Die Zukunft der E-Rechnung: Trends und Entwicklungen

E-Invoicing wird weltweit zum Standard

Der Markt für elektronische Rechnungsstellung wächst rasant. Bis 2028 wird ein globaler Marktwert von rund 23,7 Milliarden US-Dollar erwartet – gegenüber 8,9 Milliarden US-Dollar heute. Regierungen weltweit treiben diesen Wandel aktiv voran, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen, die Umsatzsteuerlücke zu schließen und Echtzeit-Zugang zu steuerrelevanten Daten zu erhalten. In der EU ist die Initiative ""VAT in the Digital Age"" (ViDA) eine zentrale treibende Kraft. Sie zielt auf verbindliches B2B-E-Invoicing und digitale Reporting-Anforderungen ab und wird die Art und Weise, wie Unternehmen in Europa arbeiten, erheblich verändern.

Was ist E-Invoicing – und was nicht?

Ein wichtiger Unterschied: Digitale Rechnungen im PDF-Format sind keine elektronischen Rechnungen. Echtes E-Invoicing bedeutet, dass strukturierte Rechnungsdaten automatisch und ohne manuelle Eingriffe zwischen den Finanzsystemen von Käufer und Verkäufer übertragen werden. Das Ziel ist Genauigkeit und Geschwindigkeit – nicht die visuelle Darstellung eines Dokuments.

Warum Unternehmen von E-Invoicing profitieren

Die Vorteile gehen weit über die bloße Compliance hinaus. Laut Billentis Report führt automatisiertes E-Invoicing im Vergleich zur Papierrechnung zu Kosteneinsparungen von 60–80 %. Kürzere Verarbeitungszeiten verbessern den Cashflow auf Verkäuferseite und reduzieren Mahngebühren auf Käuferseite. Hinzu kommen weniger Fehler, höhere Datenverfügbarkeit, stärkere Geschäftsbeziehungen und verbesserte Datensicherheit. Für Unternehmen mit ESG-Zielen bietet die Digitalisierung von Rechnungen zudem einen klaren Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks.

So gelingt die Umsetzung

Eine erfolgreiche E-Invoicing-Strategie beginnt mit klar definierten Rahmenbedingungen. Welche Märkte und Länder sind betroffen? Welche Systeme müssen eingebunden werden? Wie sehen die Archivierungspflichten aus? Und wie geht Ihr Unternehmen mit Lieferanten um, die noch Papierrechnungen verwenden? Wichtig ist auch eine frühzeitige Abstimmung mit allen relevanten Abteilungen – von der Steuer- und Finanzabteilung bis hin zu Einkauf und Recht.

Den richtigen Anbieter wählen

Die Nachfrage nach E-Invoicing wird sich in den kommenden Jahren voraussichtlich vervielfachen. Ein Anbieter sollte Sie dort abholen, wo Sie heute stehen, und mit Ihrem Unternehmen wachsen. Vertex e-Invoicing bietet eine einzige skalierbare Lösung für mehrere Länder – von der Erstellung und dem Austausch gesetzeskonformer elektronischer Rechnungen bis hin zum Echtzeit-Reporting. Gemeinsam mit Vertex VAT Compliance und Vertex Invoice IQ können Sie parallele Rechnungsanforderungen meistern und die Kontrolle über Ihre Compliance behalten.