Zweckbestimmt: Globales E-Invoicing für Microsoft Dynamics 365

Die weltweiten Vorgaben für e-Invoicing beschleunigen sich. Führungskräfte aus Steuern, Finanzen und IT stehen unter Druck, schneller zu arbeiten ohne dabei das Risiko zu erhöhen. Wenn ERP-Plattformen „integrierte“ Optionen anbieten, liegt es in der Natur des Menschen, sich für das zu entscheiden, was am einfachsten erscheint. In einem regulatorischen Umfeld, das durch Echtzeit-Freigabe und länderspezifische Vorschriften geprägt ist, von denen viele noch im Fluss sind, entspricht eine integrierte Lösung selten dem Bedarf.

In diesem Blog werden fünf wesentliche Überlegungen für den Aufbau einer skalierbaren, globalen e-Invoicing-Strategie erkundet und wie Vertex e-Invoicing für Microsoft Dynamics 365 konzipiert ist, um diese Herausforderung mit einer optimierten, kosteneffizienten Lösung zu überwinden.

Die Dynamik der Vorgabe – und die Kosten des Scheiterns

E-Invoicing ist von einer digitalen Initiative zu einer regulatorischen operativen Anforderung geworden. Das Tempo des Wandels beschleunigt sich, da immer mehr Länder diesem Beispiel folgen und die Folgen eines Scheiterns sind unmittelbar:

• Vorgaben nehmen rapide zu: Eine Billentis-Studie aus 2024 schätzt, dass weltweit jährlich etwa 560 Milliarden Rechnungen ausgestellt werden, von denen ca. 125 Milliarden bereits elektronisch sind, was eine strukturelle Verschiebung in die Richtung einer Rechnungsstellung von System an System signalisiert.
• Nicht-Konformität blockiert Transaktionen: In den Systemen für Freigabe und Echtzeit-Reporting können Rechnungen während der Bearbeitung abgelehnt werden, was das Senden, die Cash-Anwendung und den Periodenabschluss beeinträchtigt.
• Fehler erhöhen Kosten und Risiken: Ungültige oder unvollständige Daten führen zu Nacharbeiten und erhöhen die Arbeitskosten in Steuern, Finanzen, Kundenservice und IT. Dies verlangsamt die Auftragsabwicklung und mindert die Audit-Vertretbarkeit, was zu Zinsen und Strafen führen kann.  

Die Herausforderung besteht nicht mehr darin, Rechnungen elektronisch zu versenden. Vielmehr geht es darum, länderspezifische Anforderungen hinsichtlich der Freigabe, des Formats, der Berichterstattung und der Prüfung zu erfüllen, ohne dass jede Änderung der Vorgaben zu einer umfassenden Neugestaltung des ERP-Systems führt.  

Die Herausforderung: Fragmentierte globale Anforderungen

Regierungen standardisieren Echtzeit-Durchsetzungsmodelle mit eindeutigen Schemata, Signaturen und Übertragungsprotokollen. Compliance findet nun auf Transaktionsebene statt und wirkt sich direkt auf die Umsatzerfassung, das Kundenerlebnis und den Finanzabschluss aus.

Vertex e-Invoicing, das in Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain (FSC) integriert ist, wurde speziell entwickelt, um diese Komplexität extern zu verwalten, wodurch die operative Reibung reduziert und gleichzeitig die Kontrolle und Einheitlichkeit gestärkt werden.  

Native Integration, zweckbestimmt für Dynamics 365

Vertex integriert sich nativ in Dynamics 365 mithilfe eines dafür entwickelten Konnektors, der die kundenspezifische Entwicklung und laufende Wartung minimiert. Das Design schützt die ERP-Stabilität und ermöglicht gleichzeitig globale Compliance in großem Umfang.

So funktioniert es:

• Rechnungen werden in Dynamics 365 mit Standard-Finanzprozessen gebucht
• Daten fließen automatisch zu Vertex für die Compliance-Verarbeitung
• Rechnungen werden validiert, umgewandelt, unterzeichnet (sofern erforderlich) und an die zuständige Steuerbehörde oder Freigabeplattform übermittelt.
• Statusaktualisierungen in Echtzeit werden an Dynamics 365 zurückgesendet und Steuer- und Finanzteams arbeiten weiterhin mit der vertrauten Oberfläche.

