Das Compliance-Risiko ist fester Bestandteil von Steuersystemen, und Echtzeit-Kontrollen decken es auf

Bislang war die Steuerabteilung für Steuererklärungen, Steuerprüfungen, Kontenabstimmungen und behördliche Meldungen zuständig. Kontinuierliche Transaktionskontrollen (Continuous Transaction Controls, CTCs) kehren dieses Modell um.

Die steuerliche Compliance ist heute fester Bestandteil jeder Transaktion. Die Behörden prüfen, genehmigen oder empfangen Rechnungsdaten in Echtzeit und entscheiden zunehmend darüber, ob eine Transaktion durchgeführt werden kann.

Fehler, die früher erst am Monatsende zutage traten, treten nun bereits am Point of Sale auf. Eine ungültige Steuerermittlung kann die Annahme einer Rechnung verhindern, während fehlerhafte Stammdaten zu Ablehnungen führen und nicht aufeinander abgestimmte Integrationen die Rechnungsstellung stören. Die Auswirkungen machen sich schnell im Inkasso, im Cashflow, im Kundenerlebnis und letztendlich bei der Umsatzrealisierung bemerkbar – oft innerhalb von Minuten statt Quartalen.

Es geht nicht nur um die Compliance, sondern um eine mangelnde Abstimmung zwischen Steuerwesen und IT. Unternehmen können die Vorschriften für das e-Invoicing erst dann effektiv einhalten, wenn sie die Lücke zwischen den tatsächlichen Risiken und der Auslegung ihrer Systeme schließen.

Die Daten enthüllen ein strukturelles Problem

Eine aktuelle Vertex-Studie –How IT, Tax, and Finance Misalignment is Putting Revenue at Risk – befragte 1.050 leitende Entscheidungsträger im Bereich IT, Finanzen und Steuern. Die Daten offenbaren eine Governance-Lücke.

Wann Entscheidungen zur Steuertechnologiestrategie getroffen werden:

• Die IT wird in 52 % der Fälle konsultiert.
• Die Finanzabteilung wird in 49 % der Fälle konsultiert.
• Die Steuerabteilung wird nur in 37 % der Fälle konsultiert.

Diese Zahlen verdeutlichen eine strukturelle Umkehrung: Die Funktion, die den größten Einfluss auf die Compliance-Ergebnisse hat, ist in den Entscheidungen, die diese Ergebnisse prägen, am wenigsten vertreten.

Architekturentscheidungen, Integrationskonzepte, Stammdatenstrukturen und Transaktionsabläufe werden in der Regel festgelegt, bevor steuerliche Anforderungen ins Spiel kommen. Bis die Steuerabteilung mit am Tisch sitzt, ist die Entscheidung oft bereits gefallen. Die Steuerabteilung bleibt zwar für das Ergebnis verantwortlich, hat aber keinen nennenswerten Einfluss auf die Gestaltung.

Die Folgen sind nicht mehr nur theoretischer Natur

In einem Echtzeit-Compliance-Umfeld deuten Lücken in der Zusammenarbeit nicht nur auf organisatorische Ineffizienzen hin, sondern bergen auch strukturelle Risiken. Unsere Untersuchung ergab Folgendes:

• 41 % der Steuerteams berichten von einem erhöhten Compliance-Risiko aufgrund mangelnder funktionsübergreifender Zusammenarbeit.
• 42 % berichten von direkten Herausforderungen mit e-Invoicing und kontinuierlichen Compliance-Anforderungen.
• 42 % geben an, dass dadurch die geschäftliche Agilität verringert wurde.

Die Ergebnisse verdeutlichen eine einzige grundlegende Tatsache: Von den Steuerteams wird erwartet, dass sie die Compliance in Echtzeit gewährleisten – und zwar mithilfe von Systemen, die nicht für die Echtzeit-Compliance konzipiert wurden. Eine Architektur, die für die Batch-Verarbeitung entwickelt wurde, kann kein steuerliches Reporting in Echtzeit unterstützen, da heute die Genauigkeit und Entscheidungsfindung zum Zeitpunkt der Transaktion erforderlich sind.

Und eine weitere Erkenntnis verdient besondere Beachtung: Nur 37 % der Unternehmen geben an, großes Vertrauen in ihre steuerrelevanten Stammdaten zu haben.

Diese Zahl sollte jeden CFO aufhorchen lassen. Keine Plattform für Continous Transaction Control – CTC, keine ERP-Implementierung und keine Automatisierungsinitiative kann zuverlässig korrekte Compliance-Ergebnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht integer sind. Eine solide Steuerdaten-Governance ist unerlässlich.

