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Os 3 desafios da conformidade eletrônica com o IVA

Tax Solutions for Europe by Vertex

O aumento dos déficits orçamentários devido à crise da covid-19 tende a impulsionar uma adoção mais ampla das regras de conformidade eletrônica de IVA em toda a União Europeia (UE). Embora o processo de autorização das faturas, relatórios em tempo real (ou quase em tempo real) e outros requisitos de conformidade eletrônica da administração fiscal sejam uma ótima maneira de reduzir a lacuna do IVA e aumentar a eficiência da conformidade, as regras representam desafios consideráveis para os departamentos fiscais.

Sabemos que atender aos novos requisitos de conformidade eletrônica exige que as empresas invistam tempo e recursos consideráveis em melhorias de processos e ajustes de sistemas. Com base no que aprendemos com as respostas recentes às novas regras de conformidade eletrônica, é seguro dizer que as organizações precisarão de 6 a 12 meses para implementar e testar adequadamente sua nova solução de conformidade eletrônica. Diversos aspectos das implantações de conformidade eletrônica existentes nos países têm se mostrado desafiadores para as empresas, incluindo a falta de uma abordagem padronizada, problemas de cronograma e barreiras linguísticas. 

Três desafios merecem destaque especial:  

  1. Prazos apertados: o anúncio inicial de um país sobre sua intenção de introduzir a conformidade eletrônica obviamente precede a data em que os novos requisitos entram em vigor, no entanto, o período de adequação pode ser curto. Somente após a finalização e divulgação das novas regras é que as empresas poderão iniciar as avaliações de impacto, implementações e processos de teste, trabalho que exige vários meses para ser concluído. Os fornecedores de ERP e outros provedores de software também devem aguardar a finalização de uma nova regra de conformidade eletrônica antes de ajustar as ofertas existentes e desenvolver novas soluções. 
  2. Alterações nos sistemas de informação: todas as regras de conformidade eletrônica levantam uma questão crucial — O que é preciso fazer para fornecer às autoridades os dados obrigatórios exigidos no formato correto? Para abordar essa questão, é preciso realizar uma avaliação aprofundada sobre quais dados são necessários e como eles podem ser coletados a partir dos sistemas existentes. Isso requer muitos testes e reconciliações para garantir que os dados sejam consistentes, corretos e completos. O próximo passo é avaliar se a empresa dispõe de sistemas adequados para transmitir esses dados no formato correto e com segurança para a administração tributária.
  3. Atualizações de processos: como fazem parte dos relatórios financeiros regulatórios, os requisitos de conformidade eletrônica também afetam os processos e as responsabilidades da gestão financeira e do IVA. Essas atividades adicionais de geração de relatórios e reconciliação precisam ser atribuídas e integradas aos fluxos de trabalho existentes. Além disso, se fornecedores externos executarem qualquer parte dessas atividades de gestão do IVA, os contratos de nível de serviço com esses terceiros precisarão ser atualizados. 

Outros desafios, incluindo requisitos regulatórios relacionados aos dados do IVA, também precisam ser abordados, falo sobre isso com mais detalhes neste artigo. 

Disclaimer

Please remember that the Vertex blog provides information for educational purposes, not specific tax or legal advice. Always consult a qualified tax or legal advisor before taking any action based on this information. The views and opinions expressed in the Vertex blog are those of the authors and do not necessarily reflect the official policy, position, or opinion of Vertex Inc.

Autor do Blog

Peter Boerhof, VAT Director at Vertex Inc. Vertex's Chief Tax Office (CTO) provides insight regarding the impact of tax regulations, policy, enforcement, and emerging technology trends on global tax department operations.

Peter Boerhof

Senior Director, VAT

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Peter Boerhof is the Senior VAT Director for Vertex. In his role, he provides insight and thought leadership regarding the impact of tax regulations, policy, enforcement, and emerging technology trends in global tax. Peter has extensive experience in international transactions, business restructuring, tax process optimization, and tax automation. Prior to joining Vertex, Peter was responsible for leading the indirect tax function at AkzoNobel, where he designed and implemented a tax control framework, optimized VAT, and managed the transition to a centralized tax operating model for global tax processes.

He was also responsible for indirect tax planning and compliance for merger and acquisition, supply chain, and ERP projects, as well as the implementation of tax automation initiatives like tax engines and robotics. Boerhof also worked at KPN Royal Dutch Telecom managing VAT, as well as Big Four accounting firms Deloitte and Ernst & Young (EY) advising on VAT compliance and optimization processes. Boerhof holds an MBA from the Rotterdam School of Management and a master’s in tax law from the University of Groningen.

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