Ordem, progresso e complexidade dos impostos indiretos no Brasil

As empresas globais que buscam entrar na maior economia da América do Sul devem examinar de perto a matemática única do Brasil em relação aos cálculos de impostos indiretos. Eis uma boa equação para começar: requisitos abrangentes de nota fiscal eletrônica (IVA, contabilidade geral e declarações de imposto de renda) + obrigações detalhadas de compartilhamento de dados + 27 estados com 27 autoridades fiscais + 5.000 municípios com seus próprios modelos de nota fiscal eletrônica + riscos de fraude + alto volume de alterações diárias = um mercado complexo para se manter em conformidade.

Os departamentos fiscais e as equipes de impostos indiretos das empresas multinacionais que estabelecem operações no Brasil, claramente têm muito trabalho em suas mãos. Sendo assim, devem fazer parceria com especialistas que possuam profundo conhecimento do sistema tributário brasileiro e seus inúmeros requisitos, para que compreendam:

• Como o sistema de Nota Fiscal Eletrônica funciona; 
• Como validar notas fiscais emitidas em nome da sua empresa, tanto no âmbito estadual quanto municipal; e
• Como as notas fiscais eletrônicas são processadas e armazenadas conforme as exigências das autoridades fiscais como parte do sistema público de contabilidade digital do país, conhecido como Sped, sigla de Sistema Público de Escrituração Digital. 

O cumprimento desses requisitos significa que as empresas devem gerenciar, autenticar e armazenar todos os arquivos de notas fiscais eletrônicas de contas a pagar. Quando as notas fiscais são recebidas diretamente do fornecedor, elas devem estar em formato eletrônico. Às vezes, os fornecedores enviam notas fiscais em papel; quando isso ocorre, as notas fiscais devem ser convertidas por meio de ferramentas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para que as informações possam ser salvas e armazenadas no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) do comprador. Os compradores têm a obrigação de revisar as notas fiscais das mercadorias e certificar a exatidão dessas notas fiscais perante as autoridades fiscais competentes dentro de um prazo que varia de 72 horas a 90 dias. Esse tempo de resposta, juntamente com outras regras de emissão de nota fiscal eletrônica, pode variar significativamente entre os 27 estados do país e algumas cidades com seus próprios requisitos de emissão de NFe (como São Paulo).

Esses requisitos representam um grande desafio para os compradores, que precisam localizar e baixar todas as notas fiscais das plataformas de registro de notas fiscais de 27 estados diferentes (e, novamente, de algumas cidades que têm seus próprios formatos). Essas informações devem ser comparadas às notas fiscais recebidas diretamente dos fornecedores por e-mail. Em seguida, as notas fiscais validadas devem ser arquivadas para o processamento mensal de declaração eletrônica. Por lei, todas as notas fiscais devem ser armazenadas por um período superior a cinco anos para fins de auditoria.

Para deixar claro, esse foi um resumo simplificado e de alto nível dos desafios de emissão de nota fiscal eletrônica no Brasil. Os pontos principais para se ter em mente são que essa equação complexa está sujeita a erros e que as parcerias certas — além da automação tributária — reduzirão a complexidade e, consequentemente, o risco de erros.