Umsatz in Gefahr

Steuertechnische Ausfälle waren einst Compliance-Ereignisse. Im Rahmen von Continous Transaction Control – CTC handelt es sich dabei um umsatzrelevante Vorgänge. Eine abgelehnte Rechnung verzögert den Zahlungseingang, beeinträchtigt das Betriebskapital, erhöht den manuellen Aufwand und verursacht Kosten für den Kundenservice. 
Dies ist der Kontext, den der CFO, der COO und der CIO erkennen müssen. Die Kosten einer Diskrepanz zwischen Steuerwesen und IT liegen selten im Steuerfehler selbst. Die Kosten entstehen durch die daraus resultierende Betriebsstörung. Und in einer Echtzeitumgebung tritt diese Störung schneller ein und betrifft mehr Funktionsbereiche, als die meisten Unternehmen erwarten.

In Gesprächen mit Steuerverantwortlichen multinationaler Unternehmen, Beratern der „Big Four“, Aufsichtsbehörden und anderen Experten höre ich selten Bedenken hinsichtlich einer einzelnen Vorschrift. Was ich hingegen höre, sind Bedenken hinsichtlich der kumulativen Komplexität.

Bis 2027 wird eine Mehrheit der B2B-Transaktionen in der Europäischen Union der digitalen Echtzeit-Meldung unterliegen. Die PDP-Reform in Frankreich, die in Belgien für 2026 vorgesehene Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die Inbetriebnahme in der Slowakei im Jahr 2027, die schrittweise Einführung in Deutschland, das KSeF-Programm in Polen sowie die umfassendere Richtlinie „VAT in the Digital Age“ (ViDA) werden sich in den nächsten vierundzwanzig Monaten gegenseitig verstärken. Lateinamerika ist bereits weiter fortgeschritten und auch der asiatisch-pazifische Raum legt an Tempo zu.

Jede einzelne Vorgabe ist für sich genommen überschaubar. Für globale Unternehmen stellt sich jedoch die Frage, was geschieht, wenn sechs, acht oder zwölf davon gleichzeitig innerhalb derselben Unternehmensarchitektur umgesetzt werden müssen, wobei für jede einzelne unterschiedliche Regeln, Protokolle und Fehlerverhaltensweisen gelten.

Die neue Rolle der Steuerabteilung

Steuern prägen heute die Gestaltung, Durchführung und Validierung von Transaktionen. Technologische Entscheidungen, die den Transaktionsablauf, die Datenintegrität und die Systemintegration bestimmen, erfordern stets die Einbeziehung der Steuerabteilung, da sie direkten Einfluss auf die Compliance, die Kontinuität der Transaktionen und die Realisierbarkeit von Einnahmen haben.

Um die Kluft zwischen Steuerteams und Steuertechnologie zu überbrücken, muss diese Funktion bereits in der Entwurfsphase in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Die Bereiche Steuern, IT und Finanzen müssen gemeinsam die Verantwortung für die Compliance in Bezug auf Architektur, Daten und Arbeitsabläufe übernehmen. Dabei müssen klare Zuständigkeiten für die Verwaltung von Steuerdaten und die Genauigkeit auf Transaktionsebene festgelegt werden.

Die Erkenntnis, dass sich die Rolle des Steuerwesens wandelt und dass eine engere funktionsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist, ermöglicht es Unternehmen, das e-Invoicing global zu skalieren und Risiken zu reduzieren. Diejenigen, denen dieser Wandel nicht gelingt, werden feststellen, dass ihre größte Herausforderung bei der Compliance nie in der Komplexität der Vorschriften lag, sondern in der Organisationsstruktur.

Drei Fragen, die in diesem Quartal gestellt werden sollten

Wenn Sie in einem globalen Unternehmen die Bereiche Steuern, Finanzen oder IT leiten, können Sie anhand der folgenden drei Fragen feststellen, ob Ihr Betriebsmodell den Wandel im Bereich CTC bereits berücksichtigt hat:

1. Spielten steuerliche Aspekte bei Ihren letzten drei wichtigen Technologieentscheidungen bereits in der Planungsphase oder erst bei der Übergabe eine Rolle?
2. Können Sie in einem Satz beschreiben, wer für die Integrität Ihrer steuerrelevanten Stammdaten verantwortlich ist?
3. Wenn eine Steuerbehörde eine Rechnung innerhalb der nächsten Stunde ablehnen würde, wie lange würde es dauern, bis Ihre Finanzleitung davon erfahren würde?

Unternehmen, die diese Fragen beantworten können, richten sich auf die Zukunft des Steuerwesens aus. Die übrigen orientieren sich nach wie vor an dem, was das Steuerwesen früher einmal war.