Vertex verwaltet Validierung, Einreichung, eingehende Antworten und revisionssichere Aufbewahrung, angepasst an lokale Regeln. Da sich Formate und Protokolle häufig ändern, aktualisiert Vertex die Compliance-Schicht kontinuierlich, schützt Dynamics 365 vor regulatorischen Änderungen und vermeidet wiederholte ERP-Anpassungen.

Das Ergebnis: Dynamics 365 bleibt das Aufzeichnungssystem. Vertex wird das System für Compliance.  

Leistung, Zuverlässigkeit und Sicherheit, entwickelt für regulatorische Workloads

Vertex verwaltet Verfügbarkeit, Skalierung und Sicherheit und unterstützt die Echtzeit-Einreichung, Antwortbearbeitung und durchgängige Rückverfolgbarkeit in allen Gerichtsbarkeiten. 

Für die IT-Abteilung bedeutet dies Ausfallsicherheit auf Unternehmensniveau ohne zusätzliche Cloud-, Integrationsausbreitungs- und operative Kosten. Für Steuern und Finanzen schützt es die Geschäftskontinuität in der Kreditoren-und Debitorenbuchhaltung und Order-to-Cash, auch während Spitzenzeiten wie dem Abschluss.  

Mehr als e-Invoicing: Unternehmensweite Compliance indirekter Steuern

Über Freigabe und Reporting hinaus unterstützt Vertex die durchgängige Compliance indirekter Steuern für Dynamics 365, einschließlich der Steuerfindung in Tausenden von Gerichtsbarkeiten, der Validierung der Umsatzsteuer-ID, der Bearbeitung von Steuerbefreiungen, des regelmäßigen und Echtzeit-Reportings und und der revisionssicheren Dokumentenverwaltung.

Für viele Unternehmen fungiert Vertex als Steuer- und Compliance-Software, die Dynamics 365 ergänzt und die regulatorische Komplexität bearbeitet, während gleichzeitig die ERP-Governance und -Kontrolle erhalten bleiben.  

Was das für Steuern, Finanzen und IT bedeutet

• Steuern und Finanzen: Stärkere Kontrolle, konforme Ergebnisse und nachvollziehbare Audit-Pfade
• IT: Weniger kundespezifische Integrationen, klarere Verantwortlichkeiten und skalierbare Architektur
• Risiko und Audit: Rückverfolgbarkeit auf Transaktionsebene – was wurde wann gesendet und was wurde zurückgegeben?  

Entwickelt für die Skalierung in globalen ERP-Umgebungen

Compliance ist herausfordernd genug, wenn man mehrere Systeme betreibt. Vertex vereinfacht e-Invoicing durch die Unterstützung aller wichtigen ERP-Plattformen und die Bereitstellung einer Compliance-Schicht im gesamten Unternehmen – unabhängig davon, ob Dynamics 365 Ihr Kern-ERP-System oder Teil einer hybriden Umgebung ist.

Neue Länder schneller anbinden. Die Regeln bleiben automatisch aktuell. Kern-ERP-Prozesse bleiben intakt.

Von reaktiver Compliance zur proaktiven Automatisierung

Mit den in Dynamics 365 eingebundenen Lösungen von Vertex für Steuern und Compliance können Unternehmen von einmaligen Compliance-Projekten zu einem dauerhaften Betriebsmodell übergehen:

• Echtzeit-Sichtbarkeit von Status und Auswirkungen auf den Cashflow
• Automatisierte Arbeitsabläufe, die den manuellen Aufwand reduzieren
• Globale Aufsicht mit lokaler Compliance-Anpassung

In einer Welt des kontinuierlichen, vorgeschriebenen Wandels schaffen führende Unternehmen innerhalb ihrer Betriebsplattform eine Compliance-Grundlage, anstatt auf endlose Projekte zu reagieren. Vertex und Microsoft Dynamics 365 bieten diese Grundlage.

Erkunden Sie Vertex e-Invoicing für Microsoft Dynamics 365.