Warum Steuer- und IT-Abteilung bei der Migration zu SAP S/4 HANA zusammenarbeiten sollten

Wenn die IT eine SAP‑S/4HANA‑Migration vorantreibt, bekommt die Steuerabteilung selten früh genug einen Platz am Tisch. Das führt zu Problemen. Native ERP‑Systeme handhaben die Umsatzsteuerermittlung mit einem begrenzten Satz an Regeln sowie länderspezifischen Anpassungen, die sich im Laufe der Zeit anhäufen. Beim Umstieg auf S/4HANA lassen sich diese Einstellungen jedoch nicht einfach kopieren. Sie müssen neu aufgebaut werden. Wenn die Steuerabteilung nicht von Anfang an eingebunden ist, vervielfachen sich die Risiken schnell.

Warum dieser Moment für beide Teams wichtig ist

Eine S/4HANA‑Migration ist kein reines IT‑Projekt. Für die Steuerabteilung ist sie eine der besten Gelegenheiten, die Umsatzsteuerprozesse zu modernisieren. Gleichzeitig stehen IT‑Teams unter erheblichem Druck: knappe Budgets, feste Zeitpläne und das Ziel, Störungen gering zu halten. Diese Ziele stehen jedoch nicht im Widerspruch – sie sind sogar ausgerichtet, sobald beide Seiten verstehen, was eine externe Steuerlösung leisten kann.

Die wahren Kosten des Nichtstuns

Ohne eine dedizierte Tax Engine baut die IT maßgeschneiderte Umsatzsteuerlösungen von Grund auf. Diese Lösungen sind ungetestet, bergen ein hohes Risiko für Nacharbeit und können sogar das gesamte Projekt gefährden. Gleichzeitig kämpfen Steuerabteilungen mit Codierungsfehlern, verpassten Vorsteuerabzügen, manuellen Prozessen und zunehmendem Druck durch Steuerbehörden, die Transaktionsdaten immer häufiger nahezu in Echtzeit abrufen. Der Status quo ist keine sichere Option.

Wie eine Tax Engine die Gleichung verändert

Vertex Indirect Tax O Series kann mehr als 100 Datenpunkte pro Transaktion auswerten – weit mehr, als ein Standard‑ERP berücksichtigt. Diese Genauigkeit reduziert Fehler in Kreditoren- und Debitorenprozessen, unterstützt die Zentralisierung der Umsatzsteuerfunktionen und nimmt Ihrem IT‑Team die Last ab, gesetzliche Änderungen nachzuverfolgen. Wenn sich Steuergesetze ändern, übernimmt Vertex die Recherche, Updates und Implementierung – sodass sich Ihre IT‑Ressourcen auf die Kernlieferung des ERP konzentrieren können.

Einen gemeinsamen Business Case entwickeln

Der Schlüssel liegt im Timing. Eine Tax Engine früh in eine ERP‑Migration einzubinden (bevor Budgets finalisiert sind), ist deutlich einfacher als sie nachträglich zu integrieren. Steuer- und IT‑Teams müssen den Business Case gemeinsam erstellen und aufzeigen, wie eine Lösung wie Vertex den Customizing‑Aufwand der IT reduziert und gleichzeitig der Steuerabteilung die Kontrolle und Compliance‑Sicherheit gibt, die sie benötigt. Ein gemeinsames Problem, als gemeinsame Lösung angegangen, führt zu einem besseren Ergebnis für das gesamte Unternehmen.

Für multinationale Unternehmen, die globale Umsatzsteuer-Compliance bewältigen müssen, ist eine SAP‑S/4HANA‑Migration zu wichtig – und zu selten –, um die Steuerabteilung nicht frühzeitig einzubinden.