sofort sichtbar. Dazu kommen länderspezifische Datenanforderungen, maschinenlesbare Dateiformate, Regeln für digitale Signaturen, Archivierungsstandards und Sprachbarrieren. Für Unternehmen, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind, ist eine manuelle Verwaltung all dieser Voraussetzungen unrealistisch.

Argumente für die Automatisierung

Die meisten ERP-Systeme können elektronische Rechnungen nicht direkt in dem erforderlichen Format an die örtlichen Steuerbehörden senden. Maßgeschneiderte oder punktuelle Lösungen werden teuer und sind schwer aufrechtzuerhalten, wenn sich die Vorschriften ändern – und das tun sie häufig. Eine speziell entwickelte Lösung wie Vertex e-Invoicing vereint die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften und die elektronische Rechnungsstellung auf einer einzigen Plattform mit einer standardisierten API, vorgefertigten ERP-Anbindungen und einem zentralen Dashboard zur Nachverfolgung von Rechnungen über alle Rechtsräume hinweg. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören globale Abdeckung, automatisierte Formatkonvertierung, Validierung in Echtzeit, proaktive Regelüberwachung und auditfähige Dokumentation.

Entwicklung Ihrer Implementierungsstrategie

Laut einer aktuellen Umfrage von KPMG und Vertex gab weniger als jeder fünfte Befragte an, dass sein Unternehmen vollständig auf die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet sei. Diese Lücke ist beträchtlich. Die Kosten, die bei Nichteinhaltung entstehen – darunter Strafen, Betriebsunterbrechungen und Reputationsschäden – machen diese Initiative zu einer Maßnahme von höchster Priorität. Eine solide Strategie beginnt mit der Zuordnung Ihrer aktuellen und zukünftigen Compliance-Risiken in allen Gerichtsbarkeiten, in denen Sie tätig sind. Von dort aus binden Sie Stakeholder aus den Bereichen Steuern, Finanzen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Beschaffung, IT und Recht ein. Führen Sie eine Datenqualitätsbewertung durch, die Steuercodes, Masterdaten von Kunden und Lieferanten und Produktklassifikationen abdeckt. Wählen Sie dann eine Automatisierungslösung aus, die mit den aufkommenden Anforderungen skaliert.

Dieses Whitepaper wurde in Zusammenarbeit mit KPMG entwickelt und bietet Ihnen einen praxisbezogenen Rahmen, um zu beurteilen, wo Sie stehen, was Sie benötigen und wie Sie mit der globalen Compliance für e-invoicing vorankommen können.