Umsatzsteuer-Compliance: Technologie zur Bewältigung der Steuerberichterstattung-Herausforderungen nutzen

Die Umsatzsteuer-Compliance wird schwieriger. Die Steuerbehörden in Europa schließen Einnahmelücken, indem sie voraussetzen, das Unternehmen Transaktionsdaten in Echtzeit über digitale Plattformen melden. Für Unternehmen, die im Vereinigten Königreich, in Irland und den nordischen Ländern tätig sind, vollzieht sich dieser Wandel bereits. Es gibt kaum noch Spielraum für Fehler.

Was steht hinter diesem Druck?

Die Umsatzsteuerlücke im Vereinigten Königreich erreichte im Haushaltsjahr 2019-2020 12,3 Mrd. £. Als Reaktion darauf führte HMRC Making Tax Digital (MTD) für die Umsatzsteuer ein, das Unternehmen dazu verpflichtete, Voranmeldungen digital einzureichen und lückenlose digitale Verbindungen in ihrer gesamten Datenkette aufrechtzuerhalten. Norwegen, Finnland und Schweden haben ihre eigenen Standards eingeführt: SAF-T, ISO 20022 und obligatorisches e-Invoicing für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden, jeweils mit unterschiedlichen Formaten und Zeitvorgaben.

Für Unternehmen, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind, ist es eine große Herausforderung, mit diesem Flickwerk von Anforderungen Schritt zu halten. Ein Berater des Verbandes schwedischer Unternehmen formulierte es so: Verschiedene Länder, die unterschiedliche Lösungen verwenden, verursachen hohe IT-Investitionen und hohe Compliance-Kosten.

Korrektheit ist nun in den Prozess integriert und wird nicht mehr im Nachhinein geprüft.

Bei älteren Berichtsmodellen konnten Finanzteams Fehler während des Entwurfsprozesses der Steuererklärung vor der Einreichung erkennen. Echtzeit-Reporting beseitigt diesen Puffer. Wie Peter Boerhof, Direktor und CTO bei Vertex, erklärt, sind Korrekturen auch dann sichtbar, wenn Daten umgehend an die Steuerbehörden übermittelt werden. Es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, ist nicht länger die beste Vorgehensweise. Es ist eine Voraussetzung.

Das bedeutet, Unternehmen müssen nochmals überdenken, woher ihre Umsatzsteuerdaten stammen, welche Systeme sie verarbeiten und wie sie durch das Unternehmen fließen. Für Unternehmen, die mehrere Dienstleister nutzen oder grenzüberschreitend tätig sind, stellt die Sicherstellung der Compliance jedes Glieds in der Datenkette eine zusätzliche Komplexität dar.

Darum ist ERP die Grundlage

Trotz all der neuen verfügbaren Tools und Plattformen bleibt das ERP-System das Rückgrat der Umsatzsteuer-Compliance. Steuerbehörden behandeln es während Audits als die zentrale Informationsquelle. Insofern sind korrekte ERP-Daten und die passende, damit verbundene Tax Engine unerlässlich für Unternehmen, die Risiken reduzieren und ihre Effizienz verbessern wollen.

Cloudbasierte ERP-Lösungen helfen Unternehmen dabei, dies besser zu steuern. Sie reduzieren die Aktualisierungskosten für die Software, wenn sich die Vorschriften ändern, verbessern die Datensicherheit und unterstützen den durchgängigen digitalen Prozess, der im modernen Umsatzsteuer-Reporting vorausgesetzt wird.

Technologie, die mit Ihren Compliance-Anforderungen skaliert

Speziell entwickelte Steuertechnologie unterstützt Unternehmen jeder Größe bei der Handhabung der Komplexität grenzüberschreitender Umsatzsteuer-Compliance. Die automatisierte Rechnungsbearbeitung, maschinelle Lerntools zum Lesen und Weiterleiten von Dokumenten sowie Lösungen für die direkte Anbindung an die Portale der Steuerbehörden vereinfachen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, auch wenn sich die Regeln ständig ändern.

Für Unternehmen, die sich noch in der Umstellung auf die digitale Umsatzsteuererklärung befinden, bietet dieser Forschungsbericht von Financial Director, der in Zusammenarbeit mit Vertex erstellt wurde, Einblicke aus der Praxis von Finanzverantwortlichen aus Unternehmen wie der Volvo Group, der Mercedes-Benz Retail Group und Hines. Ihre Erfahrungen zeigen sowohl die bevorstehenden Herausforderungen als auch die praktischen Schritte, die Compliance ermöglichen.